Основные правила работы ведомственных архивов

Каждый ведомственный архив разрабатывает, в соответствии с настоящими Правилами, правила работы читального зала, которые утверждаются руководителем организации (структурного подразделения), в состав которого входит архив.

10.5.2. В целях  оказания помощи в подборе  документов и в работе над  ними исследователям предоставляется  научно-справочный аппарат ведомственного  архива и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, ведомственный архив предоставляет исследователю соответствующую аппаратуру.

 

Оформление исследователей для работы с документами

10.5.3. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами ведомственного архива осуществляется на основании писем этих организаций, в которых должны быть указаны фамилия, имя и отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические границы и цели исследования. Письма должны быть оформлены на бланке и подписаны руководителем организации.

Студенты высших учебных заведений допускаются к работе над документами на основании письма вуза за подписью ректора или проректора с обоснованием необходимости работы с документами архива.

В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к работе над документами по личным заявлениям.

Исследователи - граждане зарубежных стран допускаются к работе над документами ведомственных архивов в установленном порядке.

10.5.4. В читальный  зал дела выдаются только при  наличии резолюции о разрешении  работы с документами руководителя  организации или структурного  подразделения, в состав которого  входит архив. Разрешение на право  работы исследователей в ведомственном архиве дается руководителем организации на срок, определяемый объемом работы по теме исследования, но не превышающий одного года.

При продлении срока исследования, изменении его хронологических границ или перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.

10.5.5. Исследователь, допущенный к работе над документами  архива, должен заполнить анкету  установленного образца (Приложение 32) и ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить паспорт.

10.5.6. На каждого  исследователя в читальном зале  заводится личное дело, включающее  следующие документы:

- письмо организации, направившей  исследователя в архив, с резолюцией  руководителя организации о разрешении  работы в читальном зале;

- анкету исследователя;

- заказы (требования) на  выдачу дел (Приложение 10);

- заказы на копирование  документов.

Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя передаются в архив архива.

 

Выдача дел исследователям

10.5.7. В читальный  зал исследователям выдаются  дела, относящиеся только к теме  исследования.

Для получения документов и научно-справочных пособий исследователи заполняют заказы (требования) (Приложение 10). Документы и научно-справочные пособия выдаются исследователям под расписку. Исследователи отвечают за их сохранность. Категорически запрещается снимать копии с чертежей и рисунков без соответствующего разрешения.

Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел.

10.5.8. Ежедневно  по окончании работы исследователи  сдают документы и научно-справочные  пособия заведующему (сотруднику) читального  зала.

При получении от исследователя использованных дел заведующий (сотрудник) читального зала расписывается в заказе на выдачу дел.

Если в возвращенных документах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт.

Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале ведомственного архива на срок, определяемый руководителем организации.

В случае хищения или умышленного повреждения документов, а также внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

 

Выдача выписок из документов и копий документов исследователям

10.5.9. Исследователи, работающие в читальном зале, могут делать выписки из документов  и оформлять заказы на копирование  документов только по теме  исследования. При необходимости  сделанные выписки могут быть  просмотрены заведующим читальным залом.

Копирование документов ведомственного архива по заказам исследователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации (при наличии в нем просьбы) или специального запроса.

Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий.

10.5.10. При отсутствии  в ведомственном архиве необходимой  копировальной техники копирование  документов может проводиться  силами заинтересованной организации  в помещении ведомственного архива, в фотоателье или фотолабораториях других организаций в присутствии сотрудника ведомственного архива.

Негативы фотокопий и микрофильмов организациям и исследователям не выдаются и безвозмездно поступают в распоряжение ведомственного архива. В исключительных случаях по письму заинтересованных организаций и разрешению руководителя организации, в состав которой входит архив, негативы могут быть выданы во временное пользование организациям, занимающимся реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.

10.5.11. Копии документов  пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю под  расписку в заказе на копирование.

Исследователи и организации соответствующим письмом ставятся в известность, что копии документов могут быть использованы только по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и организациям.

 

10.6. Учет использования документов

 

10.6.1. Все формы  использования документов ведомственного  архива подлежат учету.

10.6.2. Учет подготовленных  информационных документов и  проведения различных культурно-просветительных  и агитационно-пропагандистских  мероприятий ведется в журнале, где указывается их тематика  и дата проведения мероприятия  или опубликования документа.

Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.

10.6.3. Учет исполнения  социально-правовых запросов осуществляется  в установленном порядке.

10.6.4. Учет количества исследователей и числа посещений ими читального зала архива ведется в журналах регистрации исследователей и посещений исследователями читального зала (Приложения 33, 34).

10.6.5. Учет количества использованных фондов и выданных для использования дел ведется по книге выдачи дел из хранилища (Приложение 35).

 

Раздел 11. Работа ведомственного архива с документами  
личного происхождения

 

Ведомственный архив в целях выявления, отбора и передачи на государственное хранение документов личного происхождения, имеющих политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, оказывает содействие государственному архиву в его комплектовании такими документами; по согласованию с государственным архивом может принимать их на временное хранение с последующей передачей на государственное хранение.

Эта работа проводится ведомственным архивом под непосредственным организационно-методическим руководством государственного архива.

 

11.1. Порядок передачи в ведомственный  архив документов  
личного происхождения

 

Ведомственный архив в соответствии с составленным списком лиц, чьи архивы целесообразно принимать на государственное хранение (Приложение 36), принимают на временное хранение документы личного происхождения по заявлению их владельца (Приложение 37) и оформляет прием актом приема-передачи документов на временное хранение (Приложение 38). К акту прилагается сдаточная опись документов личного происхождения (Приложение 39).

Акт и опись составляются в 3 экземплярах. Один экземпляр акта и описи передается владельцу документов, один экземпляр - остается в ведомственном архиве и один экземпляр описи и акта передается в соответствующий государственный архив.

 

11.2. Систематизация и описание документов  личного происхождения

 

11.2.1. Поступающие  по согласованию с государственным  архивом в ведомственный архив документы личного происхождения систематизируются по архивным фондам личного происхождения.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (семьи). Лицо, в деятельности которого образовались документы фонда, называется фондообразователем. Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.

В ведомственном архиве могут создаваться архивные коллекции документов личного происхождения ("Воспоминания участников Великой Октябрьской социалистической революции", "Письма с фронтов Великой Отечественной войны" и т.п.).

11.2.2. Хронологическими  границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти фондообразователя. Хронологическими границами документов архивной коллекции являются даты самого раннего и позднего документов.

Крайние даты документов фонда личного происхождения могут не совпадать с хронологическими границами фонда из-за отсутствия документов о начальном или завершающем этапе жизни фондообразователя или за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий и т.д.

11.2.3. В случае  необходимости ведомственный архив  запрашивает у владельца документов  биографические сведения о фондообразователе, а также об истории фонда  и составляет краткую историческую  справку о фондообразователе, которая содержит:

- основные биографические  сведения о фондообразователе (даты  его жизни, сведения о времени  и местах его работы, его печатных  трудах, изобретениях и др.);

- сведения об истории  фонда (полнота переданных в ведомственный  архив документов, местонахождение не поступивших на хранение документов и др.).

11.2.4. Передаваемые  в ведомственный архив документы  каждого фонда личного происхождения  подлежат первичной систематизации  в соответствии со схемой систематизации, согласованной с государственным архивом.

Основными разделами схемы систематизации документов фонда личного происхождения являются:

- документы творческой  деятельности фондообразователя (рукописи, рисунки, чертежи и др.);

- документы служебной  и общественной деятельности  фондообразователя;

- личная переписка фондообразователя;

- документы к биографии  фондообразователя (личные документы, документы юбилеев и др.);

- документы о фондообразователе (статьи, воспоминания, отзывы и др.);

- изобразительные документы (фотографии фондообразователя и др.);

- документы, отложившиеся  в фонде или собранные фондообразователем (рукописи и рисунки других  лиц, тематические подборки выписок, вырезок из газет и т.п.).

Внутри этих разделов документы группируются во временно сформированные дела (единицы хранения) в соответствии с тематическим, хронологическим, поминальным, корреспондентским или иным признаком.

11.2.5. Временно сформированные  дела (единицы хранения) заключаются  в папки с клапанами. На обложке  единицы хранения карандашом  обозначается: наименование фонда личного происхождения, его номер по списку фондов ведомственного архива, порядковый номер единицы хранения по описи, краткое наименование группы документов и их количество.

Временно сформированные единицы хранения не подшиваются, нумерация листов не производится, крайние даты документов не выявляются, заголовки составляются краткие", обобщенные: "Документы к биографии", "Документы о работе в издательстве "Художественная литература" и т.д.

11.2.6. Систематизация  документов фонда закрепляется  путем составления сдаточной описи.

Описательная статья описи состоит из порядкового номера временной единицы хранения, краткого ее заголовка и обозначения количества документов в единице хранения.

В итоговой записи к описи указывается общее количество документов, учтенных по этой описи, количество временно сформированных единиц хранения, опись подписывается составителем и заверяется председателем ЦЭК (ЭК) организации.