Описание делопроизводства на предприятии

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение профессионального  высшего образования

«Сибирский  государственный индустриальный университет» 

Кафедра управления качеством и документоведения 
 
 
 
 

ОПИСАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ЗАО «ВЫМПЕЛ»

(Курсовая работа по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления») 
 
 
 

Руководитель:        

зав.кафедрой                                                                                   А.В.Феоктистов 
 

Выполнил:

студентка крупы ЭД-04                                                                    А.Г. Сукиасян 
 
 
 
 

Новокузнецк - 2007

Содержание  

Введение………………………………………………………………………………...4

1. Организация службы делопроизводства

 1.1 Структура службы ДОУ ЗАО «Вымпел»……………………………………….5

 1.2 Положение о службе ДОУ ЗАО «Вымпел»……………………………………..6

 1.3 Должностные  инструкции работников службы  ДОУ ЗАО «Вымпел»………12

2 Организация  документооборота

 2.1 Порядок  движения входящих документов…………………………………….22

 2.2 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки……………………………………………………………………………..27

 2.3 Учет объема документооборота………………………………………………..30

 2.4 Регистрация документов………………………………………………………..31

3 Номенклатура  дел

 3.1 Требования  нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел……………………………………………………...32

      3.1.1 Виды номенклатур дел…………………………………………………...32

      3.1.2 Типы номенклатур дел…………………………………………………...33

      3.1.3 Правила формулирования заголовков  дел……………………………...34

      3.1.4 Источники установления сроков хранения документов………………38

      3.1.5  Правила систематизации и индексации  заголовков дел………………38

      3.1.6 Правила оформления, подписания, согласования  и утверждения номенклатуры дел……………………………………………………………………..41

 3.2 Указания по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения………………………….44

      3.2.1 Порядок применения перечня в  делопроизводстве……………………44

      3.2.2 Дифференциация сроков хранения  документов по группам организаций……………………………………………………………………………46

      3.2.3 Схема построения перечня и  его научно-справочный аппарат………47

      3.2.4  Анализ номенклатуры дел  ЗАО  «Вымпел»…………………………...50

4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

 4.1 Формирование  дел………………………………………………………………53

2. Экспертиза ценности документов……………………………………………53

 4.3 Организация  проведения экспертизы ценности  документов………………...56

 4.4 Порядок  проведения экспертизы ценности  документов……………………...58

 4.5 Подготовка  документов к передаче в   архив…………………………………..60

5 Инструкция по делопроизводству в ЗАО Вымпел»………………………………61

Заключение…………………………………………………………………………….63

Список  использованных источников………………………………………………...64

Приложение 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      В каждой организации имеются документы. Организация будет являться успешной, если управление документацией будет осуществляться с помощью специальной службы - делопроизводство.  На многих предприятиях и организациях наблюдаются многочисленные ошибки в организации делопроизводства. Необходим более четкий контроль над управлением документацией, т.к. даже небольшие ошибки могут привести к серьезным последствиям для предприятия.

    Цель  данной курсовой работы – составить  и проанализировать службу документационного  обеспечения управления условной организации.

    Задачи:

1. изучить имеющуюся литературу по данной проблеме;
2. проанализировать службу делопроизводства условной организации;
3. выявить ошибки в структуре документационного обеспечения управления;
4. научиться разрабатывать нормативные документы.

Метод исследования – анализ и синтез литературных источников.

    Имеющаяся литература по рассматриваемой проблеме, и материалы данной курсовой работы в частности, будут полезны не только для руководителей, осуществляющих свою деятельность в различных сферах управления, но и для студентов, обучающихся по специальности «Документоведение» (350800), и просто для всех желающих расширить свои знания в области управления документацией.

  
 
 

 

1 Организация службы делопроизводства 

1.1 Структура службы ДОУ ЗАО «Вымпел»

 

                                             

1.2 Положение о службе ДОУ ЗАО «Вымпел» 

                            УТВЕРЖДАЮ

                                                                     Генеральный директор ЗАО «Вымпел»                                             

________________      В.В. Иванов

                                              от «       » __________  200__г.     
 

    ПОЛОЖЕНИЕ

     
О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ  

    1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

      1.1. Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций предприятия ЗАО «Вымпел».

      1.2. Документационное обеспечение управления в предприятии ЗАО «Вымпел» осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия ЗАО «Вымпел».

      1.3. Состав и структура службы ДОУ определяется руководством предприятия ЗАО «Вымпел».

      1.4. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

      1.5. Работа службы ДОУ регламентируется настоящим Положением об этой службе. Деятельность работников - регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований государственного стандарта ДОУ и утверждаются руководителем предприятия ЗАО «Вымпел» или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

      1.6. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, государственным стандартом ДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

      1.7. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

      1.8. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования. 

      2 ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ  СЛУЖБЫ ДОУ 

      2.1. Основной целью службы ДОУ является организация руководства, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

      2.2. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

      1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

      2. Обеспечение единого порядка документирования организации работы с документами, информационно-поисковых систем контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с Единым Государственным стандартом ДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами.

      3. Сокращение документооборота, количества форм документов и документов.

      4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в ЗАО «Вымпел», прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации. 

    3 ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ  ДОУ 

      В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие  функции:

      1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия ЗАО «Вымпел», внесение в них изменений.

      2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

      3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

      4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

      5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

      6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

      7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

      8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

      9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

      10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями предприятия ЗАО «Вымпел» дел подлежащих сдаче в архив.

      11. Организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде РФ.