Описание делопроизводства на предприятии

      Проверка  правильности доставки имеет целью  выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

      Все конверты, за исключением личной корреспонденции  и писем в адрес общественных организаций вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов  и наличие вложенных в них  документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

      Документы в экспедиции сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов).

      Нерегистрируемые  документы и документы с пометкой “лично” непосредственно передаются по назначению.

      Регистрируемые  документы передаются по назначению после их рассмотрения. Для этого документы на имя руководства учреждения и документы без указания конкретного адресата передаются в секретариат.

      При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться положениями  об учреждении и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами, номенклатурой дел, примерными схемами движения документов и другими материалами.

      В секретариате производится предварительное рассмотрение поступивших документов. При этом устанавливается должностное лицо или подразделение, которому следует передать на рассмотрении или исполнение поступивший документ.

      Документы, подлежащие регистрации, после предварительного их рассмотрения регистрируются в группе регистрации, после чего передаются по назначению.

      Документы могут быть зарегистрированы после  рассмотрения соответствующими должностными лицами. В этом случае одновременно с заполнением регистрационной  карточки осуществляется перенос на карточку текста резолюции, проставляются  индексы подразделения-исполнителя и документа: документ ставится на контроль (если это необходимо).

      Передача  документов на рассмотрение или исполнение производится исходя из содержания и  важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений  или должностных лиц, которым документ направляется.

      Документы, адресованные должностным лицам, как  правило, следует направлять непосредственно  им. Если установлено, что документы  адресованы неправильно, то их необходимо передать по назначению (согласно содержанию).

      Руководству учреждения передаются документы партийных, правительственных и вышестоящих  административных органов, а также  другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства.

      Остальные документы передаются руководителям  структурных подразделений либо непосредственно исполнителям.

      В экстренных случаях документы, подлежащие рассмотрению руководством учреждения или его подразделений, могут  быть переданы исполнителям, с последующим докладом о них руководителю.

      Документы должны передаваться руководству или  непосредственным исполнителям в день их поступления.

      Когда в поступившем документе имеется  ссылка на другие документы, последние  подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

      Рассмотрение  документов должно производиться в  кратчайший срок (как правило, в день поступления документа).

      Документы, которые исполняются несколькими  подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях.

      Одновременно  рассылка в копиях применяется в  том случае, если документ подлежит исполнению несколькими соисполнителями  или с документом в короткий срок следует ознакомить ряд должностных лиц.

      Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется  право созыва соисполнителей.

      Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан немедленно организовать его исполнение в установленный срок.

      Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все  необходимые материалы. Соисполнители  в равной мере несут ответственность  за своевременную и качественную подготовку проектов документов.  
 
 
 

 

 

Схема движения входящих документов в ЗАО «Вымпел» 
 
 
 
 
 

 

 
 
 

 
 
 
 
 

 

    

2.2 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки.  

      Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, визировании (в необходимых случаях), подписания (утверждения), регистрации и отправке.

      Для предварительного ознакомления и согласования проект документа может быть размножен  и одновременно передан всем участвующим в его подготовке организациям и лицам.

      До  передачи подготовленного документа  на подпись исполнитель должен проверить  его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и  приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

      Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных  подразделений.

      Документы, не требующие подписи руководителя учреждения, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

      Подписанные документы регистрируются и передаются в экспедицию для отправки.

      Отправка  ответов на предложения, заявления  и жалобы граждан производится через  бюро писем.

      Обработка отправленной корреспонденции в  экспедиции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление  списка на заказанную почту и сдача  в отделение связи.

      Документы передаются в экспедицию полностью  оформленными с пометкой о категории  почтового отправления (кроме простых  отправлений). Отправлять документы  заказной почтой без крайней необходимости  не рекомендуется.

      В экспедиции проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы  возвращаются исполнителям.

      Для документов, направляемых постоянным адресатам, используются конверты с  адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.

      Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

      Документы, переданные в экспедицию на обработку, должны быть обработаны и отосланы в тот же день.  

Схема движения исходящих  документов

 

      Внутренние  документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах самого учреждения.

      Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

      Проекты распорядительных документов после  подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую  службу учреждения (юрисконсульту) для проверки правильности содержания подготовленных документов действующему законодательству. После подписания указанные документы регистрируются и пересылаются для исполнения или ознакомления в подразделения учреждения, а в необходимых случаях – за его пределы.

      Особенностью  прохождения протоколов является отсутствие этапа подготовки проекта документа, его согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным  лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

      Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние документы  оперативного характера рассматриваются  должностным лицом, которому они  направлены, после чего в общем  порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.

      Доставка  документов внутри учреждения осуществляется курьерской связью или с помощью  технических средств.

      Курьерами доставляются по назначению все входящие, исходящие и внутренние документы. Документы в пределах структурного подразделения могут доставляться секретарем. В предприятии ЗАО «Вымпел» осуществляется  не менее двух доставок в день. Срочная документация доставляется немедленно.

      Порядок доставки документов курьерами фиксируется  в графе доставки документов, устанавливающем  время и маршруты курьерской связи.

Графики курьерской связи могут разрабатываться  сроком на месяц, квартал, полугодие  и год. Полугодовые и годовые маршруты разрабатываются при стабильных структуре и объеме документооборота учреждения.

В предприятии организуется кольцевая курьерская связь, включающая в один маршрут все структурные подразделения.

      Прием и передача входящих, исходящих и  внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или других учетных формах. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.

      Передача  документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность канцелярия предприятия или группа контроля, где был зарегистрирован документ. В регистрационных карточках делается пометка о передаче документа.

      Контролируемые  и другие наиболее важные документы  передаются через канцелярию или группу контроля, контролирующую исполнение документа.  

2.3 Учет объема документооборота  

      В учреждениях следует осуществлять учет объема документооборота. Под  объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и  внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель – количество экземпляров (копий) документов.

      Раздельному учету подлежит количество входящих, исходящих и внутренних документов, а также предложений, заявлений и жалоб граждан. В предприятии подсчитывание общего количества документов по видам, структурным подразделениям и корреспондентам (адресатам) применяется при необходимости.