Основные правила работы ведомственных архивов

5.6.5. Опись особо  ценных дел составляется на  каждый фонд в 4-х экземплярах  по мере выявления таких дел. Она может составляться на  дела одной или нескольких  описей фонда в зависимости  от количества особо ценных  дел. Нумерация дел в описи может продолжаться до любого четырехзначного числа по договоренности с соответствующим государственным архивом, после чего опись считается законченной и заводится новая опись. Дела вносятся в опись в порядке номеров описей и дел. К описи составляется титульный лист (Приложение 19). При передаче документов ГАФ СССР на государственное хранение три экземпляра описи передаются в соответствующий государственный архив.

5.6.6. Учет описей  особо ценных дел ведется в листах соответствующих фондов (Приложение 29). К номерам описей дел, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".

5.6.7. В годовом  разделе сводной описи дел (Приложение 26), содержащем особо ценные дела, напротив заголовка каждого такого дела в графе "Примечание" проставляется отметка "ОЦ". Количество особо ценных дел оговаривается в конце итоговой записи к разделу по следующей форме: "В том числе ОЦД (особо ценные дела) N 7, 11, 15, 25. Всего 4 (четыре) дела". Аналогичная запись делается и в конце итоговой записи законченной описи.

5.6.8. В списке  фондов (Приложение 28) к номерам фондов, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".

5.6.9. Учет особо  ценных дел в листе фонда (Приложение 29) осуществляется по описям, содержащим такие дела. Для этого в графах 5, 6, 8, 11, 15 указывается (при наличии таких дел) через дробь (знаменателем) их количество с добавлением индекса "ОЦ", которое отражено и в итоговой записи к описи. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи, указанный числителем, не влияет, т.к. эти дела уже учтены в общем объеме дел.

5.6.10. Особо ценные  дела хранятся обособленно от  остальных дел в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.

 

5.7. Создание страхового фонда, его  учет и хранение

 

Создание страхового фонда и фонда пользования

5.7.1. На особо  ценные документы ГАФ СССР  организации создают страховые  копии. Подготовку документов для  их страхового копирования осуществляет  ведомственный архив.

5.7.2. Совокупность  страховых копий особо ценных документов, хранящихся в ведомственном архиве, представляет собой страховой фонд особо ценных документов.

Страховая копия документа на бумажной основе - это негативный микрофильм первого поколения, изготовленный непосредственным фотографированием документа на соответствующего типа черно-белой фотографической пленке и в дальнейшем именуемый "микрофильм страхового фонда".

5.7.3. Страховой фонд  создается в целях сохранения  ценной документной информации  на случай утраты или повреждения  оригиналов документов, он неприкосновенен и должен храниться территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специально отведенном для него месте.

5.7.4. Одновременно  с созданием страхового фонда  рекомендуется изготавливать и передавать вместе со страховым фондом в государственный архив комплект копий особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов особо ценных документов и организации работы по их использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве.

Фонд пользования состоит из 2-х позитивных микрофильмов второго поколения, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения и предназначенных для использования.

5.7.5. Очередность  страхового копирования документов определяется сроками передачи документов на госхранение, а также информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов (дел), одновременно подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередному копированию подлежат фонды (дела), документы которых находятся в плохом физическом состоянии или интенсивно используются.

 

Учет страхового фонда

5.7.6. За единицу  учета страхового фонда копий  особо цепных дел принимается  физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов.

5.7.7. Учет страхового  фонда ведется по:

- книге учета поступления  и выбытия страхового фонда  и фонда пользования (Приложение 20);

- описям страхового фонда (Приложение 21).

5.7.8. Записи в  книге учета поступления и  выбытия страхового фонда производятся  по мере поступления микрофильмов  вне зависимости от фондовой  принадлежности документов, объема включенных в страховую копию дел или документов, количества страховых копий. По книге поступления и выбытия единицам учета страхового фонда присваиваются порядковые номера.

5.7.9. Опись страхового  фонда составляется в 4-х экземплярах. Три экземпляра передаются со страховыми копиями в государственный архив, один остается в ведомственном архиве.

Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования и заказа на изготовление копий.

В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке.

В опись страховая копия записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером. Нумерация страховых копий в единой описи страховых копий по всему архиву может продолжаться до любого четырехзначного номера, по согласованию с соответствующим государственным архивом, после чего опись считается законченной и заводится новая опись.

Перенумерация страховых копий запрещается.

Опись страхового фонда должна иметь годовые разделы, к которым составляются итоговые записи о количестве включенных в раздел единиц учета страхового фонда и количество скопированных дел за год. В итоговой записи также указывается (при изменении объемов) нарастающий итог - общее количество изготовленных кадров и скопированных дел ведомственного архива.

5.7.10. Описи страховых  копий рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации  и после их одобрения направляются в 4-х экземплярах на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения. После их утверждения три экземпляра описей возвращаются в ведомственный архив, а первый экземпляр описей в качестве контрольного передается в соответствующий государственный архив.

 

Подготовка дел к передаче на страховое копирование

5.7.11. Подготовка  дел к передаче на страховое  копирование включает:

- выемку дел;

- сверку исковых данных  и заголовков дел с описью;

- проверку правильности  подбора и нумерации листов  дел и соответствия нумерации заверительной надписи в делах;

- оформление передачи  дел.

5.7.12. При подготовке  дел на страховое копирование  проверяется также физическое  состояние документов, выявляются  документы с малоконтрастными  и угасающими текстами, требующими физико-химической реставрации и консервационно-профилактической обработки.

5.7.13. Сверка поисковых  данных дела с описью предполагает  проверку правильности оформления  обложки. При наличии больших  исправлений обложка дела должна  быть переоформлена.

5.7.14. При проверке правильности подбора и нумерации листов дел обращается внимание на четкость проставления номеров и зачеркивания неправильных (старых) номеров.

5.7.15. При микрофильмировании, как правило, дела расшивке не  подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с ведомственным архивом при полной невозможности микрофильмировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается заново.

5.7.16. Передача дел  на страховое копирование оформляется  специальным заказом.

5.7.17. Заказ, оформляемый  на каждую партию документов, передаваемых на страховое копирование, должен содержать сведения о  номерах и названиях фондов, номерах  описей и дел, количестве листов  и страниц в каждом деле.

Микрофильмирование документов должно проводиться по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в фонде по порядку описей и номеров дел (опись копируется непосредственно перед копированием дел, включенных в данную опись).

5.7.18. При приеме  дел и изготовленных копий  ведомственным архивом проверяется:

- идентичность количества  и состава возвращаемых дел;

- наличие акта технического  состояния страховых копий;

- полнота исполнения  заказа и качество читаемости  текста (по позитивам).

Одновременно в заверительной надписи каждого дела делается отметка о микрофильмировании дела.

 

Раздел 6. Классификация документов ведомственного архива

 

6.1. Классификация документов в пределах  архива

 

6.1.1. Под классификацией  документов в пределах ведомственного  архива понимается их группировка  по фондам и коллекциям.

Практическое осуществление классификации документов по фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования фондов. Ведомственный архив проводит фондирование документов по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, в который передаются хранящиеся в нем документы*(18).

6.1.2. Комплекс документов, образующийся в деятельности учреждения, организации или предприятия*(19), независимо от того, являются ли они юридическими лицами или нет, составляет их документальный фонд.

Часть документального фонда организации, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем.

6.1.3. Видами архивного (документального) фонда являются: фонд  организации и коллекция.

Архивным (документальным) фондом организации называется фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одной организации.

Коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

В ведомственном архиве могут создаваться объединенные архивные (документальные) фонды*(20), состоящие из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторические и (или) логически обусловленные связи.

6.1.4. Работа по  фондированию документов в ведомственном архиве осуществляется при отборе документов для передачи на государственное хранение.

Примечание. Работа по фондированию документов осуществляется, и в делопроизводстве организации в процессе формирования и отбора дел для передачи в ведомственный архив, и в государственном архиве при исправлении ошибок фондирования в ведомственном архиве, а также при необходимости создания объединенных фондов (коллекций) и при переработке описей.

 

Определение фондовой принадлежности документов, образование фонда

6.1.5. Определение  фондовой принадлежности документов  заключается в отнесении их  к фонду соответствующей организации  и проводится на основе изучения  документов организации и определения  их принадлежности к составу  документации данной организации-фондообразователя.

6.1.6. При определении  фондовой принадлежности документов  необходимо учитывать следующее:

- входящие документы  относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая  принадлежность определяется по  адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности организации, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение;

- копии (отпуски) исходящих  документов относятся к фонду  той организации, которая является  автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

- документы внутреннего  обращения относятся к фонду  той организации, которой они  составлены; фондовая принадлежность  их, как правило, определяется по названию организации, которое указано в документе, по подписи автора;