Основные правила работы ведомственных архивов

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

2.1.35. Графа 3 номенклатуры  дел заполняется по окончании  календарного года.

2.1.36. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дела.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЦЭК (ЭК) организации.

2.1.37. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры службой делопроизводства указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В этой же графе при переносе информации с традиционного носителя на машинный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа. При пользовании организацией вычислительным центром (ВЦ) коллективного пользования или другим сторонним ВЦ пометка дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

2.1.38. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

 

2.2. Основные требования к формированию  дел в делопроизводстве организации

 

2.2.1. Формированием  дел называется группировка исполненных  документов в дела в соответствии  с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов*(6), а также документы, подлежащие возврату.

2.2.2. Дела формируются  в организациях при централизованном  ведении делопроизводства - службой  делопроизводства организации; при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

2.2.3. При формировании  дел необходимо соблюдать следующие  основные требования:

- документы постоянного  и временного хранения необходимо  группировать в отдельные дела;

- включать в дело по  одному экземпляру каждого документа*(6);

- каждый документ, помещенный  в дело, должен быть оформлен  в соответствии с требованиями  государственных, республиканских, отраслевых  стандартов и других нормативных  актов;

- группировать в дело  документы одного календарного года; исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы Советов народных депутатов и других выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность,- в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

- дело должно содержать  не более 250 листов, при толщине  не более 4 см.

2.2.4. Внутри дела  документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию  последовательно освещали определенные  вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

 

Группировка отдельных категорий документов

2.2.5. Распорядительные  документы группируются в дела  по видам и хронологии с  относящимися к ним приложениями.

2.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложениями  к ним и группируются вместе  с указанными документами. Если  же они утверждены в качестве  самостоятельного документа, то  их группируют в самостоятельные дела.

2.2.7. Приказы по  основной деятельности группируются  отдельно от приказов по личному  составу.

2.2.8. Приказы по  личному составу группируются  в дела в соответствии с  установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группировать в самостоятельные дела.

2.2.9. Поручения вышестоящих  организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

2.2.10. Утвержденные  планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки и другие документы  группируются отдельно от их  проектов.

2.2.11. Документы  в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

2.2.12. Лицевые счета  рабочих и служащих по заработной  плате группируются в самостоятельные  дела и располагаются в них  в порядке алфавита по фамилиям.

2.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан  по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2.2.14. Переписка  группируется, как правило, за период  календарного года и систематизируется  в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т.д.

2.2.15. Машиночитаемые  документы, присланные из вычислительного  центра в структурные подразделения, группируются в дела в соответствии  с номенклатурой дел.

 

Раздел 3. Экспертиза ценности документов в организации

 

Комментарий ГАРАНТа

Об организации и проведении методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение управленческой и другой специальной документации Архивного фонда РФ, находящейся на ведомственном хранении в ФНС России и в налоговых органах РФ, см. приказ Федеральной налоговой службы от 8 апреля 2005 г. N САЭ-3-18/145@

 

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

 

3.1. Принципы и критерии ценности  документов

 

3.1.1. Экспертиза  ценности документов проводится  на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

3.1.1.1. К критериям  происхождения относятся:

- роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

- время и место образования  документов.

3.1.1.2. К критериям  содержания относятся:

- значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

- значение содержащейся  в документе информации, ее повторение  в других документах, целевое  назначение, вид и разновидность  документа.

3.1.1.3. К критериям  внешних особенностей документа  относятся:

- юридическая достоверность  документа (наличие подписей, дат, печатей);

- наличие резолюций, помет;

- особенности передачи  текста;

- особенности материальной  основы документа;

- особенности физического  состояния документа.

 

Нормативно-методическая основа проведения экспертизы ценности документов

3.1.2. Экспертиза  ценности документов проводится  в соответствии с нормативно-методическими  документами, утвержденными Главархивом  СССР и другими учреждениями  государственной архивной службы  СССР.

3.1.3. Состав документов, включаемых в состав ГАФ СССР  и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием сроков их хранения.

В этих целях составляются типовые и ведомственные (отраслевые) перечни.

Типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и типовые перечни документов с указанием сроков хранения составляются и утверждаются Главархивом СССР. На основе этих перечней союзные, союзно-республиканские и республиканские (при отсутствии союзных) министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и утверждают их совместно с Главархивом СССР или Главархивом соответствующей союзной республики.

 

3.2. Организация экспертизы ценности документов

 

3.2.1. Экспертиза  ценности документов в организации  проводится:

- в делопроизводстве: при  составлении номенклатур дел; при  формировании дел и проверке  правильности отнесения документов  к делам; при подготовке дел  к последующему хранению.

- в ведомственном архиве: в процессе подготовки дел  к передаче на государственное  хранение.

3.2.2. Для организации  и проведения экспертизы ценности  документов и отбора их для  передачи на государственное  хранение, а также для контроля  и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы) в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

3.2.3. Экспертиза  ценности документов, отбор их  для хранения осуществляется в остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК)*(7).

3.2.4. ЦЭК (ЭК) организации  является совещательным органом, работает в постоянном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения и получает от ЭПК необходимые организационно-методические указания.

3.2.5. Функции и  права ЦЭК (ЭК), а также организация  ее работы определяются положением  об этой комиссии, разрабатываемого  на основании соответствующего типового положения, утвержденного Главархивом СССР. Положение о ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР.

 

Основные функции ЦЭК (ЭК) организации

3.2.6. Основными функциями  ЦЭК (ЭК) организации являются:

- организация ежегодного  отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых  разделов описей дел постоянного  хранения, описей дел временного  хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассмотрение актов  о неисправимом повреждении документов  постоянного хранения и актов  о необнаружении дел, подлежащих  передаче на государственное хранение;

- рассмотрение вопросов  о приеме на ведомственное  хранение документов личного  происхождения;

- подготовка и внесение  на рассмотрение ЭПК соответствующего  учреждения государственной архивной  службы СССР предложений об  установлении и изменении сроков хранения документов;