Учет и контроль основных средств в бюджетных учреждениях

В настоящее время переоценка основных средств производится в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «О переоценке основных фондов в 1997 году» от 07.12.1996 № 1442 (с изменениями и дополнениями от 17.10.1997). В соответствии с данным Постановлением переоценке подлежат находящие на балансе организаций здания, сооружения, машины, оборудование, транспортные средства и другие виды основных фондов независимо от технического состояния (степени износа) как действующие, так и находящиеся на реконструкции, в резерве, подготовленные к списанию, но не оформленные соответствующими актами.

Не подлежат переоценке стоимость земельных участков и объектов природопользования.

Переоценка основных средств осуществляется двумя методами: путем индексации их балансовой стоимости и путем прямого пересчета балансовой стоимости применительно к ценам, складывавшимся на 1 января 1997 года на соответствующие виды основных средств.

Переоценка основных фондов производилась по состоянию на 1 января 1997 года и осуществлялась в течение всего 1997 года.

В соответствии с Порядком проведения переоценки основных средств по состоянию на 01.01.1997, увеличение стоимости основных средств отражается проводкой: Дебит 01 «Основные средства» и кредиту 250 «Фонд в основных средствах».

Увеличение суммы износа основных средств при их переоценке отражают  по дебету 250 «Фонд в основных средствах» и кредиту 020 «Износ основных средств». Уменьшение суммы износа при переоценке основных средств отражают обратной бухгалтерской записью, то есть дебет 020 и кредит 250.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарный объект основных средств – это объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно- сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов – это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. В случае наличие у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный  инвентарный объект.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту, кроме библиотечных фондов,  независимо от того,  находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается инвентарный номер, который состоит из восьми знаков. Первые три знака обозначают субсчет, четвертый – группу, последние четыре знака – порядковый номер предмета в группе. Например, инвентарный номер 01010001 обозначает: субсчет 010 «Здание», группа 1 – здание производственного  назначения, порядковый номер объекта 0001; инвентарный номер 01630005 обозначает: субсчет 016 «Инструменты», группа – 3 хозяйственный инвентарь, порядковый номер предмета – 0005.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении.

Инвентарные номера списанных с бухгалтерского учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам. Все основные средства должны находиться под контролем ответственных за их сохранность должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.

Арендованные основные средства учитываются у арендаторов на забалансовом  счете 01 «Арендованные основные средства» под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.               

 

 

2.2. Документальное оформление,

синтетический и аналитический  учет основных средств

   

 Движение основных средств  связано с осуществлением хозяйственных  операций  по поступлению, внутреннему  перемещению и выбытию основных  средств. Указанные операции оформляются специальными унифицированными формами первичной учетной документации, разработанные для бюджетных учреждений с учетом специфики их деятельности.

 Операциями по поступлению  основных средств в бюджетных  учреждениях являются: приобретение объектов основных средств из бюджетных и внебюджетных средств; строительство новых объектов; изготовление объектов основных средств хозяйственным способом; безвозмездное получение основных средств; внутреннее перемещение; оприходование неучтенных ранее основных средств, выявленных при инвентаризации.

 Поступающие основные средства  принимает комиссия, назначаемая  руководителем организации. Для  оформления приемки комиссия  составляет в одном экземпляре  акт (накладная) приемки – передачи  основных средств форма ОС-1бюдж. на каждый объект в отдельности. Общий акт  на несколько объектов можно составить лишь в том случае, если объекты однотипные, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно  под ответственность одного и того же лица.

В актах указываются наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткая характеристика объекта, первоначальная стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

После оформления акт приемки-передачи основных средств передают в бухгалтерию организации. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному объекту (паспорт, чертежи  и другая техническая документация). Акт утверждается руководителем учреждения. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для сдающей и принимающей основные средства организаций).

Объекты основных средств, приобретенные у поставщиков, приходуются на балансе по документам поставщика, на которых материально ответственное лицо расписывается в получение этих ценностей с указанием даты оприходования.

Поступившее на склад оборудование для установки оформляют актом о приемке оборудования форма ОС-14. В акте указывают наименование оборудования, тип, марку, количество единиц, стоимость, обнаруженные дефекты. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами приемной комиссии. В случаи невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад акт о приемке оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру.

Передачу оборудования монтажным организациям оформляют актом приемки-передачи оборудования в монтаж форма ОС-15 с указанием в нем монтажной организации, наименования и стоимости переданного оборудования, его комплектности и выявленных при наружном осмотре оборудования дефектах. Акт подписывают представители заказчика и монтажной организации  и материально ответственное лицо, принявшее переданное оборудование на хранение.

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания  оборудования, составляется акт о выявленных дефектах оборудования форма ОС-16. В нем указывают  по каждому наименованию оборудования обнаруженные дефекты и мероприятия или работы для устранения выявленных дефектов. Акт подписывают представители заказчика, подрядчика и организации исполнителя.

Приемку законченных работ по достройке и дооборудованию объекта, производимых в порядке капитальных вложений, оформляют актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов форма ОС-3. В акте указывается изменение технической характеристики и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией. Акт подписывается ответственными лицами производящими и принимающими работу.

Выдача основных средств со склада производится по накладным (требованиям) форма 434, которые утверждаются руководителем учреждения. При этом накладная (требование) форма 434 выписывается в двух экземплярах.

При передаче объектов основных средств от одного материально ответственного лица другому внутри учреждения или при централизованном учете – от одного учреждения другому оформляется накладная на внутреннее перемещение основных средств форма ОС-2.

Для оформления списания пришедших в негодность основных средств применяются акты о списании основных средств в бюджетных учреждениях форма ОС-4 бюдж., акты о списании транспортных средств форма ОС-4а бюдж., акты на списание исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях форма 444. Указанные акты составляются постоянно действующей комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения.

В актах о ликвидации основных средств указывают техническое состояние и причину ликвидации объекта, первоначальную стоимость, сумму износ, затраты по ликвидации, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома), полученных  от ликвидации объекта, результат от ликвидации.

Аналитический учет основных средств. Основным регистром аналитического учета основных средств является инвентарная карточка.

Для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин оборудования, инструментов, инвентаря, транспортных средств оформляется инвентарные карточки форма ОС-6.

Для учета животных, многолетних насаждений, капитальных расходов по улучшению земель оформляется инвентарные карточки форма ОС-8.

Для учета библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств оформляются карточки для группового учета основных средств форма ОС-9.

Инвентарные карточки формы ОС-6 и ОС-8 составляются на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Учет однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость и поступивших одновременно, может осуществляться в инвентарной карточке группового учета основных средств  форма ОС-9 с указанием в ней отдельных инвентарных номеров  по каждому объекту.

Записи в карточках производятся в количественном и суммовом выражении. Для библиотечных фондов открывается одна карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

Заполнение инвентарных карточек производится на основе акта (накладной) приемки-передачи основных средств, технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и списание объектов основных средств. В инвентарных карточках приводятся основные данные по объекту основных средств: срок полезного использования; способ начисления амортизации; индивидуальные особенности объекта.

С целью контроля за сохранностью инвентарных карточек они регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств форма ОС-10  с указанием в них номера карточки, инвентарного номера объекта, его названия и отметок о выбытии. Опись ведется в одном экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе групп основных средств с указанием страниц.

     По месту  нахождения (эксплуатации) основных  средств для учета и контроля  за их сохранностью материально ответственные лица ведут инвентарные списки основных средств форма ОС-13. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) –дата и номер документа и причина выбытия. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляют в разрезе лиц, ответственных за сохранность этих средств.

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам (с выделением на отличительный признак 1; 2; 3) с подразделением внутри каждого субсчета  по материально ответственным лицам.

Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих организации на правах собственности, осуществляется на счетах:

• 01 «Основные средства» (активный);
• 020 « Износ основных средств» (пассивный);   
• 250 «Фонд в основных средствах» (пассивный).

Счет 01 «Основные средства» предназначен для получения информации о наличии и движении принадлежащих организации на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в текущую аренду.

В бюджетных учреждениях образуется  фонд в размере первоначальной стоимости основных средств, который учитывается на пассивном субсчете 250 «Фонд в основных средствах». Кредитовый остаток суммы субсчетов 250 «Фонд в основных средствах» и 020 «Износ основных средств» всегда должен быть равен дебетовому остатку счета 01 «Основные средства», показывающему сумму основных средств бюджетного учреждения.

Счет 01 «Основные средства» подразделяется на следующие группы, представленные в таблице 2.1.                                                                                                   

                           

 

 

 

       Таблица 2.1.

Группы счета 01 «Основные средства»

Субсчет	Наименование Субсчета	Группа	Объект учета
1	2	3	4
010	«Здания»	1.     2.	Здания производственно-хозяйственного назначения, здания, занимаемые органами управления, социально- культурными и другими учреждениями. Здания, полностью или преимущественно предназначенные под жилье.
011	«Сооружения»		Водокачки, стадионы, бассейны, дороги, мосты, памятники, ограждения парков, скверов и общественных садов, специальные  сооружения.
012	«Передаточные устройства»		Линии электропередачи, трансмиссии и трубопроводы со всеми промежуточными устройствами, необходимыми для трансформации и передачи энергии и для перемещения по трубопроводам жидких и газообразных веществ до потребителя; специальные передаточные устройства.
013	«Машины и оборудование»	1.         2.                 3.   4. 5. 6.    7.	Силовые машины и оборудование, машины-генераторы, производящие тепло-вую и электрическую энергию, машины-двигатели, превращающие разного рода энергию в механическую; Рабочие машины и оборудование, машины, аппараты и оборудование, предназначенные для механического, термического и химического воздействия на предмет труда в процессе создания продукта или услуг производственного характера и перемещения предмета труда в производственном процессе при помощи механических двигателей; Измерительные приборы, кассовые аппараты; Регулирующие приборы и устройства; Лабораторное оборудование; Вычислительная техника, оргтехника, аппараты сотовой и мобильной связи; Медицинское оборудование;