Описание делопроизводства на предприятии

                                        от «___» __________________ 200__ г.

                                        Главный юрист ЗАО  «Вымпел»

                                        ____________________ Р.М. Голикова

                                        от «___» __________________ 200__ г.

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Генеральный директор ЗАО «Вымпел»

                                        _______________________В.В. Иванов  

                                        от «  ___ » ________________200 __ г. 
 

ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ 

секретаря - референта 

1 Общие положения 

      1. Секретарь-референт относится к  секретариату Генерального директора  и замов ЗАО «Вымпел».

      2. Секретарь-референт назначается  и  освобождается от должности приказом Генерального директора ЗАО «Вымпел».

      3. Кандидатура секретаря-референта  предварительно согласовывается  с начальником службы ДОУ.

      4. Секретарь-референт непосредственно  подчиняется начальнику службы  ДОУ.

      5. Секретарь-референт должен знать:

           1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.

           2. Структуру и руководящий состав  ЗАО «Вымпел» и его подразделений.

           3. Правила эксплуатации персонального компьютера. 

2 Должностные обязанности 

      Основными задачами секретаря-референта являются:

           1. Поддержание оперативной связи  с отделами ЗАО «Вымпел».

           2. Ведение делопроизводства.

           3. По поручению начальника службы  ДОУ передача необходимой документации или информации в отделы ЗАО «Вымпел».

           4. Работа с оргтехникой (компьютер,  факс, телекс и т.д.).

           5. Выполнение машинописной работы.

           6. Обеспечение своевременной доставки  в секретариат необходимых материалов: канцелярских принадлежностей, орг.техники и т.д.

           7. Осуществление бронирование номеров  в гостинице и ж/д и авиабилетов для сотрудников ЗАО «Вымпел». 

3 Права 

      Секретарь-референт имеет право:

           1.Ззнакомится с проектами решений  руководства ЗАО «Вымпел», касающихся  его деятельности.

           2. Вносить предложения по совершенствованию  работы, связанные с предусмотренными  настоящей инструкцией обязанностями.

           3. В пределах своей компетенции  сообщать заведующему архивом  о всех недостатках в деятельности  ЗАО «Вымпел», выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

           4. Требовать от руководства ЗАО  «Вымпел» оказания содействия  в исполнении обязанностей и  прав, предусмотренных настоящей  должностной инструкцией. 

4 Ответственность 

      1. Секретарь-референт  несет ответственность:

      1.1. За ненадлежащее исполнение или  неисполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей  должностной инструкцией.

      1.2. За правонарушения, совершенные  в процессе осуществления своей деятельности.

      1.3. За причинение материального  ущерба – в пределах, определенных  действующим трудовым и гражданским  законодательством РФ.

      2. Секретарь-референт персонально  отвечает:

      2.1. За своевременную передачу информации.

      2.2. За качественное делопроизводство.

      2.3. За поддержание в работоспособном  состоянии орг. техники. 

Ответственный за разработку:

зав. отделом  копировально-

множительной  техники                        __________________            И.В. Юрченко 
 

                                        СОГЛАСОВАНО

                                        Начальник службы ДОУ  ЗАО «Вымпел»

                                        ______________________ А.А.Петров

                                        от «___» __________________ 200__ г. 

                                        Главный юрист ЗАО  «Вымпел»

                                        ____________________ Р.М. Голикова

                                        от «___» __________________ 200__ г. 
 
 
 
 
 
 
 

                                           УТВЕРЖДАЮ

                                           Генеральный директор ЗАО «Вымпел»

                                           ______________  В.В. Иванов

                                           от «___ » _________________ 200 __ г. 
 

ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ 

заведующего канцелярией 

1 Общие положения 

      1. На должность заведующего канцелярии  назначается лицо, имеющее среднее  профессиональное образование без  предъявления требований к стажу  работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

      2. Назначение на должность заведующего  канцелярии и  освобождение  от нее производится приказом  Генерального директора ЗАО «Вымпел».

      3. Заведующий канцелярии должен знать:

           3.1 Постановлении, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающихся организации делопроизводства.

           3.2 Единую государственную систему делопроизводства.

           3.3 Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

           3.4 Структуру ЗАО «Вымпел».

           3.5 Правила внутреннего трудового распорядка.

           3.6 Правила и нормы охраны труда.

      4. Заведующий канцелярии в своей деятельности руководствуется настоящей должностной инструкцией.

      5. Заведующий канцелярии подчиняется  начальнику службы ДОУ. 

2 Должностные обязанности 

      Основными задачами заведующего канцелярии являются:

      1. Организует работу канцелярии.

      2. Обеспечение работников службы  делопроизводства в ЗАО «Вымпел» необходимыми материалами, инвентарем, оборудованием, орг.техникой, техническими средствами управленческого труда.

      3. Руководит работниками канцелярии. 

3  Права 

      Заведующий  канцелярии  имеет право:

      1.Знакомиться  с проектами решений руководства  ЗАО «Вымпел», касающихся его  деятельности.

      2. Вносить предложения по совершенствованию  работы, связанные с предусмотренными  настоящей инструкцией обязанностями.

      3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности ЗАО «Вымпел», выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

      4. Требовать от руководства ЗАО  «Вымпел» оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 
 
 
 
 

4 Ответственность 

           Заведующий канцелярией несет  ответственность:

           1. За ненадлежащее исполнение  или неисполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

           2. За правонарушения, совершенные  в процессе осуществления своей  деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

           3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 

Ответственный за разработку:

зав. отделом  копировально-

множительной  техники                        __________________              И.В.Юрченко 
 

                                        СОГЛАСОВАНО

                                        Начальник службы ДОУ  ЗАО «Вымпел»

                                        ______________________ А.А. Петров

                                        от «___» __________________ 200__ г. 

                                        Главный юрист ЗАО  «Вымпел»

                                        ____________________ Р.М. Голикова

                                        от «___» __________________ 200__ г. 
 
 
 
 
 

2 Организация документооборота 

2.1 Порядок движения входящих документов 

      Движение  документов в учреждении с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот  учреждения.

      Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в предприятии ЗАО «Вымпел», должна отвечать следующим требованиям:

      – прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно  регулироваться и оптимально осуществляться;

      – следует исключать инстанции  прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;

      – в порядке прохождения и в  процессе обработки основных категорий  документов необходимо добиваться максимального единообразия.

      Прием и первоначальная обработка поступающей  корреспонденции в учреждении осуществляется экспедицией.

      Первоначальная  обработка поступающей корреспонденции  заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в учреждение и подготовке корреспонденции в передаче по назначению.