Основные правила работы ведомственных архивов

                                                               к п.3.4.2.

 

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

Наименование организации                          Утверждаю

Акт

                                         Наименование должности

                                         руководителя организации

 

__________N ___________                  Подпись              Расшифровка

_______________________                                       подписи

  (место составления)

 

о выделении к уничтожению документов,            Дата

не подлежащих хранению

 

На основании ____________________________________________________________

                  (название и выходные данные  перечня документов

_________________________________________________________________________

                     с указанием сроков их хранения)

 

отобраны    к   уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

 

┌───┬────────┬───────┬─────────┬─────────────┬───────┬──────────┬───────┐

│ N │Заголо- │ Дата  │ Номера  │ Индекс дела │Кол-во │  Сроки   │Приме- │

│п/п│вок дела│ дела  │ описей  │(тома, части)│  дел  │ хранения │ чание │

│   │  или   │  или  │(номенк- │     по      │(томов,│   дела   │       │

│   │группо- │крайние│латур) за│номенклатуре │частей)│  (тома,  │       │

│   │  вой   │ даты  │ год(ы)  │или N дела по│       │ части) и │       │

│   │заголо- │  дел  │         │    описи    │      │  номера  │       │

│   │вок дел │       │         │             │       │статей по │       │

│   │        │       │         │             │       │ перечню  │       │

├───┼────────┼───────┼─────────┼─────────────┼───────┼──────────┼───────┤

│ 1 │   2   │   3   │    4    │      5      │   6   │    7     │   8   │

├───┼────────┼───────┼─────────┼─────────────┼───────┼──────────┼───────┤

│   │        │       │         │             │       │          │       │

└───┴────────┴───────┴─────────┴─────────────┴───────┴──────────┴───────┘

 

Итого __________________________ дел за ____________________________ годы

         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному

составу согласованы с ЭПК _______________________________________________

                               (наименование архивного учреждения)

(протокол  от __________N __________)

 

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов

                                    Подпись                   Расшифровка

                                                              подписи

Дата

 

Одобрено

 

Протокол ЦЭК (ЭК)

     от _________ N__________

 

                                                 Продолжение приложения 3

 

Документы в количестве________________________________________ дел, весом

                                (цифрами и прописью)

_____________________ кг сданы в ________________________________________

                                       (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от__________________________

N _____________

 

Наименование должности работника                 Подпись      Расшифровка

организации, сдавшего документы                               подписи

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

Наименование должности работника

ведомственного архива (службы

делопроизводства), внесшего изменения

в учетные документы

                                                Подпись       Расшифровка

Дата                                                          подписи

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                             Приложение 4

                                             к пп.4.1.3., 4.1.17., 8.2.2.

 

                       Форма листа-заверителя дела

 

Лист-заверитель дела N __________

 

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ________________________________

                                              (цифрами и прописью)

листа(ов)

в том числе: литерные листы ____________________________________________;

пропущенные номера __________________________________ + листов внутренней

описи ___________________________________________________________________

 

┌─────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┐

│   Особенности физического состояния в   │        Номера листов        │

│            формирования дела            │                             │

├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│                    1                    │              2              │

├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│                                         │                             │

└─────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┘

 

Наименование должности лица,

составившего заверительную надпись        Подпись     Расшифровка подписи

 

Дата

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                             Приложение 5

                                            к пп. 4.1.3., 4.1.22., 8.2.2.

 

                 Форма внутренней описи документов дела                 

 

Внутренняя опись

 

документов дела N _____________

 

┌────┬─────────────────────┬─────────┬─────────────┬──────────┬─────────┐

│ N  │  Индекс документа   │  Дата   │  Заголовок  │  Номера  │Примеча- │

│п/п │                     │документа│  документа  │  листов  │   ние   │

│    │                     │         │             │   дела   │         │

├────┼─────────────────────┼─────────┼─────────────┼──────────┼─────────┤

│ 1  │          2          │    3    │      4      │    5     │    6    │

├────┼─────────────────────┼─────────┼─────────────┼──────────┼─────────┤

│    │                     │         │             │          │         │

└────┴─────────────────────┴─────────┴─────────────┴──────────┴─────────┘

 

Итого_________________________________________________________ документов

                           (цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                        Подпись        Расшифровка подписи

 

Дата

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                             Приложение 6

                                                     к пп. 4.2.6., 8.2.2.

 

  Форма описи дед # постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по

  личному составу структурного подразделения (общественной организации)

                               организации

 

_________________________________________________________________________

                         (наименование организации)

_________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения  или общественной организации)

 

                                      Утверждаю

                                      Наименование должности руководителя

                                      структурного подразделения

                                      (общественной организации)

 

                                      Подпись                 Расшифровка

                                                              подписи

 

                                      Дата

 

                                 Опись N

 

_________________________________________________________________________

                             Название раздела

 

├───┬─────────────┬────────────┬────────┬──────────┬─────────┬──────────┤

│ N │ Индекс дела │ Заголовок  │  Дата  │  Кол-во  │  Срок   │Примечание│

│п/п│(тома, части)│дела (тома, │  дела  │ листов в │хранения │          │

│   │             │   части)   │ (тома, │   деле   │  дела   │          │

│   │             │            │ части) │  (томе,  │ (тома,  │          │

│   │             │            │        │  части)  │ части)  │          │

├───┼─────────────┼────────────┼────────┼──────────┼─────────┼──────────┤

│ 1 │      2      │     3      │   4    │    5     │   6*    │    7     │

├───┼─────────────┼────────────┼────────┼──────────┼─────────┼──────────┤

│   │             │            │        │          │         │          │

└───┴─────────────┴────────────┴────────┴──────────┴─────────┴──────────┘

 

В данную опись внесено _________________________ дел с N ________________

                         (цифрами и прописью)

 

по N ________________, в том числе:

 

литерные номера:

 

пропущенные номера:

 

Наименование должности

составителя описи                          Подпись            Расшифровка

                                                              подписи

 

Дата

 

Согласовано                                 Одобрено**

Наименование должности руководителя         Протокол ЭК структурного

службы делопроизводства организации              подразделения

 

Подпись         Расшифровка подписи         от _____________N ___________

 

Дата

 

──────────────────────────────

     * Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

     ** При наличии ЭК структурного  подразделения.

 

                                                 Продолжение приложения 6

 

Передал _____________________________________________________________ дел

                          (цифрами и прописью)

и ___________________________________ регистрационно-контрольных картотек

   (цифрами и прописью)               к документам*

 

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения (общественной

организации)                               Подпись            Расшифровка

                                                              подписи

 

Дата

 

Принял __________________________ дел и _________________________________

          (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

 

регистрационно-контрольных картотек к документам

 

Наименование должности работника

ведомственного архива                           Подпись       Расшифровка

                                                              подписи

Дата

 

──────────────────────────────

     * Передаются вместе с делами  канцелярии

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                             Приложение 7

                                                              к п.5.1.17.

 

Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для

                измерения температуры и влажности воздуха

 

┌──────┬───────────────────────────────────────────────┬────────┬───────┐

│ Дата │        Климатические параметры воздуха        │Подпись │Приме- │

│записи├──────────────────────────┬────────────────────┤сотруд- │ чание │

│      │     Наружный воздух      │ Воздух в хранилище │ ника,  │       │

│      ├─────────────┬────────────┼──────────┬─────────┤сделав- │       │

│      │температура, │относитель- │температу-│относите-│  шего  │       │