Основные правила работы ведомственных архивов

14.2.4. Перед передачей документов ликвидируемой или реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и ведомственном архиве. Передача документов в государственный архив осуществляется по описям и оформляется актом (Приложение 41).

14.2.5. Если состояние  и качество обработки документов  ликвидированной или реорганизованной  организации не соответствуют  требованиям настоящих Правил, то  ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями настоящих Правил и после этого передать документы по принадлежности.

 

_______________________________

*(1) В дальнейшем вместо  слов "министерство, ведомство, учреждение, организация, предприятие" употребляется, как правило, слово "организация".

*(2) СП СССР, 1980, N 10, ст.71.

*(3) Ведомости Верховного  Совета СССР, 1976, N 44, ст.628.

*(4) До согласования  эти номенклатуры дел, как правило, рассматриваются ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного органа.

*(5) В дальнейшем  для краткости вместо слов "общественные  организации и органы и подразделения, действующие на общественных  началах" употребляются слова "общественные  организации".

*(6) В дело могут  включаться черновые и дублетные  экземпляры особо ценных документов.

*(7) По согласованию  с соответствующим учреждением  государственной архивной службы  СССР ЦЭК может быть создана  в организациях краевого и  областного подчинения.

*(8) Функция ЦЭК (ЭК) организации, имеющей подведомственную  сеть.

*(9) См. примечание к п.2.2.1.

*(10) Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в  отдельных статьях перечней документов  со сроками хранения означает, что среди таких документов  могут быть документы, имеющие  политическое,

народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

*(11) См. примечание к п.2.2.1.

*(12) За исключением  случаев, указанных в пп.4.1.5 и 4.1.6.

*(13) В дальнейшем  вместо слов "описи дел структурных подразделений и общественных организаций" будут употребляться для краткости слова "описи дел структурных подразделений".

*(14) При наличии  ЭК структурного подразделения  поиск необнаруженных дел организуется  совместно с ЭК.

*(15) Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом.

*(16) При большом  объеме этих видов документов  для них выделяются отдельные  хранилища или отдельная изолированная  часть хранилища.

*(17) Дела временного (до 10 лет включительно) хранения разрешается хранить на полках, поставленными вертикально, без связок.

*(18) Вопросы организации  работы с документами личного  происхождения в ведомственном  архиве, в том числе их классификация, отражены в разделе 11 настоящих Правил.

*(19) В дальнейшем  для краткости говорится только  об организации.

*(20) Далее в тексте  употребляется термин "фонд" без  подразделения на документальный  или архивный.

*(21) В дальнейшем  употребляется принятый и архивной  практике термин "Схема систематизации фонда".

*(22) В дальнейшем  для краткости говорится: "годовой  раздел сводной описи дел".

*(23) Ведется в  тех архивах, где создаются страховой  фонд и фонд пользования.

*(24) Составляется  в тех архивах, где (по согласованию  с соответствующим государственным архивом) проводится выявление особо ценных документов.

*(25) Передаваемые  в ведомственный архив перфокартотеки  и другие виды машинно-читаемых  справочников обработке не подлежат. Они передаются в архив со  схемой перфорации, макетом перфокарт, информационно-поисковым тезаурусом и дескрипторным словарем.

*(26) При подготовке  документальных публикации следует  руководствоваться "Правилами издания  исторических документов в СССР". М., 1969.

*(27) В дальнейшем  вместо слов "архивные справки (архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".

*(28) По согласованию  с соответствующими учреждениями  государственной архивной службы  СССР организациями могут составляться  перспективные, в том числе пятилетние, планы передачи документов на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК архивных учреждений

 

Приложения 
(формы)

 

                                                             Приложение 1

                                                              к п.2.1.26.

 

                    Форма номенклатуры дел организации                  

 

Наименование организации

Номенклатура дел                                 Утверждаю

_______N_______                                  Наименование должности

________________________                         руководителя организации

(место  составления)                              Подпись      Расшифровка

на ________________ год                                       подписи

                                                 Дата

_________________________________________________________________________

                             Название раздела

 

┌─────────────────┬────────────────┬────────────┬─────────────┬─────────┐

│   Индекс дела   │ Заголовок дела │ Кол-во дел │Срок хранения│Примеча- │

│                 │ (тома, части)  │  (томов,   │ дела (тома, │   ние   │

│                 │                │  частей)   │ части) и N  │         │

│                 │                │            │  статей по  │         │

│                 │                │            │   перечню   │         │

├─────────────────┼────────────────┼────────────┼─────────────┼─────────┤

│        1        │       2        │     3      │      4      │    5    │

├─────────────────┼────────────────┼────────────┼─────────────┼─────────┤

│                 │                │            │             │         │

└─────────────────┴────────────────┴────────────┴─────────────┴─────────┘

 

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации

                                        Подпись               Расшифровка

                                                              подписи

Дата

 

Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

 

Одобрено*                               Согласовано*

Протокол ЦЭК (ЭК)                       Протокол ЭПК архивного учреждения

 

от__________ N__________                от_________ N _________

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

──────────────────────────────

     * Здесь и далее ссылку на  протокол  ЦЭК  (ЭК)  организации  или  ЭПК

архивного  учреждения  рекомендуется  заверять  подписью   соответственно

председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.

 

                                                 Продолжение приложения 1

 

          Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации          

 

  Итоговая запись о категориях  и количестве дел, заведенных  в _______ году

                              в организации

 

┌───────────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────┐

│  По срокам хранения   │     Всего     │          В том числе:         │

│                       │               ├──────────────┬────────────────┤

│                       │               │ переходящих  │с отметкой "ЭПК"│

├───────────────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤

│           1           │       2       │       3      │       4        │

├───────────────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤

│постоянного            │               │              │                │

├───────────────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤

│временного  (свыше   10│               │              │                │

│лет)                   │               │              │                │

├───────────────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤

│временного (до  10  лет│               │              │                │

│включительно)          │               │              │                │

├───────────────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤

│Итого:                 │               │              │                │

└───────────────────────┴───────────────┴──────────────┴────────────────┘

 

Наименование должности руководителя службы

делопроизводства организации

                                                 Подпись      Расшифровка

                                                              подписи

 

Дата

 

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

 

Наименование должности                       Подпись  Расшифровка подписи

передавшего сведения

 

Дата

 

 

                                                             Приложение 2

                                                              к п.2.1.26.

 

     Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной

                        организации) организации

 

Наименование структурного

подразделения (общественной

организации)

 

Номенклатура дел

__________N ___________

_______________________

  (место составления)

на _______________ год*

 

_________________________________________________________________________

                             Название раздела

 

┌───────────────┬───────────────┬───────┬──────────────────┬────────────┐

│Индекс дела    │Заголовок  дела│Кол-во │Срок хранения дела│Примечание  │

│               │(тома, части)  │дел    │(тома, части) и  N│            │

│               │               │(томов,│статей по перечню │            │

│               │               │частей)│                  │            │

├───────────────┼───────────────┼───────┼──────────────────┼────────────┤

│        1      │       2       │    3  │         4        │     5      │

├───────────────┼───────────────┼───────┼──────────────────┼────────────┤

│               │               │       │                  │            │

└───────────────┴───────────────┴───────┴──────────────────┴────────────┘

 

Наименование должности руководителя

структурного подразделения

(общественной  организации)

                                                 Подпись      Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Одобрено**                                            Согласовано

Протокол ЭК структурного подразделения          Заведующий архивом (лицо,

от__________N__________                         ответственное за архив)

                                                Подпись      Расшифровка

                                                             подписи

                                                Дата

 

──────────────────────────────

     * К выписке из номенклатуры  дел организации для данного  структурного

подразделения (общественной организации) по окончании  календарного  года

составляется итоговая  запись  по  форме,  указанной  в  приложении  1  и

делается отметка о передаче итоговых сведений в  службу  делопроизводства

организации.

     ** При наличии ЭК структурного подразделения.

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                             Приложение 3