Учет и аудит основных средств в бюджетном учреждении

1.1. Бюджетное учреждение, бюджетный учет, план счетов, бюджетная смета 

   Бюджетное учреждение - организация, созданная органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально - культурных, научно - технических и иных функций некоммерческого характера, деятельность которой финансируется из соответствующего бюджета или бюджета государственного внебюджетного фонда на основе сметы доходов и расходов.  
 

Приказ  Минфина от 30 декабря 2008 года N 148н

     Бюджетный учет осуществляется в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "О  бухгалтерском учете", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

 Государственная  учетная политика реализуется  настоящей Инструкцией через:

Все хозяйственные  операции, проводимые учреждениями, финансовыми  органами, органами казначейства оформляются  первичными документами, приведенными в приложении N 2 к настоящей Инструкции.

Документирование  операций с имуществом, обязательствами, а также иных фактов хозяйственной  деятельности, ведение регистров  бюджетного учета осуществляется на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

(абзац  введен Приказом Минфина РФ  от 03.07.2009 N 69н)

Для ведения  бюджетного учета в учреждениях, финансовых органах, органах казначейства применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в инструкции по бюджетному учету.

Формы регистров бюджетного учета, учитывающие  специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, а также правила их ведения, утверждаются финансовым органом.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:

Записи  в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее  следующего дня после получения  первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

По истечении  месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную  книгу.

В органах  казначейства и в финансовых органах  ведется Журнал по прочим операциям, данные из которого записываются в Главную книгу ежедневно.

При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы  Российской Федерации органами казначейства учет операций ведется в отдельной  Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.

 Исправление  ошибок, обнаруженных в регистрах  бюджетного учета, производится  в следующем порядке:

Дополнительные  бухгалтерские записи по исправлению  ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются Cправкой (ф.0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

 По  истечении каждого отчетного  месяца первичные учетные документы,  относящиеся к соответствующим  журналам операций, должны быть  подобраны в хронологическом  порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке следует указать: наименование учреждения (органа казначейства, финансового органа); название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле).

 В  случае пропажи или уничтожения  первичных учетных документов  и регистров бюджетного учета  руководитель учреждения (органа  казначейства, финансового органа) назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения.

При необходимости  для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты  работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения (органа казначейства, финансового органа). Копия акта направляется в вышестоящее учреждение (орган) по ведомственной принадлежности.

 Инвентаризация  имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением (органом казначейства, финансовым органом) в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации.

 Автоматизация  бюджетного учета основывается  на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета.

В условиях комплексной автоматизации бюджетного учета операции формируются в  базах данных используемого программного комплекса. При выведении регистров бюджетного учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат соответствующие реквизиты и показатели регистров бюджетного учета, предусмотренные настоящей Инструкцией и утверждающим документом соответствующего финансового органа.

 Отражение  операций при ведении бюджетного  учета осуществляется в соответствии  с Планом счетов бюджетного учета, установленным настоящей Инструкцией.

Номер счета Плана счетов бюджетного учета состоит из двадцати шести разрядов. При формировании номера счета Плана счетов бюджетного учета используется следующая структура:

1-17 разряд - с 1 по 17 разряды кода классификации доходов бюджета, классификации расходов бюджета, классификации источников финансирования дефицита бюджета (без кода классификации операций сектора государственного управления - (далее - КОСГУ) (приложение N 4 к настоящей Инструкции);

18 разряд - код вида деятельности:

19-21 разряд - код синтетического счета Плана счетов бюджетного учета;

22-23 разряд - код аналитического счета Плана счетов бюджетного учета;

24-26 разряд - код классификации операций сектора государственного управления (приложение N 5 к настоящей Инструкции).

Разряды 18-26 образуют код счета бюджетного учета.

Финансовым  органам, органам казначейства и  учреждениям разрешается введение в код аналитического счета Плана  счетов разрядов для получения дополнительной информации, необходимой внутренним пользователям.

Кроме того, при отсутствии в перечне  типовых корреспонденций счетов бюджетного учета (приложение N 1 к настоящей Инструкции) по исполнению бюджета Федеральное казначейство, финансовые органы, главные распорядители средств бюджетов имеют право определять необходимую для отражения в бюджетном учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей настоящей Инструкции.

При завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в регистры бюджетного учета очередного финансового года не переходят.

Смета бюджетных учреждений (далее - смета) - основной плановый документ, который  предоставляет полномочие бюджетному учреждению относительно получения доходов и осуществления расходов, определяет объем и направление средств для выполнения бюджетным учреждением своих функций и достижения целей, определенных на год в соответствии с бюджетными назначениями.  

Бухгалтер бюджетного учреждения имеет непосредственное отношение к смете, как к ее планированию (предоставляя отчетные данные за предшествующий период финансовому подразделению), так и к контролю за ее выполнением, ведь бухгалтер отвечает за все финансовые операции, которые будут осуществлены бюджетным учреждением на протяжении бюджетного периода. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                     1.2.  Учет основных средств в бюджетном учреждении 

   В соответствии с Инструкцией по бюджетному учету к основным средствам относятся  материальные объекты основных фондов, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, независимо от стоимости объектов со сроком полезного использования более 12 месяцев.  

Объектом  основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно  обособленный предмет, предназначенный  для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно - сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы.  

Комплекс  конструктивно - сочлененных предметов - это один или несколько предметов  одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.  

К основным средствам не относятся предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости, материальные запасы, а также машины и оборудование, сданные в монтаж и (или) подлежащие монтажу, материальные объекты находящиеся  в пути или числящиеся в составе незавершенных капитальных вложений. 
 

Особенности учета объектов основных средств  в бюджетных учреждениях. 

При отражении  операций по учету объектов основных средств следует руководствоваться  Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 148н.  

В частности, положениями, изложенными в следующих  пунктах:  

 Единицей  бюджетного учета основных средств  является инвентарный объект. Каждому инвентарному объекту, кроме объектов стоимостью до 3000 рублей включительно, а также библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.  

 Для  учета операций с основными средствами применяются следующие счета:

010101000 «Жилые  помещения»;

010102000 «Нежилые  помещения»;

010103000 «Сооружения»;

010104000 «Машины  и оборудование»; 

010105000 «Транспортные  средства»; 

010106000 «Производственный  и хозяйственный инвентарь»;

010107000 «Библиотечный  фонд»; 

010108000 «Драгоценности  и ювелирные изделия»;

010109000 «Прочие  основные средства».  

 Поступление  и внутреннее перемещение основных  средств оформляются следующими  первичными документами: ... Акт о  приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф.0306001), кроме объектов основных средств стоимостью до 3000 рублей и библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости; ... Выдача основных средств в эксплуатацию оформляется следующими документами: ... стоимостью свыше 3000 рублей, а также библиотечного фонда, независимо от стоимости, - на основании Требований-накладных (ф.0315006).  

 Выбытие  основных средств оформляется  следующими первичными документами: 

Акт о  списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков исключенной литературы; 

 По  объектам основных средств и  нематериальных активов амортизация,  в целях бюджетного учета, начисляется  в следующем порядке: ... на объекты  библиотечного фонда стоимостью до 20000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию;  

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках:

Инвентарная карточка учета основных средств;

Инвентарная карточка группового учета основных средств.

Инвентарная карточка учета основных средств  открывается на каждый объект основных средств.

Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета объектов библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря.

Инвентарные карточки регистрируются в Описи  инвентарных карточек по учету основных средств.  

Лица, ответственные  за хранение основных средств, ведут Инвентарные списки нефинансовых активов, за исключением библиотечных фондов, драгоценностей и ювелирных изделий.  

Учет  операций по выбытию и перемещению  объектов нефинансовых активов ведется  в Журнале операций по выбытию  и перемещению нефинансовых активов.  

Для контроля за соответствием учетных данных по объектам основных средств у материально  ответственных лиц и данных по соответствующим счетам аналитического учета счета 010100000 «Основные средства»  составляется Оборотная ведомость  по нефинансовым активам.  
 

 Учет  начисленной амортизации ведется  на следующих счетах:

010401000 «Амортизация  жилых помещений»;

010402000 «Амортизация  нежилых помещений»;

010403000 «Амортизация  сооружений»; 

010404000 «Амортизация  машин и оборудования»; 

010405000 «Амортизация  транспортных средств»;

010406000 «Амортизация  производственного и хозяйственного  инвентаря»;

010407000 «Амортизация  библиотечного фонда»,

010408000 «Амортизация  прочих основных средств»,

010409000 «Амортизация  нематериальных активов»;

010410000 «Амортизация недвижимого имущества в составе имущества казны»;

010411000 «Амортизация  движимого имущества в составе  имущества казны»;

010412000 «Амортизация  нематериальных активов в составе  имущества казны». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Аудит  (контроль) основных  средств в учреждении 

2.1. Аудит основных средств

Аудит – это независимая проверка состояния бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности, проводимая в соответствии с требованиями Закона РФ «Об аудиторской деятельности» от 30 декабря 2008 г. №307-ФЗ. 

Цель  аудита бюджетных учреждений – оценка деятельности бюджетного учреждения с  точки зрения достоверности его  отчетности и выполнения социальных условий. 

Целью проверки учета основных средств  является контроль правильности, полноты, целесообразности, эффективности использования основных средств и порядка их учета. 

В проверку учета основных средств входят: 

1) операции  по поступлению, перемещению,  выбытию, начислению износа основных  средств; 

2) организации  сохранности основных средств; 

3) правильность определения первоначальной учетной стоимости основных средств; 

4) операции  по переоценке (уценке, дооценке) основных  средств; 

5) правильность, полнота, своевременность документального  оформления основных средств; 

6) проверка  проводимых текущих и капитальных вложений в основные средства (ремонт, реконструкция, модернизация); 

7) операции  по реализации основных средств; 

8) анализ  проводимых инвентаризаций. 

Источниками информации по контролю и проверке учета основных средств являются первичные документы по учету основных средств (акты ввода в эксплуатацию, акты приема-передачи, инвентарные карточки, договоры покупки, передачи основных средств и т. д.). Проводится анализ учетной политики, учредительных документов, анализируют ведомости, расчеты по начислению износа, а также порядок отнесения затрат по амортизации в состав расходов, в том числе в налогообложение. Проверке подвергаются журналы, ордера, ведомости синтетического и аналитического учета, корректность проводок, отражающих хозяйственные операции по учету основных средств, анализируют положения по учетной политике, а также порядок выполнения принципов учета основных средств, закрепленные в учетной политике, анализируют правильность квалификации основных средств для того, чтобы подобрать процедуры проверки. 

Основные  средства могут классифицироваться следующим образом: 

1) арендованные, собственные: переданные в оперативное  управление или на право хозяйственного  ведения; 

2) находящиеся  в эксплуатации на консервации,  в запасе, на реконструкции и т. д.; 

3) производственные  и сферы социально-бытового обслуживания. 

Проверяющий должен проконтролировать порядок  отнесения основных средств к  тому или иному виду, так как  в соответствии с классификацией основные средства включаются в разные амортизационные группы и имеют разный срок службы и величину износа. Здесь необходимо уделить особое внимание правильной классификации средств, так как суммы износа уменьшают налогооблагаемую базу и взыскиваются при расчете налога на имущество, а следовательно, могут повлиять на правильность исчисления налогов, а ошибки могут привести к применению финансовых санкций к субъекту проверок в виде штрафов, пеней. 

Проверяя  учет основных средств, необходимо убедиться  в соответствии данных учета фактическому наличию, проверить состояние учета на соответствие действующему законодательству (Положения по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ, Инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете), установить, нет ли случаев незаконного списания основных средств, как ведется учет арендованных основных средств (здесь проверяют порядок отнесения аренды основных средств к кредиторской или долгосрочной, исследуя договорные отношения, оформление актов приема-передачи, ведения учета операций аренды, учет вложений, осуществления ремонта арендованных основных средств). 

Также проверяют, ведется ли учет на забалансовых счетах 001, 005, допускается ли неэффективное  использование средств, есть ли случаи формального проведения инвентаризации, не проводятся ли капитальные вложения под видом ремонтных работ. 

При выявлении  ошибок и нарушений следует определить степень их влияния на искажение  данных учета и отчетности, оценить  последствия данных ошибок в налоговом  учете, причины ошибок, а также  виновных лиц и риск появления данных ошибок в будущем. 
 
 
 

2.2. Контроль операций по поступлению, выбытию и износу основных средств 

Контроль  операций по поступлению основных средств  предполагает оценку основных средств, поступивших в качестве вклада в  уставный капитал, по договорам купли-продажи, взаимозачета, в результате строительства (подрядным и хозяйственным способом), аренды и т. д. Контроль заключается в проверке оценки поступивших основных средств, если объект поступает в порядке приобретения, его стоимость будет состоять из покупной стоимости и транспортно-заготовительных расходов, если в виде вклада в уставный капитал, то стоимость средства будет согласована с учредителями. Контроль оценки поступивших безвозмездно средств будет состоять из контроля рыночных цен на аналогичное средство на дату его оприходования. 

Имущество – основное средство, полученное по обмену, взаимозачету, оценивается  по стоимости обмениваемого имущества. 

Стоимость принятых к учету основных средств  не подлежит изменению (кроме модернизации, дооборудования и т. д.). Контроль поступления основных средств затрагивает анализ выполненных проводок, правильность и полноту оформления документов по поступлению средств (акт приема-передачи, акты ввода в эксплуатацию, инвентарные карточки объектов основных средств, акт на оприходование земельных участков, акт приема многолетних насаждений. 

Контроль  выбытия основных средств состоит  из проверки операций по списанию. Необходимо проверить правильность оформления документов (акт на списание зданий и сооружений, акт на списание машин и оборудования, акт на выбраковку животных, акт на списание многолетних насаждений), правильность внесения записей в инвентарную карточку основного средства, контролируют данные аналитического и синтетического учета, законность совершаемых действий по списанию, выявляют случаи нарушений, злоупотреблений (подмена новых объектов на старые или с худшими качественными характеристиками), анализируют случаи гибели, порчи, хищений имущества на предмет нарушений. Проводится анализ списания основных средств в плане их оценки. Списание в учете с баланса должно проводиться в сумме фактической оценки основного средства, числящейся в инвентарной карточке. Контролируется порядок списания расходов по ликвидации основного средства. Если списываемый объект полностью не амортизирован, то его остаточная стоимость будет равна балансовой за минусом суммы начисленного износа. Контролируют порядок операций по выбытию объектов основных средств согласно действующему законодательству. 

Так, Положения  по бухгалтерскому учету «Доходы организации» и «Расходы организации» устанавливают, что продажи и прочее выбытие основных средств в целях оценки доходов и расходов от выбытия средств относят к операционным. Если происходит гибель, порча, недостача – к чрезвычайным, к внереализационным относят суммы уценки, дооценки при выбытии объекта. 

Контроль  начисления износа основных средств  состоит в определении: все ли объекты приняты в расчет при  начислении износа, какими методами начисляется  амортизация в бухгалтерском  и налоговом учете, соответствуют ли порядок и методы начисления износа действующему законодательству и положениям учетной политики, проводится арифметический контроль начисления износа. Проверяется порядок отнесения средств к амортизационным группам и срок полезного использования. Следует помнить при контроле начисления износа, что амортизации не подлежат объекты, находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации (более трех месяцев), техническом перевооружении, но срок их службы удлиняется на период консервации. Если основное средство сдано в аренду, то сумму износа относят на внереализационные расходы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                           Заключение 
 

  Рассмотрев  методологию и организацию учета  основных средств в бюджетном

учреждении, можно сделать следующие выводы:

    - основные средства бюджетного  учреждения представляют собой

совокупность  материально-вещественных ценностей, используемых в качестве

средств труда и действующих в течение  длительного времени;

    - основные средства бюджетной организации отражаются в бухгалтерском

учете и отчетности по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим

затратам  их приобретения, сооружения и изготовления, а предметы, которые

переоценивались – по восстановительной стоимости;

    - основные средства в учреждении  могут поступать в результате

приобретения  за счет средств бюджета или безвозмездного получения от других организаций;

    - основные средства, пришедшие в  негодность, списываются в

установленном порядке;

    - все полученные, безвозмездно переданные, а также выбывшие основные

средства  отражаются в учете по балансовой стоимости;

    - учет основных средств ведется  в разрезе инвентарных объектов  по

местам  их хранения и ответственным лицам;

    - для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных

средств каждому объекту присваивается  инвентарный номер;

    - стоимость приобретенных основных  средств в бухгалтерии записывается  в

дебет соответствующих субсчетов счета «Основные средства» и кредит

соответствующих субсчетов раздела «Средства учреждений» или раздела

«Расчеты», одновременно делается запись по дебету соответствующего субсчета счета «Расходы по бюджету» или «Расходы к распределению» и кредиту субсчета «Фонд в основных средствах»;

    - аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках, карточки ведутся по каждому инвентарному объекту;

    - в процессе эксплуатации основные  средства постепенно, т.е. их

первоначальная  стоимость постоянно уменьшается, для этого необходимо

производить начисление износа.

    В результате проделанной работы  можно говорить о том, что  изучение

бухгалтерского  учета в отношении основных средств  бюджетных организаций

дает  комплексное представление о  системе учетных операций, отражающих

процессы поступления основных средств, их внутреннего перемещения и

выбытия. Бухгалтерский учет основных средств  должен обеспечивать правильное документальное оформление и своевременное отражение в регистрах бухгалтерского учета всех этих операций, а также контроль            за

сохранностью  и правильным использованием каждого  объекта. 
 

Список  используемой литературы: 

1. Бюджетный кодекс Российской Федерации.

2. Бакаев  А. С. Бухгалтерские термины и  определения // Библиотека журнала «Бухгалтерский учёт», 2002 [КонсультантПлюс: Финансовые консультации: Приложение: Бухгалтерская пресса и книги].

3. Маслова Т. С. Учёт основных средств // Бухгалтерский  учёт в бюджетных и некоммерческих организациях, 2007, № 7 [КонсультантПлюс: Финансовые консультации: Приложение: Бухгалтерская пресса и книги].

4. Хабаев  С. Г. Бюджетный учёт по новому плану  счетов. — М.: Актион-Медиа, 2006.

5. Кондраков Н.П., Кондраков И.П. Бухгалтерский  учет в бюджетных организациях. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007.

6. Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 г. № 25н.

                                                                                                                               Приложение № 1.

План  счетов бюджетного учета

Часть III. Порядок применения плана счетов бюджетного учета

Раздел 1. Нефинансовые активы

Раздел 2. Финансовые активы

Раздел 3. Обязательства

Раздел 4. Финансовый результат

Раздел 5. Санкционирование расходов бюджета

Забалансовые  счета

Часть IV. О порядке учета  операций по централизованному  снабжению материальными  ценностями

Приложение N 1 Корреспонденция счетов бюджетного учета

                                                                                                                                 Приложение № 2

Приложение N 2 Унифицированные формы первичных учетных документов

Таблица 1. 
 

                                                Стоимость основных средств. 

                                                                                                                                             Таблица 2.

Корреспонденция счетов бюджетного учета  в бюджетном учреждении (извлечение).