Организация делопроизводства предприятия

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования  “Ростовский государственный университет  путей сообщения”

(РГУПС) 
 

Кафедра «Документоведение  и информационное

обеспечение управления» 
 
 
 
 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ 
 
 

Курсовая  работа по дисциплине

«Делопроизводство и его компьютеризация» 
 

Выполнил:                                                                      студент группы ГСТ3-037

Ю. И. Краснова

Проверил:                                                                                             к.и.н. доцент

Л.Ю. Сербинович 
 
 

Ростов-на-Дону

2010

          Содержание

Введение…………………………………………………………………………3-4

1. Подготовка  предприятия к началу деятельности…………………………….5

1.1 Описание  деятельности предприятия……………………………………..5-6

1.2 Организация  документооборота………………………………………….. 7-9

2. Организационно-правовая  документация ООО «COSMOPOLITEN»…10-16

3. Распорядительная  документация ООО «COSMOPOLITEN»…………  17-18

4. Система  справочно-информационной документации ООО«COSMO»..19-22

5. Документы  предприятия по личному составу…………………………..23-24

6.Использование инфо. технологий при работе с документами………… 25-28

Заключение………………………………………………………………………29

Список использованных источников и используемой литературы………….30

Приложение  А........................................................................................................31

Приложение  Б........................................................................................................32

Приложение В………………………………………………………………..33-35

Приложение Г………………………………………………………………......36

Приложение Д……………………………………………………………….37-41

Приложение  Е …………………………………………………………………...42

Приложение  Ж…………………………………………………………………...43

Приложение  З………………………………………………………………......44

Приложение И………………………………………………………………45-46

Приложение  К……………………………………………………………………47

Приложение  Л……………………………………………………………………48

Приложение  М…………………………………………………………………...49

Приложение  Н……………………………………………………………………50

Приложение  О……………………………………………………………………51

Приложение  П……………………………………………………………… .52-53

Приложение  Р………………………………………………………………......54

Приложение  С……………………………………………………………………55

Приложение Т……………………………………………………………… ..56-59 
        Введение 

     В данной курсовой работе мы разрабатываем комплекс документации условного предприятия ООО«COSMOPOLITEN». Для того чтобы организовать деятельность условного предприятия необходимо: выбрать наименование предприятия; его организационно-правовую форму; с использованием графических редакторов (Adobe Photoshop, Corel Draw) создать фирменный товарный знак; определить виды деятельности предприятия; подготовить учредительные документы и документы для регистрации; зарегистрировать предприятие и встать на учет в соответствующих органах; получить лицензию (если это предусмотрено законодательством РФ для данного вида деятельности). Для рациональной организации делопроизводства условного предприятия необходимо: дать общую характеристику документооборота; подробно изучить комплекс организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и кадровой документации; продумать автоматизированные рабочие места служащих.

     Цель  данной курсовой работы состоит в  разработке комплекса документации предприятия ООО «COSMOPOLITEN», необходимого для осуществления деятельности.

     Для достижения поставленной цели необходимо реализовать следующие задачи:

• произвести подготовку предприятия к началу деятельности;
• подготовить учредительные документы, разработать фирменный товарный знак;
• изучить организационно-правовую документацию ООО «COSMOPOLITEN»;
• исследовать систему справочно-информационной документации ООО «COSMOPOLITEN»;
• для наиболее полного раскрытия вопроса также рассмотреть документы предприятия по личному составу;
• рекомендовать использование информационных технологий при работе с документами;
• Проанализировать автоматизированное рабочее место ( АРМ) одного из служащих (секретаря).

     Данная  курсовая работа состоит из введения, шести глав, заключения и 18 приложений.

 

      1. Подготовка предприятия  к началу деятельности 

     1.1 Описание деятельности  предприятия 

     В данной курсовой работе создается условное предприятие, в форме общества  с ограниченной ответственностью под названием «COSMOPOLITEN».

     ООО «COSMOPOLITEN — это, прежде всего, нестандартный взгляд на возможности отечественного туризма, умение использовать богатый потенциал самых необыкновенных туристских объектов нашей страны. Отдых, лечение, экскурсии, спортивный или экстремальный туризм – для нас нет ничего невозможного. Собственные гарантированные номера в лучших санаториях и пансионатах Кавказских Минеральных Вод и Черноморского побережья Кавказа, заранее забронированные гостиницы на популярных российских горнолыжных и морских курортах, возможность обеспечить любой вид отдыха в уникальных природных местах – от Калининграда до Байкала – все это позволяет с уверенностью заявить нам, что на сегодняшний день  компания «COSMOPOLITEN»  является крупнейшим туроператором Южного федерального округа по внутреннему туризму.

     ООО «COSMOPOLITEN» организовано 20марта  2003 г.  в г. Ростов-на-Дону. Уже за столь короткий срок – 7 лет – мы добились значительных результатов.

     Фирменный товарный знак охраняется Законом как  интеллектуальная собственность его  владельца и подлежит обязательной государственной регистрации (Закон  РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» № 3520-1 от 23.09.1992 г.)

     Общество  с ограниченной ответственностью (ООО) – это коммерческая организация, учредителем которой выступает одно или несколько физических или юридических лиц, которые несут ответственность по обязательствам общества и риск убытков в пределах только внесенных им вкладов.

     Для учреждения ООО необходимо заключить  учредительный договор, в котором  определяются наименование фирмы, местонахождение  и направление деятельности предприятия, а также указываются размеры уставного капитала и долевое участие в нем членов общества.

     Обязательным  для любого предприятия, вне зависимости  от его организационно-правовой формы, является Устав, который регламентирует деятельность предприятия.

     Цель  деятельности коммерческого предприятия любо организационно-правовой формы – извлечение прибыли. Получение прибыли зависит от видов деятельности, которые указываются в Уставе предприятия.

     Предприятие может начать осуществлять свою деятельность только после регистрации и постановки на учет в соответствующие органы. При регистрации предприятия регистрирующий орган проводит экспертизу на уникальность наименования предприятия и вносит данные о создаваемом предприятии в единый реестр юридических лиц. В случае принятия регистрирующим органом положительного решения, оно выдает зарегистрированному предприятию свидетельство о государственной регистрации, дающее ему статус юридического лица. После получения свидетельства о регистрации предприятия необходима его постановка на учет в: районную налоговую инспекцию, пенсионный фонд, районный комиссариат, фонд социального страхования, фонд медицинского страхования, фонд занятости.

     Для эффективной работы предприятия, приобретения им клиентов и завоевания рынка необходимо тщательно продумать рекламу. 

 

      1.2 Организация документооборота 

     Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Документ – материальный носитель данных, записанной на нем информации, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки.

     Документирование – процесс записи информации на различные носители по установленным правилам.

     Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку  информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

     Документооборот – это порядок движения документов в организации.

     Документооборот можно разделить на следующие  этапы:

     - экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

• Предварительное  рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (ДОУ);
• организация рационального движения документов внутри организации;

     - экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

     Документооборот предприятия образуют:

     - организационные документы – Устав, Положения о структурных подразделениях, Штатное расписание, должностные инструкции руководства и служащих отделов;

• распорядительные документы – всевозможные приказы и распоряжения всех уровней;
• справочно-информационные и справочно-аналитические документы – заявления, обращения граждан по различным вопросам, регистрационно-контрольные карточки, докладные и объяснительные записки, акты, факсы, справки, сводки, отчеты, а также весь комплекс переписки;
• документы по личному составу, т.е. кадровая документация;
• отчетно – статистические документы  –  статистические отчеты, таблицы;
• бухгалтерские документы;
• другие группы документов, связанные с профессиональной деятельностью отделов и служб.

     Каждый  отдел предприятия создает и  обрабатывает свой поток информации, который вливается в общий, образуя документационный оборот предприятия. Таким образом, документопоток движется как сверху вниз, т.е. от высшего руководства к структурным подразделениям и их отделам, так и в обратном направлений – снизу вверх.

     В то же время каждое структурное подразделение  работает со своим блоком информации, касающейся исключительно его деятельности. То же относится к внутренним отделам  структурных подразделений (служб).

     Обмен информацией также происходит по горизонтали, т.е. от одного отдела к другому, от структурного подразделения к другому структурному подразделению.

     Отдельный поток информации представляет входящая документация. Ее распределением и  обработкой занимается служба документационного  обеспечения управления, которая направляет документы в зависимости от их содержания и назначения в то или иное структурное подразделение. Таким образом, входящие документы вливаются в документооборот структурных подразделений и их отделов.

     Установление  порядка движения документов, или управление документацией предприятия заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота, в том числе технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения, организацию хранения документов. Организацией документооборота предприятия занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

     Современное делопроизводство характеризуется  тем, что основной поток документации создается  с применением  компьютерных информационных технологий. Сегодня разработаны и активно внедряются в обращение – специальные системы автоматизации делопроизводства, например, «Дело», «АиТ», «Евфрат» и д.р.

     Данную  главу дополняют следующие приложения: А, Б. 

 

          2. Организационно-правовая документация

          ООО «COSMOPOLITEN» 

     Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса  документов, которые устанавливают  статус организации, ее компетенцию, структуру, штат, численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности, права, обязанности и ответственность работников.