Описание делопроизводства на предприятии

      Учет  объема входящих и исходящих документов производится при первоначальной обработке или отправке документов (в экспедиции).

      Подсчет внутренних документов осуществляется по месту подготовки или исполнения (использования) документа так, чтобы  каждый документ учитывался только один раз.

      Данные  об объеме документооборота периодически (ежемесячно) суммируются в канцелярии в специальной форме.

      Данные  о документопотоках и объеме документооборота должны систематически анализироваться  и учитываться при установлении структуры и штатной численности  делопроизводственной службы предприятия, осуществлении мероприятий по усовершенствованию постановки делопроизводства на предприятии и его механизации, для анализа загруженности в работе подразделений учреждения и деятельности учреждения в целом.

      Для учета объема документооборота и анализа документопотоков может использоваться вычислительная техника.  

      2.4 Регистрация документов 

      Регистрации подлежат все документы, требующие  учета исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

      Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. 
 
 
 
 
 

3 Номенклатура дел 

3.1 Требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел 

      Номенклатура  дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. 

      3.1.1 Виды номенклатур дел 

      Различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

      Типовая номенклатура дел составляется для  однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она  устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

      Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием  их индекса и носит рекомендательный характер.

      Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств и ведомств РФ и союзных республик, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с экспертной комиссией министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

      Номенклатура  дел организации составляется службой  документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций. (Приложение А)

      Номенклатура  дел организации, предварительно согласованная  с экспертной комиссией организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. (Приложение Б)

      Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с экспертной комиссией и экспертной комиссией вышестоящей организации.

      При составлении номенклатуры следует  руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения "Основными правилами работы ведомственных архивов" (1986г.). 

3.1.2 Типы номенклатур дел 

      Тип номенклатур дел: сводная номенклатура дел - составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива организации.

      Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется — ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации.

      После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения организации, получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

      Сводная номенклатура дел печатается в необходимом  количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий — применяется в архиве организации. Четвертый — в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

      Сводная номенклатура дел в конце каждого  года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

      Сводная номенклатура дел составляется и  согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального органа исполнительной власти.

      Названиями  разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации. 

      3.1.3 Правила формулирования заголовков дел 

      В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом) номенклатура дел, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.

      Каждое  дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит  из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

      В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

      Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

      В графе 1 номенклатуры дел проставляются  индексы каждого дела, включенного  в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации, цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

      В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для  переходящих дел индекс сохраняется.

      В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

      Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

      Не  допускается употребление в заголовке  дела неконкретных формулировок (“разные  материалы”, “общая переписка” и т.д.), а также вводных слов и сложных  оборотов.

      Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых  в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

      В заголовках дел, содержащих документы  по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

      Например:

      Документы о проведении тематических выставок 
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

      В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

      В заголовках дел, содержащих переписку  с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается  их общее видовое название.

      Например:

      Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

      В заголовках дел, содержащих переписку  с разнородными корреспондентами, последние  не перечисляются.

      Например:

      Переписка об организации семинаров  и совещаний  
по вопросам документирования управленческой деятельности

      В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется  только с ним.

      Например:

      Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы

      При обозначении в заголовках дел  административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

      Например:

      Переписка с главами администраций областей  
о социальной защите населения

      Если  содержание дела касается одной административно-территориальной  единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

      Например:

      Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара)  
об использовании архивных документов

      В заголовках дел, содержащих плановую или  отчетную документацию, указывается  период (квартал, год) на (за) который  составлены планы (отчеты).

      Например:

      Годовые отчеты ЗАО “Болшевский  текстиль”  
о работе автотранспорта

      Если  дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем  при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

      Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

      Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

      Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

      В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его  отсутствии — по типовой или примерной  номенклатуре дел или согласованный  с Федеральной архивной службой России срок хранения.

      В графе 5 “Примечание”: указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.