Основные правила работы ведомственных архивов

12.4.5. Одной из  форм ведомственного контроля  является проведение общественных  смотров состояния архивов и делопроизводства организаций отрасли (группы организаций отрасли на одном или нескольких уровнях). Порядок организации и проведения смотра определяется министерством (ведомством) и т.д. совместно с соответствующими учреждениями государственной архивной службы СССР.

12.4.6. В целях  осуществления систематического  и качественного анализа состояния  ведомственного контроля архивом  ведутся карточки учета работы  с организациями (Приложение 43).

 

12.5. Работа с кадрами

 

12.5.1. Подбор кадров, расстановка и использование  работников ведомственного архива  осуществляются в соответствии  с задачами архива, типовой номенклатурой  штатной численности, квалификационными  характеристиками должностей в  отрасли.

12.5.2. Повышение квалификации работников архива и службы делопроизводства организации проводится по согласованию с ее администрацией.

Подготовка и проведение занятий по повышению квалификации осуществляется архивом совместно со службой делопроизводства и отделом кадров.

12.5.3. Основными  формами обучения работников  архивов и служб делопроизводства  являются: институты повышения квалификации, курсы, совещания, семинары.

12.5.4. Для принятых  в архив работников обязателен  инструктаж по пожарной безопасности  и технике безопасности.

 

12.6. Учет труда, отчетность, контроль  за работой

 

12.6.1. Учет труда  в ведомственном архиве ведется  в табеле учета рабочего времени  и в дневниках учета труда.

12.6.2. В дневнике  каждого работника ведомственного  архива ежедневно учитывается  плановая (в соответствии с индивидуальными планами) и внеплановая работа. В дневнике записываются: даты, виды и объем работ, затраченное на каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих днях.

12.6.3. С целью  выполнения запланированных мероприятий  и предложений проверок ведомственный  архив осуществляет систематический  контроль за ходом их исполнения.

12.6.4. По итогам  работы ведомственным архивом  составляется отчет о выполнении годового плана. В годовой отчет включаются сведения о выполнении планов-графиков (см. п.12.3.1.), а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план, последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

Один экземпляр отчета по взаимной договоренности государственного архива и организации может направляться в соответствующий государственный архив.

 

Раздел 13. Порядок передачи ведомственным архивом документов  
ГАФ СССР на государственное хранение

 

13.1. Предельные сроки хранения документов 
в ведомственном архиве

 

13.1.1. Документы  ГАФ СССР, временно находящиеся  на ведомственном хранении, передаются  на постоянное государственное  хранение по истечении предельных  сроков их хранения в ведомственных архивах, установленных Положением о ГАФ СССР:

- для документов высших  органов государственной власти  и управления СССР, союзных и  автономных республик, местных Советов  народных депутатов, министерств, ведомств  и других органов государственного управления, Верховного Суда СССР и верховных судов союзных и автономных республик, Государственного арбитража при Совете Министров СССР, государственных арбитражей при советах министров союзных и автономных республик, органов Прокуратуры СССР, отраслевых академий, союзных и республиканских органов общественных организаций, других учреждений, организаций и предприятий союзного и республиканского подчинения - 15 лет;

- для документов учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет, районного и городского подчинения и колхозов - 5 лет;

- для записей актов  гражданского состояния, документов  по личному составу, записей нотариальных  действий и судебных дел - 75 лет;

- для научно-технической  документации - по миновании практической надобности, но не свыше 25 лет;

- для кинофильмов, киножурналов  и сюжетов кинолетописи, а также  звукозаписей и видеозаписей - по  окончании копирования, но не  свыше 3 лет;

- для фотоснимков - 3 года;

- для магнитных лент  и дисков, перфокарт, перфолент и других машиночитаемых документов - 5 лет.

Фотоснимки и звукозаписи, входящие в состав управленческой документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения этой документации в соответствующих государственных и общественных организациях.

Кинодокументы, фотодокументы, звуко- и видеозаписи, машиночитаемые документы, входящие в состав научно-технической документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения научно-технической документации.

Примечание. Срок хранения управленческой документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.

13.1.2. В необходимых  случаях сроки хранения документов  в ведомственных архивах могут  быть продлены Главархивом СССР.

13.1.3. В случае  отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документы ГАФ СССР могут быть переданы на государственное хранение до истечения предельных сроков их ведомственного хранения только по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Досрочная передача документов ГАФ СССР в государственные архивы от ликвидированных организаций производится только в том случае, если ведомство ликвидировано полностью и имеется правительственный акт о передаче документов на постоянное государственное хранение.

 

13.2. Порядок передачи документов на госхранение

 

13.2.1. Государственный  архив, в который подлежат передаче  из ведомственного архива документы  ГАФ СССР, определяется соответствующим  архивным органом.

13.2.2. Организации, в деятельности которых не  создаются документы ГАФ СССР, хранят свои документы в соответствии со сроками хранения, определяемыми типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения документов, а также номенклатурами дел.

13.2.3. Передача документов  ГАФ СССР от организаций в  государственные архивы, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями организаций и соответствующих архивных учреждений.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения (до 200 дел) и организациях, осуществляющих свою деятельность в пределах установленных сроков созыва, допускается передача документов один раз в три - пять лет.

Особо ценные документы передаются в государственные архивы по отдельным описям (Приложение 19) вместе с необходимым научно-справочным аппаратом, со страховыми копиями и актами об их техническом состоянии.

13.2.4. Документы  организаций передаются в государственные  архивы по описям, утвержденным  в установленном порядке. Прием  документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (Приложение 41), составляемым в двух экземплярах.

13.2.5. Перед передачей  документов ГАФ СССР от организаций  на государственное хранение  представитель государственного архива проводит в организации проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

13.2.6. При передаче документов организацией в государственный архив передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией. Передача дел проводится поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в организации.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.

Организация, передающая документы ГАФ СССР на государственное хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел.

13.2.7. При первой  передаче документов организацией в государственный архив представляется историческая справка об организации. При последующих передачах документов этой организации в государственный архив дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на госхранение документов.

 

Раздел 14. Порядок приема-передачи документов при смене  
руководителя организации, заведующего ведомственным архивом  
(лица, ответственного за архив), а также при реорганизации 
или ликвидации организации

 

При смене руководителя организации наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и в ведомственном архиве, а также учетно-справочного аппарата к ним отражается в акте приема-передачи организации.

В соответствии с учетными данными службы делопроизводства и ведомственного архива в акте указывается раздельно количество документов, находящихся в делопроизводстве, и количество дел, хранящихся в ведомственном архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу ГАФ СССР, особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов.

 

14.1. Прием-передача документов при  смене заведующего ведомственным  
архивом (лица, ответственного за архив)

 

14.1.1. При смене  заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (Приложение 44).

Для приема-передачи дел заведующим архивом приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. В состав комиссии включается представитель службы делопроизводства.

Прием-передача дел лицом, ответственным за архив, вновь назначаемому лицу производится в присутствии третьего должностного лица, назначаемого руководителем организации.

14.1.2. При приеме-передаче  дел необходимо проверить наличие  и состояние:

- документов архива, в  том числе особо ценных дел  и страховых копий особо ценных  документов;

- учетных документов и научно-справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов, дел фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек);

- печатей и штампов  архива;

- противопожарного и охранного оборудования;

необходимо проверить также:

- условия хранения документов.

14.1.3. Акт приема-передачи  документов при смене заведующего  архивом (лица, ответственного за  архив) подписывается сдающим и  принимающим документы архива, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем организации.

14.1.4. В случае  обнаружения при приеме-передаче  документов их недостачи необходимо  об этом немедленно информировать  руководителя организации и принять  меры к их розыску.

 

14.2. Передача документов при реорганизации  
или ликвидации организации

 

14.2.1. Порядок передачи  и дальнейшего использования  документов организации при реорганизации  или ликвидации последней предусматривается  приказом о реорганизации или  ликвидации организации.

Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При реорганизации организации с передачей ее функций другой организации последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и ее архив.

14.2.2. Если функции  реорганизуемой организации передаются нескольким организациям, то ее документы, относящиеся к составу ГАФ СССР, должны быть переданы в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими временными сроками хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации.

Незавершенные дела, а также личные дела сотрудников передаются в организацию-правопреемник, которой переданы функции реорганизованной организации.

При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

14.2.3. При ликвидации  организации без передачи ее функции другим организациям документы, относящиеся к составу ГАФ СССР, передаются в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации.