Описание делопроизводства на предприятии

      Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения. 

      4.4 Порядок проведения экспертизы ценности документов 

      Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документации нового обеспечения управления совместно  с центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации под методическим руководством архива.

      При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом – одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

      Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

      Дела  с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

      Дела  с отметкой «ЭПК», содержащие документы  постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

      Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием  сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

      Подшивка  вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

      Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

      Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

      - проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

      - запись электронного документа на машинные носители;

      - проверка качества записи;

      - описание электронного документа;

      - проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и поличному составу: подготовка комплекта сопроводительной документации.

      Сопроводительная  документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных, сайтов и т.п.), объем документа (для базы данных также — количество записей). 

      4.5 Подготовка документов к передаче в архив 

      Министерства, ведомства, центральные органы общественных организаций обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки, использование документов постоянного срока хранения образующихся в их деятельности и в деятельности подведомственных им организаций, и своевременную передачу этих документов на государственное хранение с соблюдением правил.

      Для хранения документов постоянного и  долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в организациях создаются ведомственные (центральные, центральные отраслевые, объединенные ведомственные и междуведомственные) архивы, или их функции возлагаются на другие структурные подразделения (специально выделенных должностных лиц).

      Завершенные дела постоянного и долговременного  хранения в течение двух (и более) лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации.

      Подготовка  документов к сдаче в архив  включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. 
 

5 Инструкция по делопроизводству в ЗАО Вымпел» 

      Типовая инструкция по делопроизводству в ЗАО «Вымпел» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

      Типовая инструкция устанавливает общие  требования к функционированию службы ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Вымпел».

      Структура инструкции по делопроизводству в ЗАО  «Вымпел»:

      1 Общие положения.

      2 Документация ЗАО «Вымпел».

      3 Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов:

      3.1 Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов ЗАО «Вымпел».

      4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов:

      4.1 Приказ, распоряжение;

      4.2 Положение, правила, инструкция;

      4.3 Протокол;

      4.4 Служебные письма.

      5 Правила оформления документов:

      5.1 Бланки документов;

      5.2 Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.

      6 Организация документооборота и исполнения документов:

      6.1 Организация документооборота;

      6.2 Организация доставки документов;

      6.3 Прием, обработка и распределение поступающих документов;

      6.4 Организация обработки и передачи отправляемых документов;

      6.5 Порядок прохождения внутренних документов;

      6.6 Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи;

      6.7 Учет количества документов;

      6.8 Работа исполнителей с документами;

      7 Поисковая система по документам:

      7.1 Регистрация документов;

      7.2 Организация поисковой системы по документам.

      8 Контроль исполнения документов:

      8.1 Организация контроля исполнения;

      8.2 Контроль исполнения документов, поступающих руководства организации.

      9 Организация документов в делопроизводстве:

      9.1 Составление номенклатур дел;

      9.2 Формирование и оформление дел;

      9.3 Организация оперативного хранения документов.

      10 Порядок передачи документов на хранение в архив:

      10.1 Экспертиза ценности документов;

      10.2 Подготовка и передача документов в архив. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

      Документационное  обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в  процессе реализации функций предприятия ЗАО «Вымпел». Основной целью службы ДОУ является организация руководства, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

      В данной курсовой работе рассмотрена  служба документационного обеспечения  управления условной организации ЗАО  «Вымпел». В ходе выполнения были выявлены ошибки в деятельности службы. Проанализировав ошибки, была составлена оптимальная структура делопроизводства.

      Специальность «Документоведение» в настоящее  время является актуальной и нужной не только для предприятий, но и для  государства в целом. Документ –  это информация, которая обязательно кому-то адресована. Если на предприятии были допущены ошибки, то информация может быть неправильно донесена до адресата или не донесена вовсе. Это может привести к серьезным последствиям. Для этого и существуют специалисты в сфере документоведения и документационного обеспечения управлении, чтобы выявлять и не допускать ошибок. 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Список  использованных источников 

      

1. Единая  государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1974.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

      3. Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих. М., 1999. С. 26-29, 35, 65, 106-107.

     4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2000.

     5.Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

      6. Примерное положение о ЦЭК министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива РФ от 17.03.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение  А

Форма номенклатуры дел  структурного подразделения 
(общественной организации) 

 
   
 

Продолжение приложения А 

  Форма номенклатуры  дел структурного  подразделения 
(общественной организации) 

 
   
 
 

Приложение  Б  

Форма номенклатуры дел  организации 

 
   
 

Продолжение приложения Б 

Форма номенклатуры дел  организации 

 
  
 

Приложение  В 

Форма номенклатуры дел  структурного подразделения 
федерального органа исполнительной власти 

 
 

   

Продолжение приложения В    
 
 

 
Приложение  Г 

  Форма номенклатуры  дел  
федерального органа исполнительной власти 

    
 
 

 

Продолжение приложения Г 
 

    
 
 
 
 

Приложение  Д