Организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях

     Система государственного делопроизводства начала складываться с середины XV в.

     Во  главе отдельного приказа стоял  приказной судья, ему подчинялись  дьяки и поддъячии. В приказной  избе хранилась государственная  печать, денежные суммы и велось делопроизводство.

     В XIX нач. XX веке сформировалась новая система управления -министерская. Она основана на принципе единоначалия. Первыми министерствами были военно-морские силы, иностранные дела, внутренние дела, коммерции, финансы народного просвещения, юстиции. Каждый министр должен был создать канцелярию и назначить помощника.

     В это время и появляются реквизиты: ссылка на поступивший документ и адресат.

     Октябрьская революция 1917 года координально изменила государственный аппарат. Для работы в соответствующих учреждениях были привлечены солдаты, не имеющие специального образования. Тем не менее в 20-е гг. организуется исследование в области управления и делопроизводства, выходят наиболее важные нормативно-методические документы в сфере ДОУ. Наиболее интересные разработки проблем велись по следующим направлениям: способы регистрации документов, документооборот учреждений, контроль исполнения и хранения документов.

     В 1941 г. собирается первое межотраслевое  совещание по оргтехнике. Была разработана  обширная программа совещания, но реализовать ее помешала Великая Отечественная Война.

     Повышение интереса к разработке систем проблем  управления относится к началу 60-гг. Первым важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г Постановление совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». В 66-гг. учреждение «Всесоюзный научный исследовательский институт документоведения и архивного дело. 70-80-гг. издаются ГОСТы на управления документами и общесоюзные классификаторы.

     Компьютерные  программы подготовки документов имели в своем составе комплекты шаблонов документов адаптированных на русском языке и полностью игнорирующие отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов [1, c. 19-22]. 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

НА  СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ 

     В XX в. административные структуры изменили свои наименования: департаменты на управления, столы на отделы. Значительно изменились функции руководителей и делопроизводственных служб в работе с документацией. Канцеляриям полностью оставлены  только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов производится в других подразделениях, да и сама канцелярия не исполняет никаких срочных и обычных документов, отвечая только за информационно-методическое состояние работы с документами во всех подразделениях и подведомственных организациях.

     В сложившейся отечественной практике руководителя максимально освобожден от личного исполнения или создания каких-либо документов. Руководитель контролирует работу сотрудников с документацией и удостоверяет (подпись, резолюция) практически все документы. Сотрудники по существующей традиции и правилам имеют право подписи только документов личного характера, объяснительных и докладных записок.

     Наибольшему упрощению подвергалась система регистрации. Был провозглашен принцип однократной регистрации документов: централизованно или в структурных подразделениях (бухгалтерии, отделе статистики, юридическом и др.). Создание единой регистрационно-контрольной карточки и картотек позволило снизить затраты на регистрацию и избежать ее дублирования. Система регистрации документов методически основана на построении номенклатуры дел, с помощью которой достигается полный учет всех документов.

     Внедрение новых информационных технологий в 80 - 90-е гг. привело к необходимости создания автоматизированных систем управления (АСУ) и подготовки Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). В настоящее время очень наглядно проявилось отставание системы документационного обеспечения в России от западных технологий делопроизводства (концепция «безбумажного офиса».)               [1, c. 22-24].

     Информационные  связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными.

К средствам  письменной (документированной) связи  относятся:

1. Деловые  письма, соглашения, договоры;

2. Доклады,  отчеты;

3. Телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы и  т.п.

     Устная  связь осуществлялась при помощи:

1. Устных переговоров, совещаний;

2. Телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных);

3. Громкоговорящей связи, переговорных устройств и т.п.

     Большая часть информации, используемой для  управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

     Термин  «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века. Первоначальное значение этого термина не соответствовало  современному пониманию. Слово «дело» на Руси обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяла процесс решения дела. В настоящее время значение этого термина изменилось. Делопроизводство теперь означает организацию информационного сопровождения дел, то есть ведение документации. Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства - информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

     Делопроизводство  - это деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.

     Основные  задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует  отнести:

     1. Создание документов, то есть  фиксация их на каком-либо носителе;

     2. Передача документов для их  последующего исполнения или  принятия по ним решений;

     3. Регистрация документов для осуществления  контроля над их исполнением;

     4. Систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по  мере надобности. 

     

     

       
 
 

     Современное делопроизводство характеризуется  внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.

     Программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.

     1. Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое.

     Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты.

     2. Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.

     3. Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства.

     4. Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромное количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора.

     Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

     1. Оперативность в составлении  и прохождении документа;

     2. Высокое качество документа;

     3. Оптимальность документооборота (целесообразность  документов недопустимость их  многократного дублирования и  волокиты при прохождение и т.п.)

4. Безбумажные  технологии обмена информацией,  где это возможно. Успешной реализации  этих принципов в управлении  способствуют

следующие организационные меры:

     1. Оптимизация распределения обязанностей  между управляющим персоналом;

     2. Оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

     3. Организация компьютерных сетей  и внедрение сетевых технологий;

     4. Применение специализированного  программного обеспечения, учитывающего  специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами [5, c. 32-34]. 
 

3. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

     От  правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и  культура труда персонала, уровень  механизации управления и др.

     Делопроизводство  в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

     Выбор системы делопроизводства зависит  от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.

     При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), Достоинства этой формы делопроизводства заключается в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами. Такую форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет ленейно-функциональную организационную структуру.

     При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

     При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием и отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формировании дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

     Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части.

     Смешенная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства [4, c. 60-61]. 

4. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 

     Документационное обеспечение управления в организации, как правило, осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения.

     В организациях, не имеющих службы документационного  обеспечения управления (ДОУ), работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.

     В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ:

• управления делами;
• канцелярия;
• общей отдел;

     Управление  делами - это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. Создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отдельные и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др.