Организация делопроизводства предприятия

• Размер доли участника  Николая Александровича Киреева составляет 50%от уставного капитала. Номинальная стоимость принадлежащей ему доли равна 300 тыс. рублей ( триста тысяч рублей), на момент государственной регистрации Общества названный участник вносит вклад в сумму 300 тыс. рублей ( триста тысяч рублей).
• Размер доли участника Анны Михайловны Соколовой  составляет 50% от уставного капитала. Номинальная стоимость принадлежащей ему доли равна 300 тыс. рублей ( триста тысяч рублей), на момент государственной регистрации Общества названный участник вносит вклад в сумму 300 тыс. рублей ( триста тысяч рублей).

    3 ПОСТАЕНОВИЛИ:

        Утвердить предложенный Уставной капитал ООО «COSMOPOLITEN», размер, номинальную стоимость, срок и порядок оплаты доли каждого участника.

    4 СЛУШАЛИ:

         Н.А. Киреев- об утверждении  Устава  ООО «COSMOPOLITEN.» в пределах редакции.

    4 ВЫСТУПИЛИ:

          А.М. Соколова- зачитывает редакцию Устава ООО «COSMOPOLITEN.».

   5 СЛУШАЛИ:

         Н.А. Киреев- об избрании директора ООО «COSMOPOLITEN».

    5 ВЫСТУПИЛИ:

         А.М. Соколова- предлагаю избрать генеральным директором ООО  «COSMOPOLITEN» Анну Михайловну Соколову. 

    5 ПОСТАНОВИЛИ:

         Избрать генеральным  директором  Общества с ограниченной ответственностью «COSMOPOLITEN» Н.А. Киреева.

 

Председатель  собрания:               Киреев                             Н.А. Киреев 

Секретарь:                                    Соколова                          А.М. Соколова 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Приложение  Д 

ООО «COSMOPOLITEN»	УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря генерального директора 27.09.2010г.	Генеральный директор _____ Н.А. Киреев                                 27.09.2010г

 

     1. Общие положения

     1.1 Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

     1.2 Основными задачами секретаря  является организационное и документационное  обеспечение деятельности генерального  директора.

     1.3 Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

     1.4 В своей деятельности секретарь  руководствуется:

• действующим законодательством РФ;
• Уставом предприятия;
• Положением о функциональных службах предприятия;
• правилами трудового распорядка;
• приказами (указаниями) руководства предприятия;
• нормативно – методическими материалами по организации делопроизводства;
• настоящей должностной инструкцией.

     1.5 Секретарь должен знать:

• структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;
• государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
• правила орфографии и пунктуации, инструкции по делопроизводству;
• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
• деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;
• правила ведения телефонных переговоров;
• правила техники безопасности и противопожарной защиты;
• приемы оказания первой медицинской помощи.

     1.6. Секретарь должен уметь:

• составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
• пользоваться средствами связи и организационной техникой;
• работать на компьютере в среде WINDOWS, с приложениями WORD, EXCEL;
• пользоваться базой данных;
• пользоваться возможностями Интернета;
• принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
• редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
• вести деловые переговоры.

     1.7 Во время отсутствия секретаря  генерального директора его замещает  секретарь структурного подразделения  или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором. 
 

     2. Основные задачи  и функции

     Основной  задачей секретаря является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.

     Для этого секретарь:

     2.1 Ежедневно в установленные сроки  получает и просматривает поступившие  документы, проводит их регистрацию,  выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

     2.2 Готовит проекты резолюций на  поступившие документы, согласует  их с генеральным директором.

     2.3 По указанию генерального директора  планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

     2.4 Ежегодно ведет контроль за  сроками исполнения документов  и устных поручений генерального  директора руководителями структурных  подразделений; информирует его  о состоянии исполнения.

     2.5 Готовит по поручению генерального  директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

     2.6 Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие  и компетентность приложений) исходящих  документов, переданных структурными  подразделениями на подпись генеральному директору.

     2.7 Готовит по поручению генерального  директора тексты его выступлений,  отчетов и докладов, выполняет  их редактирование, организует перепечатку  и считку этих документов.

     2.8 Ежедневно готовит для генерального  директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

     2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет  тематические обзоры по ним  и информирует генерального директора.

     2.10 Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

     2.11 По указанию генерального директора  ведет подготовку совещаний, обеспечивает  оформление и хранение протоколов.

     2.12 Организует выполнение указаний  и поручений генерального директора по бронированию номера в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

     2.13 Организует работу приемной, регулирует  поток посетителей, самостоятельно  решает вопросы о возможности  приема.

     2.14 Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

     3. Обязанности

     Для выполнения возложенных на него функций  секретарь обязан:

     3.1 Сохранять конфиденциальность информации.

     3.2 Выполнять распоряжения руководства.

     3.3 Придерживаться правил оформления  и сроков подготовки документов.

     3.4 Соблюдать правила делового общения,  нормы служебного этикета, служебную  субординацию.

     3.5 Обеспечивать сохранность документов.

     4. Права

     Секретарь генерального директора имеет право:

     4.1 Обращаться к руководителям структурных  подразделений организаций за  информацией по производственным  вопросам.

     4.2 Самостоятельно решать вопросы,  связанные с незапланированными  посещениями посетителей, телефонными  звонками.

     4.3 Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

     4.4 Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному  директору.

     4.5 Принимать участие в подборе  и расстановке кадров технического  персонала приемной.

     5. Ответственность

     Секретарь генерального директора несет ответственность  за:

     5.1 Нарушение действующего законодательства  РФ при подготовке документов.

     5.2 За не сохранность конфиденциальной  информации.

     5.3 Неиспользование предоставленных  прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

     5.4 Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству  организации.

     5.5 Неправомерное использование предоставленных  прав, а также использование их  в личных целях.

     6. Взаимосвязи

     Секретарь генерального директора в своей  деятельности взаимодействует:

     6.1 Со структурными подразделениями  по вопросам получения необходимой  информации и совместной подготовки  документов

     6.2 С юридической службой по вопросам  согласования проектов распорядительных документов.

     6.3 С вышестоящими организациями,  со сторонними организациями,  органами власти и управления  по вопросам получения и представления  документов, организации встреч  и контактов генерального директора

      Зам. директора                                                    А.Н. Киселева

      С должностной инструкцией ознакомлен

      Секретарь                                                     Д.С. Сидоренко

      27.09.2010 г.         

 

Приложение Е 

ПРИКАЗ  ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«COSMOPOLITEN»

ПРИКАЗ

«25» декабря 2010 г.                                        №34

г. Ростов-на-Дону

О переходе на электронную  систему «Amadeus»

 

      В связи с переходом с 01.01.2011 г. предприятия  на систему электронного бронирования( « Amadeus»)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Всем сотрудникам компании пройти  курс обучения для работы с электронной системой бронирования «Amadeus». (отв.– секретарь Сидоренко Д.С.)
2. По окончанию курса всем сотрудникам получить сертификат, разрешающий работу с новой системой. (отв.- секретарь Сидоренко Д.С.)

 
      

3. Сотрудники, не получившие сертификат, будут уволены. (отв.- секретарь Сидоренко Д.С.)

 
 
 
 

Генеральный директор                                  Н.А. Киреев