Основные правила работы ведомственных архивов

 

Признаки группировки дел

6.2.6. Распределение  дел внутри фонда по всем  делениям схемы систематизации  проводится с учетом следующих  классификационных признаков:

- структурного (в соответствии  со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам  или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;

- номинального (по родам  дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по  организациям и лицам, в результате  переписки с которыми образовались документы);

- географического;

- авторского (по названиям  организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

6.2.7. Сочетание структурного  и хронологического признаков  дает следующие варианты схемы  систематизации архивного фонда: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

6.2.7.1. Хронологически-структурная  схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующей организации с учетом дальнейшего пополнения документов этого фонда и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-структурной схеме они группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

6.2.7.2. Структурно-хронологическая  схема систематизации архивного  фонда применяется для систематизации  дел в фонде организации, имевшей стабильную структуру. При систематизации дел по структурно-хронологической схеме они группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

6.2.8. При систематизации  дел фонда организации с часто  менявшейся структурой применяются  хронологически-функциональная или  функционально-хронологическая схемы  систематизации архивною фонда.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.) или по классификатору организации.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем - по хронологическому признаку.

6.2.9. Хронологически-тематическая  или тематически-хронологическая  схемы архивного фонда применяются  при систематизации дел небольших  по объему фондов, а также отдельных  коллекций. Тематические группы  дел располагаются по значимости  намеченных тем.

6.2.10. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы систематизации архивного фонда применяются для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

6.2.11. При выборе  классификационных признаков для  проведения группировки дел в  пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами конкретного архивного фонда, а также для создания наиболее удобной в целях использования документов системы их организации.

6.2.12. Документы  по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются  обособленно и включаются в  отдельную опись.

6.2.13. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный  фонд, в его пределах располагаются  по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных организаций используются одинаковые схемы систематизации.

Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел описи дел объединенного архивного фонда.

6.2.14. Систематизация  документов коллекции определяется  ее тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов  одного вида (или разновидности) возможна группировка по авторскому  признаку с последующим расположением групп в алфавитном порядке названий организаций (фамилий авторов).

В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут объединяться по разным признакам, исходя из объема и состава документов.

6.2.15. При распределении  дел по схемам систематизации  необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к  тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и  документы к ним относятся  к тому году, на который или  за который они составлены, независимо  от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые делопроизводством  в одном подразделении и переданные  для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или  хронологического периода дела  структурных подразделений располагаются  по значимости этих подразделений.

Принадлежность дела к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты документов.

6.2.16. Принципы группировки  и расположения документов в  деле изложены в подразделе 2.2. настоящих Правил.

 

Раздел 7. Составление и оформление годовых разделов сводных 
описей дел организации и законченных описей дел фонда

 

В ведомственном архиве на основе описей дел структурных подразделений и общественных организаций (см. подраздел 4.2.) составляются годовые разделы сводных описей дел всей организации*(22).

В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей ведомственного архива является составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

 

7.1. Составление и оформление годового  раздела сводной  
описи дел постоянного хранения

 

Составление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

7.1.1. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".

7.1.2. В годовой  раздел сводной описи дел постоянного  хранения включаются заголовки  дел только после сверки их  со сводной номенклатурой за  тот же год и проверки правильности  формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

7.1.3. При обнаружении  утраты дел в делопроизводстве, не включенных в справки об  утрате дел структурных подразделений, общественных организаций, или при отсутствии указанных справок (см. пп.4.2.7., 4.3.4.) ведомственным архивом совместно со службой делопроизводства и подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов ведомственным архивом составляется акт недостачи дел, который утверждается руководителем организации.

Акт составляется в четырех экземплярах, из которых по одному экземпляру хранится в службе делопроизводства и ведомственном архиве и по одному экземпляру передается в ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел, для рассмотрения акта в качестве основания к протоколам ЦЭК (ЭК) и ЭПК.

7.1.4. Порядок внесения  заголовков дел в годовой раздел  сводной описи дел постоянного  хранения аналогичен порядку, изложенному  в пп.4.2.7 - 4.2.9. настоящих Правил. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела N ", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу (см. п.7.1.10).

7.1.5. Заголовки дела  включают в годовой раздел  сводной описи дел постоянного  хранения в соответствии со  схемой систематизации фонда (см. подраздел 6.2.).

7.1.6. Годовой раздел  сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (Приложение 22). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения структурного подразделения (п.4.2.8.).

Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словами "То же"; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, эти сведения вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии и передаче дел, наличии микрофотокопий документов дела, особенностях физического состояния дела и т.п.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

7.1.7. Заголовки дел, включенные в годовой раздел  сводной описи дел постоянного  хранения, нумеруются в валовом  порядке до тех пор, пока их  число не достигнет любой четырехзначной  цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи  документов, включенных в опись, в государственный архив, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда (см. подраздел 7.2.), при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом.

 

Оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

7.1.8. В конце каждого  годового раздела сводной описи  дел постоянного хранения за  последней описательной статьей  составляется итоговая запись, в  которой цифрами и прописью (в круглых скобках) указывается фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.п.), наличие особо ценных дел в описи (их номера). Итоговая запись подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты составления описи, и заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив).

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется новая итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения (см. п.7.1.17.) допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

7.1.9. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

7.1.10. В предисловие  включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.