Основные правила работы ведомственных архивов

5.1.29. Стеллажи устанавливают  перпендикулярно к стенам, имеющим  оконные проемы и элементы  отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.

5.1.30. Чертежи и  кальки могут храниться в шкафах  с выдвижными ящиками в развернутом  виде или в папках. Микрофильмы  и кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ.4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.

Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы*(16).

Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.

5.1.31. Для перемещения  документов в хранилище и работы  у стеллажей используются библиотечные  тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.

5.1.32. Помещения  архива оборудуются так, чтобы  обеспечить рациональную организацию  рабочих мест сотрудников архива  и создать все необходимые  условия для их производительного  труда. Рабочие комнаты оборудуются  телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.

При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.

5.1.33. При возникновении  чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного  проникновения в архив посторонних  лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.д.).

5.1.34. Для выяснения  причин происшествия, определения  физического состояния документов  и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

5.1.35. Ведомственным  архивом разрабатывается план  мероприятий по эвакуации и  укрытию документов при чрезвычайных  происшествиях, в котором должно  быть предусмотрено:

- порядок и место эвакуации  и укрытия документов;

- перечни и количество  документов, подлежащих эвакуации  и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;

- списки работников, ответственных  за эвакуацию и укрытие;

- меры по охране документов  в местах эвакуации и укрытия.

План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем организации.

С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.

5.1.36. Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также  возникновение ситуаций, которые  могут к ним привести, рассматриваются  как чрезвычайные происшествия  и о них немедленно ставится  в известность руководитель организации.

 

5.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование

 

Размещение документов в хранилище

5.2.1. Размещение  в хранилищах дел ведомственного  архива должно быть рациональным  и проводиться с учетом:

- создания оптимальных  условий хранения для документов  ГАФ СССР;

- ежегодного движения  дел (прием и передача дел);

- оперативного использования  документов.

В необходимых случаях ведомственный архив составляет план (схему) размещения документов в хранилищах.

5.2.2. Все поступающие  в ведомственный архив документы  размещаются в хранилищах на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

5.2.3. Документы постоянного  хранения размещаются отдельно  от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

5.2.4. Документы ликвидированных  организаций хранятся отдельно.

5.2.5. Документы постоянного  хранения хранятся в картонных  коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных  для документов материалов; дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения - в связках*(17).

Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (связки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.

К коробкам приклеиваются ярлыки, а к связкам прикрепляются ярлыки, в которых указываются: название организации и структурного подразделения, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.

Связки формируются толщиной не более 20 см.

5.2.6. Заключенные  в коробки (связки) дела могут  размещаться на стеллажах горизонтально  или вертикально. Порядок размещения  дел устанавливается в зависимости  от условий хранения.

Газеты и другие документы нестандартных размеров, превышающие по высоте 0,41 м, хранят в горизонтальном положении.

Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.

Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах.

 

Топографирование

5.2.7. Все помещения  архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Помещения рекомендуется  нумеровать буквенными индексами (хранилище А), а стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.

Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

5.2.8. В целях закрепления  места хранения и наиболее  быстрого нахождения документов  в архиве составляются топографические  указатели: постеллажные (Приложение 8), а при большом количестве фондов - пофондовые (Приложение 9).

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости ведомственным архивом может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

5.2.9. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

 

5.3. Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование  
и упаковка дел

 

5.3.1. Дела выдаются  из хранилищ:

- для использования (работникам  структурных подразделений; исследователям; организациям во временное пользование);

- для проведения архивных  работ с документами;

- для проведения работ  по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке  документов с целью обеспечения  их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений);

5.3.2. Исходя из  целей работы с документами  дела выдаются из хранилищ:

- для работы в рабочей  комнате (читальном зале) архива;

- во временное пользование  вне архива: структурным подразделениям  данной организации, организациям данного ведомства или организациям другого ведомства, а также судебным и следственным органам.

5.3.3. Выдача дел  для работы с документами в  рабочей комнате (читальном зале) архива производится для работников  другой организации или исследователей  на основании письма соответствующей организации.

5.3.4. Дела выдаются  во временное пользование из  хранилищ на срок, не превышающий:

10 дней - для работников  структурных подразделений организации, в состав которой входит архив;

3 месяца - для работников  других организаций.

По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

5.3.5. Передача дел  для проведения работ по созданию  страхового фонда, копированию и  специальной обработке документов с целью обеспечения сохранности производится ведомственным архивом на основании заказов на проведение этих работ.

5.3.6. Выдача дел  из хранилища оформляется следующими  документами:

- заказами (требованиями) на  выдачу дел в читальный зал  и во временное пользование в структурные подразделения организации (Приложение 10);

- актами о выдаче дел  во временное пользование другим  организациям (Приложение 11);

- заказами на проведение  работ по микрофильмированию, реставрации документов и т.п.

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах:

- выдачи дел в рабочие  помещения организации;

- выдачи дел в читальный  зал;

- выдачи дел во временное  пользование другим организациям.

5.3.7. Исполненные  заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - в специально установленном месте в ведомственном архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

5.3.8. Выдача дел  во временное пользование в  другие организации оформляется  актом (Приложение 11), который составляется в 2-х экземплярах (на общем бланке организации): один остается в архиве, другой - выдается получателю.

Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой - хранится в деле фонда в ведомственном архиве, выдававшем дела.

5.3.9. Направление  дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется  заказом.

Заказ оформляется в ведомственном архиве в 2-х экземплярах по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации (Приложение 11) и подписывается руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив, и бухгалтером. Один экземпляр акта остается в архиве, другой - в организации, куда переданы дела на реставрацию, переплет, копирование.

5.3.10. Дела выдаются  из хранилища для использования  и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию  только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища для использования дело постоянного хранения должно иметь лист использования дела (Приложение 12).

5.3.11. При выдаче  дел во временное пользование  на место выдаваемого дела  подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель (Приложение 13), в которой указываются: номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается. Карты-заместители на возвращенные дела хранятся в ведомственном архиве до минования надобности.

5.3.12. Состояние  дел, возвращаемых в ведомственный  архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками ведомственного архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.

 

Транспортирование и упаковка дел

5.3.13. При любом  перемещении документов соблюдают  меры предосторожности, надежно  обеспечивающие их сохранность. В соответствии с этим подбирают  и эксплуатируют транспортные  средства внутри здания.