Цели и задачи службы делопроизводства на предприятии

Основной целью  службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и  реализация работ по документационному  обеспечению.

В состав типовых  функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим  функциям относятся:

осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки  поступающих документов;

регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

ведение информационно-справочной работы по документам организации;

машинописное  изготовление документов (набор текста на компьютере);

копирование, тиражирование  и оперативное размножение документов;

разработка и  проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных  функций службы ДОУ  выделяются:

подготовка к  докладу руководству поступающих  документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

организация рабочих  мест работников делопроизводственной службы, в т. ч. АРМ, условий труда  сотрудников делопроизводствен­ной  службы;

организация делопроизводства по обращениям граждан;

разработка (совместно  с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних доку­ментов);

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных  подразделениях организации дел, подлежа­щих  сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

обеспечение хранения дел и оперативного использования  документной информации.

Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных  норматив­ных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний  и консультирование по вопросам, относящимся  к компетенции делопроизводственной службы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Цели  и задачи службы ДОУ

1.Основными целями  службы ДОУ являются организация,  координация и реализация работ  по документационному обеспечению  управления.

2.Служба ДОУ  решает следующие задачи:

3.Обеспечивает  единый порядок документирования, организации работы с документами,  построения поисковых систем; осуществляет контроль за исполнением и подготовкой документов к передаче в архив предприятия в соответствии с нормативными и иными документами.

4.Проводит работу  по сокращению документооборота, унификации форм документов.

5.Обеспечивает разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии и подведомственных ему структурах.

6.Совершенствует  формы и методы работы с  документами. 

Функции службы ДОУ

1.Для реализации  возложенных задач служба ДОУ осуществляет следующие функции:

2.Проектирует  бланки документов, разрабатывает,  внедряет и ведет табель и  альбом унифицированных форм  документов предприятия.

3.Осуществляет экспедиционную обработки, регистрацию документов и учетно-справочную работу по документам.

4.Организует  своевременное рассмотрение и  подготовку к докладу руководству  поступающих документов, осуществляет  контроль за правильностью оформления  документов, представляемых на подпись  руководству.

5.Организует  контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.

6.Организует  машинописное изготовление, копирование  и оперативное размножение документов.

7.Разрабатывает  номенклатуру дел организации,  обеспечивает хранение дел и  оперативное использование документной  информации.

8.Рассматривает  и организует работу по приему  по личным вопросам граждан,  их предложениям, заявлениям и жалобам.

9.Организует  контроль за работой с документами  в структурных подразделениях  организации.

10.Разрабатывает  совместно с соответствующими  структурными подразделениями организации  мероприятия по совершенствованию  форм и методов работы с  документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

11.Осуществляет  контроль за правильностью оформления  и формирования структурными  подразделениями организации дел,  подлежащих сдаче в архив.

12.Организует  работу архива в соответствии  с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ФАС России.

13.Повышает квалификацию  работников службы ДОУ, проводит  совещания и консультирование  по вопросам документационного  обеспечения.

14.Организует рабочие места, в том числе автоматизированные, совершенствует технологию работы на основе применения современных средств вычислительной и организационной техники.