Описание делопроизводства на предприятии

3.2.1 Порядок применения перечня в делопроизводстве 

      Применение  перечня при разработке ведомственных  и отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел, перечней и номенклатур дел для отдельных учреждений предполагает предварительное уяснение схемы перечня и обстоятельное знакомство с той документацией его соответствующих разделов и подразделов, которая может иметь место при документировании деятельности учреждений, организаций и предприятий того или иного ведомства. Наименование соответствующих документов и вопросов их содержания, указанные в перечне, конкретизируются с учетом специфики деятельности ведомства и распределяются согласно структуре ведомственного перечня. Особое внимание должно быть уделено уточнению наименований источников комплектования, которые должны соответствовать принятой системе и структуре учреждений данного ведомства. При составлении  типовых и примерных номенклатур дел требуется более четкое, чем это необходимо при  установлении постоянного хранения документов по звеньям перечня, определение того, в какой структурной части учреждения должен тот или иной документ получить обозначение «постоянно». Кроме того, при разработке типовых и примерных номенклатур следует помнить о необходимом уточнении, детализации (или объединении) ряда статей перечня, исходя из удобства ведения делопроизводства в учреждениях.

      Составление номенклатур дел и перечней документов, подлежащих передаче в госархив в отдельном, конкретном учреждении, должно базироваться, прежде всего, на применении ведомственного перечня или примерной (типовой) номенклатуры. Настоящий перечень при этом является контрольным инструментом, который помогает выявить ценные документы и обеспечить их планомерное поступление в государственные архивы.

      При пользовании перечнем следует учитывать, что для многих видов документов ценность их зависит от конкретного  содержания, авторской принадлежности и условий создания документа, поэтому приему может подлежать не вся документация данного вида, а лишь определенная ее часть, с учетом научного  и художественного значения конкретных документов. Это относится прежде всего к документам, которым ведомственными перечнями установлены были сроки хранения с отметкой «ЭПК» (судебные дела, истории болезней, авторские рукописи, письма и заявления трудящихся и т.п.). В примечаниям к подобным статьям  в перечне сделаны соответствующие оговорки о необходимости отбора документов из общего комплекса документов данного вида с учетом их конкретного содержания.

      Перечень  включает документы, образующиеся при  документировании однотипных (общих  для всех) управленческих функций, выполняемых  учреждениями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

      Перечень  предназначен для использования  в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и  уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций.

      Перечень  служит целям сохранения, организации  и качественного пополнения состава  Архивного фонда РФ. Он используется для формирования дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочной комиссии архивных органов и экспертной комиссии организаций. 

3.2.2 Дифференциация сроков хранения документов по группам организаций  

    Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы  на хранение в государственные, муниципальные  архивы или же не поступают.

    Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

    Организации, документы которых не поступают  на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов.

    Организации – источники комплектования архива делятся на две группы:

       - источники комплектования полного  приема;

       - источники комплектования выборочного  приема.

    Источники комплектования полного приема –  это организации, находящиеся в  зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе (под «полным комплексом» документов понимается совокупность документов имеющих постоянный срок хранения).

    Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации  из числа определенного вида, находящиеся  в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.

    При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно  поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе (состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организации), а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию.

    При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.

    Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом.  Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

3.2.3 Схема построения перечня и его научно-справочный аппарат 

      Перечень  построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

      Перечень  состоит из 12 разделов:

      - раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию ДОУ и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;

      - разделы 2-4 включают документы,  последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение  организаций;

      - раздел 5 содержит документы об  организации и осуществление экономических, научно-технических и культурных связей организаций;

      - раздел 6 включает документы об  информационном обслуживании деятельности  организаций;

      - раздел 7 включает документацию по  трудоустройству, организации труда,  нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

      - раздел 8 содержит документы о  работе с кадрами: приеме, перемещении,  увольнении работников, повышение  их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

      - раздел 9 содержит документацию о  материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

      - раздел 10 включает документацию  по административному и хозяйственному  обслуживанию организаций: соблюдению  правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;

      - раздел 11 содержит документацию, отражающую  социально-бытовые вопросы, в  том числе социальное страхование,  жилищно-бытовые вопросы, организацию  досуга;

      - раздел 12  содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).

      Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и  общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-ом, 3-ем и 4-ом разделах Перечня; в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.

      Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемые профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7-ой и 11-ый разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных.

      Документы в разделах и подразделах Перечня  расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью. 
 
 
 
 

    3.2.4  Анализ номенклатуры дел  ЗАО «Вымпел» 

      Проанализировав номенклатуру дел ЗАО «Вымпел», были выявлены недостатки в ее оформлении и содержании.

      На  грифе утверждения отсутствует  дата подписания данной номенклатуры дела.

      Пример:          
 

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                                 Генеральный директор

                                                 ________________ В.В.Иванов

                                                        (подпись) 

        Если документ утверждается конкретным  должностным лицом, то гриф  утверждения состоит из следующих  элементов: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование  должности, подпись, инициалы  и фамилия лица утвердившего  документ, дата утверждения.

      Пример:  

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                                 Генеральный директор

                                                 _______________ В.В.Иванов

                                                        (подпись)

                                                 «___»_____________200__г.  

      В соответствии с Перечнем типовых  документов со сроками хранения выявлены ошибки в указании  сроков хранения документов: 

      5 Отдел информационно-издательской деятельности и рекламы

      5-4   Договор на изготовление печатной  продукции и рекламы  3г. –  статья 256, срок хранения должен  составлять не менее 5 лет.

      5-7  Образцы рекламных изданий  3г.  – статья 259, срок хранения до  минования надобности. 

      11 Отдел маркетинга

      11-3  Конъюнктурные обзоры  10л. -  статья 111, хранить постоянно. 

      14 Бухгалтерия