Организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях

     Канцелярия  - это наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведений. В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

     Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных структурах власти (мэрия, префектуры, муниципалитеты). В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительное бюро, бюро машинописи и стенографии, архив.

     Служба  ДОУ осуществляет следующие функции:

     1. Внедрение государственных нормативов  и разработок по совершенствованию  документирования;

     2. Разработка и внедрение рациональных форм документов и организация работы с документами с учетом ведомственной специфики;

     3. Контроль за соблюдением стандартов  на документы;

     4. Экспедиционная обработка и доставка  документов исполнителям;

     5. Регистрация документов и учетно-справочная работа;

     6. Контроль исполнения документа;

     7. Формирование, оформление, хранение  дел и выдача их для использования;

     8. Оформление, издание и рассылка  документов;

     9. Машинописное изготовление, копирование  и размножение документов;

     10. Организационное и методическое  руководство, контроль за работой  с документами в структурных  подразделениях организации;

     В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь  руководителя или другое специально назначенное лицо, должностное лицо.

     Служба  ДОУ непосредственно работает с  руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам, по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства [3, c. 32; 7, c. 18-21]. 

5. РАЗРОБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ  О СЛУЖБЕ ДОУ 

     Важная  задача в организации службы ДОУ - это разработка положения о службе ДОУ.

     Положение - это правовой акт, устанавливающий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы органа управления, структурного подразделения, комиссии и др.

     Положение о подразделении - это документ, определяющий организационно-правовое положение  подразделения в структуре учреждения.

     Положение определяет статус этой службы, отражает ее место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. На основе Положения определяются штаты этой службы, закрепляемые в штатном расписании учреждения (предприятия), организуется его повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на нее задач и функций. Положение позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты работы службы ДОУ.

     Положение о службе ДОУ должно разрабатываться  с учетом требований следующих нормативных  и методических документов:

• Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитета и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13);
• Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) (утверждена Председателем Роскомархива 28.12.1999).

     Текст положения о службе ДОУ в соответствии с ГСДОУ должен содержать следующие  разделы:

     1. Общие положения.

     2. Цели и задачи службы ДОУ.

     3. Функции службы ДОУ.

     4. Права и ответственность службы  ДОУ.

     5.Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями (Приложение 1).

1. Общие положения

     1.1. Служба документационного обеспечения  управления (ДОУ) является самостоятельным  структурным подразделением организации  (указывается наименование организации).

     1.2. Службу ДОУ возглавляет начальник (заведующий и т.д.), подчиненный непосредственно руководителю организации.

     1.3. Начальник службы ДОУ назначается  и освобождается от занимаемой  должности руководителем организации.

     1.4. В своей деятельности служба  ДОУ руководствуется законодательством Республики Беларусь, распорядительными документами руководителя организации (приказами, указаниями, распоряжениями и т.д.) методическими документами по вопросам организации делопроизводства и архивного дела, а также настоящим Положением.

     1.5. В состав службы ДОУ включается: секретариат, подразделение по  учету и регистрации документов, контролю, экспедиция, копировально-множительное  бюро, машинописное бюро, архив, организационной  и методической службе ДОУ  подчинены секретари структурных подразделений.

     1.6. Наименования должностей работников  службы ДОУ устанавливаются в  соответствии со штатным расписанием.

     1.7. Служба ДОУ имеет простую печать  с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи  службы ДОУ

     2.1. Установление единого порядка работы с документами в организации; документационное обеспечение деятельности организации в соответствии с нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.

     2.2. Обеспечение учета, обработки,  сохранности и использования  образующихся в деятельности организации документов и дел.

     2.3. Совершенствования форм и методов  работы с документами.

3. Функции службы  ДОУ

     3.1. Разрабатывает инструкции и другие  документы, методические пособия  по документационному обеспечению  деятельности организации.

     3.2. Организует разработку номенклатур  дел структурных подразделений,  составляет сводную номенклатуру  дел организации.

     3.3. Организует по поручению руководства  организации подготовку проектов  документов, обеспечивает их оформление  и выпуск.

     3.4. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов организации.

     3.5. Осуществляет прием, регистрацию,  учет, доставку по подразделениям  входящих документов, а также  прием, контроль за оформлением и отправку исходящих документов.

     3.6. Осуществляет регистрацию, учет, оформление внутренних документов.

     3.7. Осуществляет контроль за качественной  подготовкой и оформлением документов, за своевременным их исполнением  в организации, принимает меры  по сокращению сроков прохождения и исполнения документов, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы.

     3.8. Контролирует выполнения заданий  руководства организации по документам, обеспечивающим основную деятельность  организации.

     3.9. Организует работу с обращениями граждан (предложениями, заявлениями, жалобами).

     3.10. Обеспечивает печатание, копирование  и размножение служебных документов.

     3.11. Осуществляет организационно-методическое  руководство работой с документами  в структурных подразделениях, контролирует правильность оформления и формирования документов и дел.

     3.12. Организует работу по экспертизе  ценности документов и дел,  принимает от структурных подразделений  дела, законченные делопроизводством,  обеспечивается их учет, описание, сохранность и использование.

     3.13. Осуществляет мероприятия по  совершенствованию делопроизводства  и архивного дела в организации.

     3.14. Оказывает консультативно-методическую  помощь работникам структурных  подразделений организации в  работе с документами, организует повышение квалификации сотрудников по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.

     3.15.Обеспечивает  изготовление, учет и хранение  бланков документов организации.

     3.16. Проставляет печать на документах  в случаях, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в организации.

4. Права и обязанности

     4.1. Контролировать и требовать выполнение  установленных Инструкцией по  делопроизводству правил работы  с документами в организации.

     4.2. Докладывать руководителю организации о состоянии работы с документами, представлять руководству документы для рассмотрения.

     4.3. Привлекать специалистов функциональных  служб к подготовке проектов  документов по поручениям руководства  организации.

     4.4. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами, выполнения поручений руководства организации.

     4.5. Возвращать исполнителям документы  и требовать их доработки в  случае нарушения установленных  требований их подготовки и  оформления.

     4.6. Ставить на контроль исполняемые  в организации документы, определять  необходимые контрольные действия, вносить предложения о снятии  документа с контроля.

     4.7. Вносить руководству организации  предложения по вопросам, входящим  в компетенцию службы ДОУ.

     4.8. Участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, проводимых в организации, по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.

     4.9. Проверять в структурных подразделениях  организации состояния делопроизводства, знакомиться со всеми документами  по проверяемым вопросам.

     4.10. Разрабатывать положение о службе  ДОУ и должностные инструкции  ее работникам.

     4.11. Не принимать для печатания  документы, подготовленные с нарушением  установленных требований к их  оформлению.

     4.12. На службу ДОУ возлагается  ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации, выполнение указаний и поручений руководства, выполнения плана работы службы.

5. Взаимоотношения  службы ДОУ

     5.1. С руководителями функциональных  служб организации - по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству материалов.

     5.2. С кадровой службой, службой  труда и заработной платы - по вопросам расстановки кадров, повышение квалификации сотрудников в работе с документами.

     5.3. С юридической службой - по  правовым вопросам, связанные с  подготовкой документов.