Основные правила работы ведомственных архивов

Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с соответствующим архивным органом*(4) и утверждаются руководителем организации.

2.1.6. Типовые и  примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

 

Основные требования к составлению номенклатур дел организации

2.1.7. Каждая организация, независимо от наличия типовой  или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

2.1.8. Номенклатура  дел организации оформляется  на общем бланке организации.

2.1.9. Номенклатура  дел организации составляется  на основе изучения состава, содержания  и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

2.1.10. При составлении  номенклатур дел организации  следует руководствоваться основными  положениями ЕГСД, уставом или  положением об организации, положениями  о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками.

 

Заголовки и их составление в номенклатуре дел

2.1.11. В номенклатуре  должны быть предусмотрены заголовки  дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т.д.) и органов и подразделений, действующих на общественных началах (общественных отделов, комитетов, комиссий, советов, товарищеских судов и т.п.)*(5).

2.1.12. В номенклатуру  дел включаются заголовки дел  для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

2.1.13. В номенклатуру  дел включаются дела временно  действующих органов, документы  которых служат правовым основанием  для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

2.1.14. Заголовки  дел по вопросам, не разрешенным  в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

2.1.15. В номенклатуру  дел организации включаются заголовки  не завершенных делопроизводством  дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является  организация.

2.1.16. Не включаются  в номенклатуру дел заголовки  печатных изданий.

2.1.17. Заголовок  дела должен четко и в обобщенной  форме отражать основное содержание  и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

2.1.18. Заголовок  дела состоит из элементов, располагаемых  в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности  документов (протоколы, приказы и  т.д.);

- название организации  или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или  от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание  документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание  документов дела;

- даты (период), к которым  относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

2.1.19. В заголовках  судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих  документы, связанные последовательностью  делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

2.1.20. В заголовках  дел, содержащих документы по  одному вопросу, но не связанных  последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется  термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Пример: "Документы о проведении межотраслевых и отраслевых тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

2.1.21. В заголовках  дел, предназначенных для группировки  документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

Пример: "Протоколы заседания ученого совета института".

2.1.22. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Пример: "Переписка с трестами о механизации строительных работ".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

Пример: "Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам научно-технической пропаганды и обмена опытом работы".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример: "Переписка с Мосэнерго о снабжении электроэнергией".

2.1.23. При обозначении  в заголовках дел административно-территориальных  единиц учитывается следующее:

- если содержание дела  касается нескольких однородных  административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются  их конкретные названия, а указывается  их общее видовое название.

Пример: "Переписка с исполнительными комитетами областных Советов народных депутатов РСФСР о ходе строительства детских больниц";

- если содержание дела  касается одной административно-территориальной  единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке  дела.

Пример: "Переписка с филиалом института (г.Тула) о координации научно-исследовательских работ".

Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край, союзная республика.

2.1.24. В заголовках  дел, содержащих плановую или  отчетную документацию, указывается  период (месяц, квартал, год) на (за) который  составлены планы (отчеты).

Пример: "Квартальные отчеты треста о работе автотранспорта".

2.1.25. Если дело  будет состоять из нескольких  томов или частей, то составляется  общий заголовок дела, а затем  при необходимости составляются  заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

 

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

2.1.26. Номенклатура  дел организации на предстоящий  календарный год составляется  в последнем квартале предшествующего  года службой делопроизводства  по установленной форме (Приложение 1) на основании номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций, разработанных по аналогичной форме (Приложение 2), согласованных ими с ведомственным архивом, одобренных ЭК структурных подразделений (при их наличии) и подписанных руководителями этих подразделений, организаций и органов.

2.1.27. Названиями  разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

2.1.28. Номенклатура  дел организации визируется заведующим  ведомственным архивом, подписывается  руководителем службы делопроизводства  и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации  направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

2.1.29. Номенклатура  дел организации печатается, а  затем тиражируется в необходимом  количестве экземпляров. При этом  ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый

- в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

2.1.30. Согласованная  с архивным учреждением номенклатура  дел в конце каждого года  уточняется, перепечатывается, утверждается  руководителем организации и  вводится в действие с 1 января  следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

2.1.31. После утверждения  номенклатуры дел организации  структурные подразделения и  общественные организации получают  выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

2.1.32. Номенклатура  дел организации, не передающей  документы на государственное  хранение, одобренная ЭК организации, ежегодно утверждается руководителем  организации. Первый экземпляр номенклатуры  дел на каждый год хранится не менее 10 лет.

 

Требования к заполнению формы номенклатуры дел

2.1.33. Индексация  дел. В графе 1 номенклатуры дел  проставляются индексы каждого  дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного  в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12 - 05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

При наличии в организации классификатора вопросов деятельности индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, условного цифрового обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Например: 12 - 25 - 05, где 12 обозначение структурного подразделения, 25 - условное обозначение вопроса по классификатору, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлений деятельности).

2.1.34. Систематизация  заголовков дел в номенклатуре  дел. В графу 2 номенклатуры дел  включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.