Организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях

ВВЕДЕНИЕ 

     Процесс управления присущ всем организациям, охватывающий технологический цикл, планирование, финансирование, подбор и расстановку кадров. Управление предприятием требует создание многих видов управленческих документов. Многие виды, этих документов, предприятия обязаны предъявлять при проверках со стороны налоговой службы, при комплексных документационных ревизиях проводимых аудиторами. Вся совокупность работы с документами начинается с момента их создания до передачи их в архив или уничтожения определяется понятием делопроизводство.

     В настоящее время в нашей республике существует несколько видов делопроизводства:

- общее;

- специальное;

- по  делам и обращениям граждан;

- секретное (конфиденциальное);

     Главной целью делопроизводства является - информационное обеспечение управления.

     По  мимо цели и других действий существуют и основные задачи делопроизводства:

- изготовление  необходимых документов;

- отражение  работы организации в документах;

- обеспечение  быстрого поиска нужной информации;

- контроль  за своевременным исполнением и правильность оформления документов;

- сохранность  коммерческой (государственной, служебной)  тайны;

- экономия  затрат времени и сил работы  организации;

     Прежде  чем начать разговор о самом делопроизводстве нужно ознакомиться с историей развития делопроизводства у нас в Белоруссии.

1. ИСТОРИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ НАЦИОНАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

     Государственная канцелярия ВКЛ являлась едва ли не единственным (кроме скарба) организационно-исполнительным учреждением в системе центрального государственного управления странной. Для решения возложенных на нее задач и функций она имела определенную структуру, и каждое ее структурное подразделение было укомплектовано штатом профессионально подготовленных служащих.

     Основными функциями канцелярии рассматриваемого периода были документальное обеспечение и оперативная организация деятельности главы государства - великого князя (господаря). Канцелярия принимала корреспонденцию, отправляла исходящие документы, готовила проекты различных документов, издаваемых великим князем, вела и хранила копейные книги - книги Метрики ВКЛ, куда заносилась документация с целью дальнейшего ее использования. В рамках оперативной организации деятельности господаря канцелярия принимала иски и жалобы частных лиц, подготавливала и передавала их на рассмотрение великого князя. Сотрудники канцелярии предварительно рассматривали и готовили к докладу главы государства корреспонденцию, докладывали ее содержание, организовывали документальное обслуживание заседаний великого князя и государственного совета ВКЛ - панов-рады. Кроме того, канцелярия проводила подготовку судебных заседаний господаря, объявляя ответчикам о вызове на господарский суд, а на основании приговоров организовывала и подготовительную работу по их обнародованию.

     Во главе канцелярии стоял канцлер. Эта должность с 1458 г. всегда совмещалась с должностью виленского воеводы - высшей светской должностью в ВКЛ. Именно через него великий князь передавал всевозможные приказы относительно деятельности канцелярии. Ближайшим помощником канцлера был наивысший или «таемный» секретарь (писарь) - его заместитель.

     В штате канцелярии действовал (впрочем, непродолжительное время) так же и старший писарь. Исполнительный аппарат канцелярии составляли писари и дьяки. В работе канцелярии принимали участие многочисленные личные писарские дьяки и канцелярские писари.

     В сфере документационного обслуживания между писарями не существовало никакой  дифференциации. Одни и те же писари готовили документы на различных  языках. В зависимости от языка, на котором составлялся документ, писари делились (до середины 40-х годов XVI в.) на «руских», т.е. тех, кто писал на старобелорусском языке, и на «латинских», имевших также наименование секретарей. Когда речь шла о подготовке документов, приносящих личный писарский доход, между «рускими» и «латинскими» писарями существовало строгое разделение труда. Только канцлер, наивысший секретарь и, очевидно, старший писарь пользовались прерогативной подготовки документов одновременно на двух этих языках. Для внешнеполитической переписки использовались также писари «арабские» и «татарские». Последние сами не составляли документы, а только переводили их.

     Общее руководство канцелярии возглавлял канцлер. До 1458 г., т.е. до занятия им должности виленского воеводы, ему  же принадлежало и реальное руководство учреждением, перешедшее с этого времени к наивысшему секретарю. Последний нес ответственность за деятельность канцелярии и, в частности, отвечал за потерю в ней документов. Наивысший секретарь осуществлял доклад великому князю по полученной корреспонденции. В обязанности наивысшего секретаря входило составление документов, решения, об издании которых принималось «таемной» радой - узким кругом лиц, представителей государственного совета ВКЛ (на заседание «таемной» рады обычные писари не допускались).

     Первоначально писарь в основном сам, собственноручно, составлял -«справовал» или «справлял» - проекты документов. Он являлся  знатоком «бета»   или  «справы  канцелярской»,  т.е.   формуляра  и  делового  стиля

документов. Писарь являлся непосредственным хранителем завершенных книг Метрики. Функции дьяков заключались преимущественно в переписке различных бумаг: чистовиков документов, готовых документов - в копийные книги, множения документов и т.д. Дьяки исполняли прямые приказы писарей относительно поиска в книгах Метрики необходимых документов.

     С 1520-х годов произошли изменения  в служебном статусе писарей  канцелярии. Они превратились в реальных организаторов и руководителей  учреждения. Это привело к перераспределению  работы внутри канцелярии. Со второй половины 1520-х годов обязанность подготовки проектов документов перешла к дьякам. С 20 - 30 годов XVI в. формируются группы дьяков, специализирующихся на исполнении определенных видов работы: подготовке проектов документов, ведении книг Метрики. Опечатывание исходящих документов осуществлял личный писарь канцлера, постоянно находящийся при канцелярии.

     Исходящие из канцелярии документы имели следующие  информационные элементы (прототипы  реквизитов):

     1. Отметку о лицах, которые были  свидетелями акта принятия решения о выдаче документа.

     2. Отметку о лицах, отдававших  приказ о подготовке документа.

     3. Отметку о лицах, которые «правили»  документ, т.е. излагали его содержание.

     4. Писарскую подпись.

     5. Подпись канцлера.

     6. Подпись великого князя.

     7. Печать.

     Не  все документы имели все эти  информационные элементы.

     Все исходящие документы для «лепшего сведомья и большое твердости» скреплялись  печатью. Использовалась преимущественно  большая «маестатная» печать, которая  называлась еще и печатью ВКЛ. Существовало и еще одна печать - «сыгнетная» - на перстне великого князя, однако в официальной документации использовалась она крайне редко. В зависимости от способа крепления, печати были «привесистыми» или «завесистыми», привешивающиеся на шнуре, или «прибитыми», т.е. прикрепленные непосредственно к листу.

     Подпись главы государства стояла внизу  с левой стороны документа. Там  же ставил свою подпись и канцлер, если отсутствовала подпись великого князя. При наличии сразу двух подписей: и господаря, и канцлера, подпись господаря ставилась слева, подпись канцлера - справа.

     Господарь подписывался по-латински, например: Жигимонт I Старый (1506 - 1544) - «Siqismundus Augustus Rex». Обычно по-латински ставил свою подпись и канцлер. «Руский» писарь подписывался на «руском» языке кириллицей, «латинский» писарь - на латинском языке латиницей.

     Технологический процесс обработки исходящих  данин, судебных листов и аренд выглядел так: составление проекта документа → оформление чистовика → проверка правильности оформления документа → (подписание проекта документа писарем) → согласование проекта документа господарем и (или) канцлером (в случае необходимости - также и компетентным в данной сфере должностным лицом) → подписание документа господарем, канцлером → (подписание документа писарем) → подготовка копии-«реестра» документа, предназначенной для внесения документа из нее в книги Метрики → внесения документа в книги Метрики → опечатывание документа → отправка (выдача) документа. (Подписание проекта документа (или документа) писарем, в зависимости от важности документа, могло предшествовать или его согласованию господарем и канцлером, или подготовке его копии «реестра», поэтому в схеме процесса обработки этот этап взят в обоих случаях в скобки).

     Из  исходящих документов в книги Метрики копировались документы государственной важности, например переписка великого князя с главами других государств или панами-радой. Если в том или ином документе были заинтересованы больше частные лица, то его запись в книги зависела от внесения за это специальной платы, которое называлось «записным».

     Технологический процесс обработки входящих документов можно представить в следующем  виде: прием документов → сортировка документов → (внесение документов в книги Метрики) → передача и доставка документов господарю или передача их должностным лицам («урядником») для непосредственного исполнения → рассмотрение документа господарем → (внесение документов в книги Метрики) → передача документов исполнителям. Как и в случае с исходящими документами, сведений о регистрации корреспонденции нет.

     Несколько подробней следует остановиться на книгах Метрики -копийных книгах, куда вносилась исходящая документация (но не вся), также незначительная часть  документации входящей. Уже в наиболее ранний период использования этих книг (конец XV в.) существовала выдержанность книг по содержанию, т.е. если пользоваться современной делопроизводственной терминологией - номенклатуры дел. В зависимости от содержания документов существовали книги данин, судебных дел, отправ и аренд. Записи делались на «тетрадях» - сложенных попалам четырех - шести или более листах, иногда на отдельных, также сложенных пополам, листах. По мере заполнения их переплетали и брошюровали. Есть основания предполагать, что большинство книг, ведшихся в конце XV - первых двух десятилетиях XVI в., которые как раз и характеризуются смешанным содержанием, хранились первоначально в виде связок. Эти связки также назывались «книгами» (слово «книги» использовалось во множественном числе). В 20 - 30-х годах XVI в. их переплели. Но то ли в силу экономии времени средств, то ли по каким-либо иным причинам, под одним переплетом оказались «книги-связки» разного содержания: и «книги» данин, и «книги» судебных дел, и «книги» посольств и т.д. Но с 20-х годов XVI в. заполненные «тетради» готовились к своевременному переплетению и под одним и тем же переплетом встречаем «книги» выдержанной тематики               [2, c. 59-64].

     Комиссия, проводившая ревизию и реорганизацию  архива в то время, разделила все  книги, составлявшие его фонд, на две группы. В первую вошли книги главной канцелярии, которым были присвоены порядковые номера с 1 по 297, во вторую - книги вице-канцелярии, получившие в качестве номеров буквы латинского алфавита от А до U. Такое деление книг было закреплено в реестре, составленном в 1747 году. Косвенным подтверждением разделение канцелярии на два подразделения является и реестр 1623 года, составленный Львом Сапегой при передаче должности канцлера своему преемнику Альбрехту Станиславу Радзивиллу.

     Разделение  канцелярии на два структурных подразделения в организационном плане сводилось скорее к распределению книг между канцлером и подканцлером в процессе их ведения. По поручению печатаря документ изготавливался любым из находившихся при нем писарей, скреплялся печатью и вписывался дьяком именно в ту книгу, которая всегда была при этом печатаре и им хранилась. В одни книги записывались копии документов, создававшихся по распоряжению канцлера, а в другие -подканцлера. Не случайно в книгах вице-канцелярии встречаются копии документов, подписанных лично подканцлером, но никогда - канцлером. Очевидно, что само ведение той или иной книги продолжалось лишь в то время, когда канцлер или подканцлер присутствовал в канцелярии, выполняя свои непосредственные обязанности.

     Канцлер и подканцлер являлись хранителями не только тех книг, которые велись при них, но и вообще всех книг, сформированных при этих должностях. Разделение книг на подканцлерские и канцлерские существовало уже при первом подканцлере Остафии Воловиче, хотя все книги за время его пребывания в этой должности попали в число книг главной канцелярии.

     С этого же времени, очевидно, книги  хранились отдельно: одни в заведывании  канцлера, другие - подканцлера. Об этом свидетельствует не только содержание реестра 1623 года, в котором указаны только книги главной канцелярии, но и то, что не позднее 30-х годов XVII столетия при каждой из групп книг состоял свой метрикант - регенты большей и меньшей канцелярий, в обязанности которых входило обеспечение сохранности книг, подготовка и выдача выписок из них. Распределение книг между канцлером и подканцлером настолько прочно вошло в практику, что считалось нормальным явлением для печатаря иметь их в своем распоряжении не только в канцелярии, но даже дома. Разделение канцелярии на главную и меньшую было связано с особенностями ведения и хранения канцлерских и подканцлерских книг, но никак не с организационным разделением канцелярии. Это необходимо учитывать, говоря о структурном делении государственной канцелярии на большую и меньшую [6, c. 55-56].