Описание делопроизводства на предприятии

      12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам относящимся к компетенции службы ДОУ. 

    4  ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ  СЛУЖБЫ ДОУ 

      4.1. Служба ДОУ имеет право:

      1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в предприятии ЗАО «Вымпел».

      2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в предприятии ЗАО «Вымпел».

      3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ.

      4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

      5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

      6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

      7. Определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

      8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

      9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.

      10. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

      11. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

      4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

      1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в предприятии ЗАО «Вымпел».

      2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ. 

    5  ВЗАИМООТНОШЕНИЯ  СЛУЖБЫ ДОУ С  ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ 

      Служба  ДОУ взаимодействует:

      1. Со структурными подразделениями предприятие ЗАО «Вымпел» - по вопросам документационного обеспечения управления.

      2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

      3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

      4. Со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы.

      5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий, оперативной обработки информации и соблюдению требований Государственного стандарта ДОУ и стандартов. 
 

Ответственный за разработку:

зав. отделом  копировально -

множительной  техники                       __________________              И.В.Юрченко 

                                            СОГЛАСОВАНО

                                            Начальник службы ДОУ

                                                                             А.А. Петров 

                                             от «       »                             200      г.

                                             Главный юрист ЗАО  «Вымпел»

                                             ________________ Голикова  Р.М.

                                             от «___» _______________200__ г. 
 
 

1.3 Должностные инструкции работников службы ДОУ ЗАО «Вымпел» 

                                           УТВЕРЖДАЮ

                                           Генеральный директор ЗАО «Вымпел»

                                            ____________________   В.В. Иванов

                                           от «  ___  » ______________  200__г.

                                         

ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ 

архивиста  

1 Общие положения 

      1.1. Архивист относится к категории  служащих.

      1.2. На должность архивиста назначается  лицо, имеющее начальное профессиональное  образование без предъявления  требований к стажу работы  или среднее (полное) общее образование  и специальную подготовку по  установленной программе без  предъявления требований к стажу.

      1.3. Назначение на должность архивиста  и освобождение от нее производится  приказом Генерального директора  ЗАО «Вымпел».

      1.4. Архивист должен знать:

      * Нормативные правовые акты, положения,  инструкции, другие руководящие  материалы и документы по ведению архивного дела в ЗАО «Вымпел».

      * Порядок приема и сдачи документов  в архив, их хранение и пользование  ими.

      * Единую государственную систему  делопроизводства.

      * Порядок составления описаний  документов постоянного и временного  хранения и актов по уничтожению документов.

      * Порядок оформления дел и их  подготовки к хранению и использованию.

      * Порядок ведения учета и составления  отчетности.

      * Структуру ЗАО «Вымпел».

      * Основы организации труда.

      * Правила эксплуатации технических  средств.

      * Законодательство о труде.

      * Правила внутреннего трудового  распорядка.

      *  Правила и нормы охраны труда,  противопожарной защиты.

      1.5 Архивист в своей деятельности  руководствуется:

      *  Положением об архиве.

      * Настоящей должностной инструкцией. 

2 Должностные обязанности 

      1. Основными задачами архивиста  являются:

      1.1. Обеспечение отбора, упорядочение, комплектования, использования, сохранности,  принимаемых в архив документов.

      1.2. Создание справочного аппарата  к ним.

      1.3. Подготовка и своевременная передача  на государственное хранение  в образующихся в деятельности организации  документов Архивного фонда РФ.

      1.4. Осуществление контроля за формированием  и оформлением дел в делопроизводстве  подразделений организации.

      2. Для выполнения вышеуказанных  задач архивист:

      2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

      2.2. Принимает и регистрирует поступившие  на хранение от структурных  подразделений документы, законченные  делопроизводством.

      2.3. Участвует в разработке номенклатуры  дел, проверяет правильность их оформления при передаче в архив.

      2.4. В соответствии с действующим  законодательством шифрует единицы  хранения, систематизирует и размещает  дела, ведет их учет.

      2.5. Подготавливает свободные описи  единиц постоянного и временного  сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

      2.6. Ведет работу по созданию справочного  аппарата по документам, обеспечивает  быстрый и удобный  их поиск.

      2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

      2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещение архива  условий, необходимых для обеспечения  их сохранности.

      2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

      2.10. Выдает, в соответствии с поступающими  запросами архивные копии и  документы,  составляет необходимые  справки на основе сведений, имеющихся  в документах архива, подготавливает  данные для составления отчетности о работе архива. 

3  Права 

      Архивист  имеет право:

      1.Знакомиться  с проектами решений руководства  ЗАО «Вымпел», касающихся его  деятельности.

      2. Вносить предложения по совершенствованию  работы, связанные с предусмотренными  настоящей инструкцией обязанностями.

      3. В пределах своей компетенции  сообщать заведующему архивом  о всех недостатках в деятельности  ЗАО «Вымпел», выявленных в процессе  исполнения своих должностных  прав и обязанностей и вносить  предложения по их устранению.

      4. Запрашивать лично от руководителей подразделений ЗАО «Вымпел» и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения их должностных обязанностей.

      5. Требовать от руководства ЗАО  «Вымпел» оказания содействия  в исполнении обязанностей и  прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 

4 Ответственность 

      Архивист  несет ответственность:

      1. За ненадлежащее исполнение или  неисполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей  должностной инструкцией.

      2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

      3. За причинение материального  ущерба – в пределах, определенных  действующим трудовым и гражданским  законодательством РФ. 

Ответственный за разработку:

зав. отделом  копировально -

множительной  техники                       __________________              И.В.Юрченко 

                                        СОГЛАСОВАНО

                                        Начальник службы ДОУ  ЗАО «Вымпел»

                                        ______________________ А.А.Петров