Основные правила работы ведомственных архивов

10.2.13. Архивные копии (выписки) заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью организации.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

10.2.14. Подготовленные  архивом информационные документы, архивные копии и выписки направляются  с письмом, подписанным руководителем  организации или структурного  подразделения, в состав которого  входит архив, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения организации, выдавшей эти документы.

 

Выдача документов во временное пользование

10.2.15. Документы  ведомственного архива выдаются  во временное пользование структурным подразделениям организации, организациям своей отрасли и других отраслей.

Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в пп.5.3.3. - 5.3.8. настоящих Правил.

 

10.3. Культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская  
работа архива

 

10.3.1. Формами культурно-просветительной  и агитационно-пропагандистской  работы ведомственного архива  являются: организация выставок  документов и подготовка тематических  подборок и документальных публикаций, подготовка материалов для использования средствами массовой информации, организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций.

Эта работа, как правило, осуществляется в связи со знаменательными событиями и юбилейными датами в жизни страны, отдельного региона, видных государственных и общественных деятелей, деятелей народного хозяйства, науки и культуры, а также в целях информации о документах архива.

 

Организация выставок документов

10.3.2. Выставки документов  могут организовываться архивом  как самостоятельно, так и совместно с другими организациями. Архив может также предоставлять документы на выставки, подготавливаемые другими организациями.

10.3.3. Документы  на выставках, как правило, экспонируются  в виде копий. На стационарной  выставке, предназначенной для экспонирования в одном помещении, могут кратковременно экспонироваться в порядке исключения и подлинники отдельных документов, за сохранность которых несет ответственность организация - устроитель выставки.

10.3.4. В архивах  могут подготавливаться тематические подборки копий документов (комплекты, альбомы, плакаты, диаграммы, диапозитивы), которые предназначаются для оформления стендов, выставок и для использования в качестве наглядных пособий.

 

Подготовка документов для использования средствами массовой информации

10.3.5. Использование  документов средствами массовой  информации осуществляется путем  подготовки статей и других  материалов для печати, радио- и  телевизионных передач.

10.3.6. Ведомственный  архив готовит статьи и другие  материалы для печати, радио- и телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой информации, с которыми предварительно согласовывается тематика статей (передач), их объем и сроки подготовки.

Тематика и тексты статей и других материалов, радио- и телепередач, подготовленных по документам архива, утверждаются руководством организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив.

10.3.7. В экземплярах  текстов статей и других материалов, радио- и телепередач, остающихся  в ведомственном архиве, указываются поисковые данные использованных документов; дата и место публикации (передачи).

 

Организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций, докладов

10.3.8. Встречи, экскурсии, лекции, доклады проводятся на  основании предварительной договоренности  ведомственного архива со структурными подразделениями организации, другими заинтересованными организациями.

Работа по их подготовке включает в себя: определение темы, состава аудитории, времени и места проведения мероприятия, состава документов, предназначенных для экспонирования и прослушивания, продолжительности мероприятия и порядка его проведения.

 

Подготовка документальных публикаций

10.3.9. Ведомственный  архив самостоятельно или совместно  с другими организациями проводит  работу по подготовке документальных публикаций.

Наиболее распространенной формой этой работы в ведомственном архиве является подготовка журнальных и газетных документальных публикаций; в отдельных случаях - документы могут издаваться в виде сборников документов.

10.3.10. Подготовка  документальных публикаций предусматривает: выбор темы, определение формы публикации, выявление и отбор документов, их археографическое оформление, составление при необходимости научно-справочного аппарата к публикации, а также работу с редакцией газеты, журнала или с издательством (при подготовке сборника документов)*(26).

10.3.11. Культурно-просветительная  и агитационно-пропагандистская  работа ведомственного архива  должна проводиться в тесном  контакте и под непосредственным  методическим руководством соответствующего государственного архива, с которым рекомендуется согласовывать планы этой работы.

 

10.4. Исполнение запросов социально-правового  характера

 

10.4.1. Ведомственный  архив исполняет запросы организаций  и заявления граждан и выдает им архивные справки (архивные копии, архивные выписки)*(27) социально-правового характера, необходимые для удовлетворения прав и законных интересов граждан.

Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок определен в пп.10.2.5 - 10.2.9.

10.4.2. Гражданам  СССР по их заявлениям выдаются  архивные справки: о трудовом  стаже и заработной плате, о  службе в Вооруженных Силах  СССР, об участии в партизанском  движении, избрании на выборные  должности, о членстве в общественных организациях, о революционной, государственной и общественной деятельности; наградах, нахождении на излечении, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых имущественных правах и по другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

10.4.3. Гражданам  СССР по их заявлениям выдаются  архивные справки социально-правового  характера как в отношении  их самих, так и в отношении  лиц, находящихся на их иждивении  или под их опекой, а также  об умершем супруге или близком  родственнике. В заявлении должно быть точно указано, для какой цели и для представления в какую организацию требуется архивная справка.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.

Архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным организациям.

Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также высылается в адрес заинтересованной организации, о чем сообщается заявителю.

10.4.4. Допускается  изъятие из дел и выдача  владельцам по их письменным  заявлениям с разрешения руководителя организации подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других личных документов (кроме указанных в п.10.4.5.), не полученных в свое время владельцами.

На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.

10.4.5. Запрещается  выдавать из ведомственного архива  находящиеся среди документов  паспорта, партийные билеты и  кандидатские карточки КПСС, комсомольские билеты, профсоюзные билеты, воинские билеты, партизанские книжки, орденские книжки, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных документов и их содержании сообщаются только по запросам заинтересованных организаций.

10.4.6. Основными документами для наведения архивных справок о трудовом стаже являются: постановления, приказы, распоряжения по личному составу, протоколы общих собраний, заседаний, конференций, лицевые счета и ведомости на получение зарплаты. Для наведения архивных справок также могут быть использованы регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели и т.д.

При этом используются и документы организации, подписанные заявителем, с указанием занимаемой им должности, а также документы других организаций, адресованные ему как должностному лицу.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и в течение какого времени он работал.

Название должности в тексте справки при первом упоминании должно приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение сокращений. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

Биографические данные включаются в архивную справку так, как они значатся в документах ведомственного архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки словами "так в документе". Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них.

10.4.7. Для наведения  справок о размере заработной  платы используются лицевые счета  рабочих и служащих, а при их  отсутствии - ведомости на выдачу  зарплаты, машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные книжки.

В справку о сумме заработной платы не должны включаться данные о выплатах за сверхурочную работу, за работы по совместительству, выплатах единовременного характера, не относящихся к заработной плате.

При составлении справки о заработной плате при наличии месяцев, в течение которых работник фактически не работал или работал неполное количество рабочих дней (независимо от причины: болезни, отпуска, увольнения и т.п.), в справку включаются данные за другие, непосредственно предшествующие месяцы.

В справке о заработке члена колхоза приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда колхозника. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года.

Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится справка.

Архивные справки о заработной плате рабочих и служащих и заработке членов колхозов для назначения государственной пенсии составляются по установленной органами социального обеспечения форме.

10.4.8. Основными  документами для наведения архивных  справок об образовании служат  протоколы заседаний педагогических  советов, государственных, экзаменационных  комиссий или выписки из них, находящиеся в личных делах  учащихся, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов, экзаменационные листы.

При отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.

10.4.9. Основными  документами для наведения справок об имущественных правах являются нотариальные реестры, дела о выдаче свидетельств на право наследования, первые (основные) экземпляры нотариально удостоверенных договоров, договоры на право застройки при индивидуальном строительстве, решения народных судов по имущественным претензиям и т.п.

10.4.10. В случаях, когда сведения, включаемые в  архивную справку, не умещаются  на одном листе справки, включая  его оборотную сторону, справка  продолжается на втором и последующих  листах. При этом каждый лист  справки заверяется гербовой печатью организации.

10.4.11. Архивные справки  и подлинные личные документы  выдаются заявителям или их  доверенным лицам на руки по  предъявлении паспорта или удостоверения  личности под расписку (на копии  архивной справки). Доверенные лица кроме того, при получении ими подлинного документа предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям заказными, а подлинные личные документы - ценными письмами.

 

10.5. Работа читального зала

 

10.5.1. В целях  создания условий для работы  исследователей с документами в ведомственных архивах действуют читальные залы. Выдавать документы для работы исследователям вне помещения архива запрещается.