Основные правила работы ведомственных архивов

11.2.7. После оформления  приема документов личного происхождения  на временное хранение ведомственный архив вносит необходимые изменения и дополнения в учетные документы архива: список фондов, книгу учета поступлений документов, составляет лист фонда.

При этом в листе фонда документы, внесенные в опись, учитываются как описанные, поскольку опись является учетным документом.

11.2.8. Ведомственный  архив хранит документы личного  происхождения, учтенные по сдаточной  описи, и в соответствии с ней  передает документы на государственное  хранение.

11.2.9. По согласованию  с государственным архивом и  под его непосредственным руководством ведомственный архив может проводить подготовку документов к передаче на государственное хранение, которая включает:

- экспертизу ценности  документов;

- уточнение фондовой  принадлежности документов;

- уточнение систематизации  документов в пределах фонда, классификационных групп и дел (единиц хранения);

- определение авторства  и времени создания документов  при отсутствии в них этих  данных;

- формирование дел (единиц  хранения);

- полное оформление дел (единиц хранения) (кроме подшивки);

- составление описи фонда  личного происхождения с необходимым  научно-справочным аппаратом к  ней (предисловие, оглавление, указатели).

Описи составляются по форме описи дел постоянного хранения организаций (Приложение 22), исключая графу 2 "Индекс дела".

 

11.3. Передача документов личного  происхождения  
на государственное хранение

 

11.3.1. Опись фонда  личного происхождения рассматривается  ЦЭК (ЭК) организации и после ее  одобрения направляется па рассмотрение  ЭПК соответствующего архивного учреждения.

После утверждения описи ЭПК соответствующего архивного учреждения составляется акт описания документов (Приложение 40).

В соответствии с актом вносятся изменения в лист фонда: документы и временные единицы хранения учитываются как выбывшие, а как поступившие в графе "Учет описанных документов" указываются единицы хранения, вновь сформированные и внесенные в опись.

11.3.2. Передача документов  личного происхождения на государственное  хранение производится в сроки, согласованные с государственным архивом и оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение (Приложение 41) в установленном порядке.

При этом вместе с документами фонда личного происхождения передается дело фонда, включающее переписку с владельцем, его заявление о приеме документов на хранение, опись, акт описания документов, а также три экземпляра описи фонда, если она составлялась.

11.3.3. Документы  личного происхождения, хранящиеся  в ведомственном архиве, используются с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами. Исследователям документы личного происхождения выдаются только с разрешения лица, передавшего их в ведомственный архив.

 

Раздел 12. Организация работы ведомственного архива

 

12.1. Общие положения

 

12.1.1. Организациями  в зависимости от объема документов, находящихся на ведомственном  хранении, и задач по обеспечению  их сохранности и использованию  могут создаваться ведомственные  архивы, как структурные подразделения или как составные части структурных подразделений. Ведомственные архивы, являющиеся учреждениями с правами юридического лица, могут функционировать за счет бюджетных ассигнований, а также за счет специальных внебюджетных средств.

12.1.2. Работа ведомственного архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус ведомственного архива; источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Положение о ведомственном архиве, являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР, утверждается руководителем организации, в непосредственном подчинении которой он находится.

12.1.3. Положение  о ведомственном архиве, являющемся  структурным подразделением или  частью структурного подразделения  организации, утверждается руководителем  организации, в составе которой  он функционирует.

12.1.4. Положение  о центральном отраслевом архиве, центральном архиве министерства (ведомства) СССР, союзной, автономной республики должно согласовываться соответственно с Главархивом СССР, главархивом союзной республики, архивным управлением автономной республики.

Положение об объединенном ведомственном и междуведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР.

12.1.5. На имеющиеся  в ведомственном архиве должности  согласно штатному расписанию (за  исключением заведующего архивом) составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права. Должностная инструкция разрабатывается также для лица, ответственного за архив.

Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются соответственно руководителем организации, руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, заведующим архивом (если архив является структурным подразделением) или его директором (если архив является учреждением).

12.1.6. Лицо, назначенное  ответственным за ведомственный  архив, проходит инструктаж, а в  необходимых случаях и стажировку  в государственном архиве, в который  передаются документы организации  на государственное хранение.

 

12.2. Методическое обеспечение работы ведомственного архива

 

12.2.1. Центральный  отраслевой архив, центральный архив  министерства (ведомства) СССР, союзной  или автономной республики организует  и принимает непосредственное  участие в разработке нормативно-методических  документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по делопроизводству и номенклатур дел и т.д.) как для внутреннего пользования в архиве, так и для их использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

Нормативно-методические документы союзного отраслевого характера утверждаются министерством (ведомством) совместно с Главархивом СССР или только министерством (ведомством), но по согласованию с Главархивом СССР.

12.2.2. На основе  отраслевых нормативно-методических  документов ведомственные архивы  организаций отрасли разрабатывают  конкретные нормативно-методические  документы по проведению делопроизводственных  и архивных работ.

Подготовленные ведомственными архивами нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, представляются на рецензирование и согласование в соответствующие учреждения государственной архивной службы СССР.

 

12.3. Планирование работы ведомственного  архива

 

12.3.1. В ведомственном  архиве составляются: годовые планы  работы и годовые (с поквартальной  разбивкой) планы-графики приема  дел от источников комплектования  архива, передачи дел на государственное хранение, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения*(28).

Планы-графики приема дел от источников комплектования архива до утверждения их руководителем организации согласовываются с ними, а также с соответствующим государственным архивом (см. п.4.3.3.).

Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения утверждаются совместно руководителем организации и соответствующего архивного учреждения.

В планах необходимо предусматривать санитарные дни для проведения санитарно-гигиенических работ (см. п.5.1.27.).

Годовые планы работы архивов представляются на согласование в госархив по взаимной договоренности госархива и организации.

12.3.2. В целях  выполнения постановлений и распоряжений  директивных органов по вопросам  архивного дела, приказов и указаний  вышестоящих организаций, указаний учреждений государственной архивной службы СССР ведомственным архивом разрабатываются планы мероприятий.

12.3.3. Годовое планирование  работы ведомственного архива  проводится на основе определения  главных задач работы архива  на планируемый год, вытекающих из требований постановлений директивных органов, решений местных органов государственной власти, приказов и указаний ведомства по вопросам архивного дела и делопроизводства, указаний учреждений государственной архивной службы и с учетом бюджета рабочего времени в планируемом году.

12.3.4. Годовой план  составляется с указанием конкретных  видов работ по прилагаемой  форме (Приложение 42).

По каждому виду работы определяется его объем; отдельные виды работ могут не иметь объемных показателей (например, контроль за работой сотрудников), в таком случае их трудоемкость выражается только затратой времени.

Для определения бюджета времени, который необходимо затратить на выполнение видов работ в предусмотренном планом объеме, следует использовать "Типовые нормы на основные виды работ, проводимых в госархиве" (М.: Главархив СССР, 1977) и "Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию" (М.: НИИТруда, 1976).

Планы подписываются заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив) и утверждаются руководителем организации, которой он непосредственно подчинен, или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив.

В начале плана указывается количество работников в архиве и общий бюджет рабочего времени с учетом непроизводительных затрат времени (на учебные отпуска, на временную нетрудоспособность и т.д.).

12.3.5. В ведомственном  архиве систематически должна  проводиться работа по улучшению  организации и условий труда.

12.3.6. В целях  развития трудовой, общественно-политической  активности, повышения трудовой  и производственной дисциплины, ответственности за порученное  дело работники ведомственного  архива участвуют в социалистическом  соревновании, проводимом в организации, в структуре которой функционирует архив, или организуемом учреждениями государственной архивной службы СССР.

 

12.4. Ведомственный контроль за состоянием  архивов и организацией  
документов в делопроизводстве

 

12.4.1. Ведомственный  контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве осуществляется в соответствии со структурой отрасли и звенностью управления: центральный отраслевой, центральный архив, архив союзно-республиканского министерства совместно со службой делопроизводства контролирует состояние архивов и организацию документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения и республиканских министерств; центральный архив республиканского министерства совместно со службой делопроизводства соответственно осуществляет контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения и республиканских (АССР), краевых, областных организаций; архивы республиканских (АССР) министерств, краевых, областных организаций осуществляют совместно со службами делопроизводства контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения, а также городского и районного звеньев.

Центральный отраслевой архив, центральный архив союзного министерства совместно со службой делопроизводства осуществляет контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций союзного подчинения.

12.4.2. С целью  выполнения задач, указанных в  п.12.4.1., ведомственный архив совместно со службой делопроизводства проводит плановые проверки состояния архивов, организации документов в делопроизводстве не реже 1 раза в пять лет в организациях непосредственного подчинения, а состояние организации документов в делопроизводстве структурных подразделений самой организации - не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в ведомственный архив.

При необходимости могут осуществляться и внеплановые проверки.

12.4.3. Проверки проводятся  комплексные и тематические. В  подготовку к проверкам должно входить составление плана изучения проверяемых вопросов. Если проверка проводится несколькими сотрудниками, то в плане указывается распределение обязанностей между ними.

12.4.4. По итогам  каждой проверки составляется  справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которых отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и дальнейшему улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководитель соответствующего структурного подразделения. В необходимых случаях по итогам проверок руководителем организации или руководителем вышестоящей организации могут издаваться приказы.