Описание делопроизводства на предприятии

      Если  в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 
 

      3.1.4 Источники установления сроков хранения документов: 

      1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1988

      2. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973

      3. Перечень научно-технической документации, подлежащий приему в государственные архивы СССР. М., 1969

      4. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. М., 1987

      5. Тематический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение. М., 1980

      6. Организация документов на вычислительных центрах: Методическое пособие. М., 1981

3.1.5 Правила систематизации и индексации заголовков дел

      Формирование  дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

      Дела  формируются в структурных подразделениях.

      Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости  от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

      Контроль  за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

      При формировании дел необходимо соблюдать  следующие общие правила:

      - помещать в дело только исполненные  документы, в соответствии с  заголовками дел по номенклатуре;

      - группировать в дело документы  одного календарного года, за исключением переходящих дел;

      - раздельно группировать в дела  документы постоянного и временных  сроков хранения;

      - помещать в дела ксерокопии  факсограмм, телефонограммы на общих  основаниях;

      - в дело не должны помещаться  документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

      - по объему дело не должно  превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением “т. 1”, “т. 2” и т.д.

      Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

      Распорядительные  документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

      Все документы отчетного и информационного  характера по исполнению акта Генерального директора организации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

      Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

      Положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложениями к  ним и группируются вместе с указанными документами.

      Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

      Протоколы в деле располагаются в хронологическом  порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

      Утвержденные  планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

      Документы в личных делах располагаются  по мере их поступления.

      Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется  в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

      Каждое  дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

      Индекс  дела состоит из установленного в  ЗАО «Вымпел» цифрового обозначения  структурного подразделения и порядкового  номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. 

      В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для  переходящих дел индекс сохраняется. 
 
 
 
 
 
 

3.1.6 Правила оформления, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел 

      Дела  в ЗАО «Вымпел» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива ЗАО «Вымпел».

      В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение Д); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение Е); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение Ж); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

      Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

      1. Наименование организации - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

      2. Наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

      3. Индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти;

      4. Заголовок дела - переносится из номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти, согласованной с экспертно-проверочной комиссией федерального архива;

      5. Дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

      6. Количество листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

      Листы дел, состоящие из нескольких томов  или частей, нумеруются по каждому  тому или части отдельно.

      Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

      Подшитые  в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным  номером каждое вложение в конверте.

      После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая  располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

      Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

      7. Срок хранения дела - переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”.

      8.  Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

      На  обложках дел постоянного хранения предусматривается место для  наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций .

      По  окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

      Номенклатура  дел ЗАО «Вымпел» визируется заведующим архива, подписывается начальником службы ДОУ и после одобрения экспертной комиссии ЗАО «Вымпел» и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

      После утверждения номенклатуры дел ЗАО «Вымпел» структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

      Номенклатура  дел ЗАО «Вымпел» на предстоящий  календарный год составляется в  последнем квартале текущего года.

      Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

      Номенклатура  дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения  функций и структуры организации  разрабатывается новая номенклатура дел. 

    3.2 Указания по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения 

    «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» составлен в соответствии с «Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 7 июля 1993г., Положением об Архивном фонде РФ, утвержденным Указом Президента РФ, от 17 марта 1994г. №552, и с учетом положений иных правовых актов РФ и субъектов РФ, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.