Учет и контроль основных средств в бюджетных учреждениях

Предметы, утратившие свое назначение, но пригодные для использования, подлежат реализации по рыночной стоимости, с учетом их износа или передаче бюджетным учреждениям по рыночным ценам.     

Списание объекта основных средств, пришедшего в негодность, оформляется актом на списание  основных средств в бюджетных учреждениях.

Акты составляет постоянно действующая комиссия, назначенная приказом  руководителя учреждения, которая определяет причины списания объекта основных средств, производит осмотр объекта, подлежащего списанию, выявляет лиц, виновных в порче объекта основных средств, определяет возможность использования деталей, полученных при разборке, демонтаже.

Для списания с баланса бюджетного учреждения зданий, сооружений, передаточных устройств, сложного оборудования, сложной вычислительной и электронной техники, транспортных средств необходимо согласование с соответствующим территориальным управлением имуществом и министерством или органом государственного управления.

Составленные и подписанные комиссией акты  на списание основных средств утверждаются руководителем образовательного учреждения.

После утверждения актов на списание производится разборка и демонтаж списываемого объекта. Все детали, узлы и агрегаты разобранных машин и оборудовании, годные для ремонтных или иных целей или реализации, а также другие материалы, полученные от ликвидации другого имущества передаются по приходным документам на склад по накладной (требованию) форма 434 и приходуются на соответствующих субсчетах, на которых учитываются указанные ценности, а непригодные детали и материалы приходуются как поделочный материал или как лом, и утильсырье по цене возможного использования. Изъятые из списанных аппаратов, приборов и другого оборудования детали и узлы, содержащие драгоценные металлы, учитываются учреждением с определением в них веса и количества драгоценных и цветных металлов.

Суммы, вырученные учреждением от реализации неиспользуемого оборудования и других объектов основных средств, а также материалов, полученных от разборки основных средств, остаются в распоряжении учреждения и относятся:

а) в размере балансовой (первоначальной или восстановительной) стоимости:

• по предметам, приобретенным за счет бюджетных средств – на целевые  средства на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270);
• по предметам, приобретенным за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, - на увеличение средств на содержание и развитие материально-технической базы (субсчет 241);
• по предметам, приобретенным за счет целевых средств и безвозмездных  поступлений – на прочие целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270);

б) в размере превышения между продажной ценой и балансовой стоимостью за вычетом расходов, связанных с реализацией и налогом на добавленную стоимость – на субсчет 400 «Доходы отчетного периода».

Суммы, полученные учреждениями от реализации зданий, сооружений, передаточных устройств, находящихся в оперативном управлении, а также от реализации материалов, полученных от разборки этих основных средств, полностью перечисляются в доход соответствующего бюджета.

Выбытие объектов основных средств оформляются бухгалтерскими проводками, представленными в таблице 2.3.

                                                                                            Таблица 2.3.

Корреспонденция счетов по учету основных средств.

№ п/п	Содержание операции	Номер субсчета
		по дебету	по кредиту
1	2	3	4
1.	Выбытие основных средств. Передача безвозмездно основных средств.	020, 250	010-013, 015-019
2.	Реализация излишнего, неиспользуемого оборудования, транспортных средств и других объектов основных средств.     На суммы, поступившие  за реализуемые основные средства  по их продажной стоимости, включая  налог на добавленную стоимость.	020, 250       110, 111	013, 015-019     178
	В размере балансовой стоимости: - по предметам, приобретен-ным за  счет бюджетных средств;	178	270

 

Продолжение Таблицы 2.3.

1	2	3	4
	- по предметам, приобретен-ным за  счет средств, полученных от предпринима-тельской деятельности;   - по предметам, приобретен-ным за  счет целевых средств и безвозмездных  поступлений;   На сумму налога на добавлен-ную стоимость, подлежащую перечислению в доход бюджета.   На сумму разницы между рыночной и балансовой стоимостью (без налога на добавленную стоимость)	178         178       178         178	241         270       173         400
3.	Реализация зданий, сооружений и передаточных устройств по цене реализации;   На суммы, полученные от реализации, производится запись на расчеты по платежам в бюджет;	020, 250       091, 101	010-012       173
	На суммы, перечисленные в бюджет.	173	091, 101
4.	Списание основных средств, пришедших в негодность.	020, 250	010-019
5.	Оприходование стоимости материалов, полученных от ликвидации основных средств и остающихся в распоряжении учреждения: - по предметам, приобретенным за  счет бюджетных средств, на увеличение  целевых средств на содержание  учреждения и другие мероприятия;	063, 069	270

Продолжение Таблицы 2.3.

1	2	3	4
	- по предметам, приобретен-ным за  счет средств от предпринимательской  деятель-ности – на увеличение  средств на содержание и развитие  материально-технической базы;   - по предметам, приобретен-ным за  счет целевых средств и безвозмездных  поступлений – на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия;	063, 069             063, 069	241             270
6.	Списание недостач основных средств, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и принятых за счет учреждения.	020, 250	013-019

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5. Контроль основных средств

 

Бухгалтерский учет основных средств должен обеспечивать не только  правильное документальное оформление и своевременное отражение в регистрах бухгалтерского учета поступления основных средств, их перемещение внутри учреждения и выбытия, но и осуществлять контроль за наличием и сохранностью, правильным использованием каждого объекта.

Даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности организации  и их отражении в бухгалтерском учете не было допущено нарушений.

Фактически имеющееся у организации  имущество может не соответствовать данным бухгалтерского учета.

Например, материальные ценности могут быть подвергнуты естественным природным воздействиям, вследствие чего их количество и стоимость существенно уменьшается. Кроме того, возможны прямые злоупотребления при учете (например, хищения, обмеры, обвесы), а также различные ошибки в учетных записях, в том числе допущенные в результате неправильного учета при оприходовании материальных ценностей.

Проверить полноту и достоверность бухгалтерского учета, установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическому объему  и стоимости имущества организации, можно только в ходе инвентаризации имущества.

Цель инвентаризации – выявить имущество, фактически имеющееся в наличии у организации;  сопоставить фактически имеющееся  в наличии у организации; обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета  и отчетности.

Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов регулируются следующими законодательными и нормативными актами: Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ; Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29.07.1998 № 34н ; Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 13.06.1995 № 49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии с законодательством.

Инвентаризация может быть:

а) обязательной и инициативной;

В соответствии со статьей 12 Закона № 129-ФЗ проведение  инвентаризации является обязательным в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании  государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством.

б) плановой и внеплановой;

Инвентаризация, проводимая в соответствии с утвержденным порядком, характеризуется как плановая. Кроме того, организации могут проводить внеплановую (внезапную) инвентаризацию с целью обеспечения дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества у материально ответственных лиц или по другим причинам.

в) полной и частичной (по степени охвата проверяемых объектов).

Объектами инвентаризации являются: все имущество организации независимо от его местонахождения; имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки); имущество, не учтенное по каким-либо причинам, все виды финансовых обязательств организации.

В первую очередь, издается приказ о проведении инвентаризации, который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В приказе о проведении инвентаризации определяется: персональный состав инвентаризационной комиссии, содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации приказом руководителя назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии  включаются представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты. В комиссию могут входить и представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам, указывая на них: «до инвентаризации на дату…» (пишется дата инвентаризации), что служит основанием для определения остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, должны быть оприходованы после даты инвентаризации.

С материально ответственных лиц берутся расписки  о том, что на начало инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Далее члены инвентаризационной комиссии пересчитывают (взвешивают, обмеривают) и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Проверка осуществляется, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей определяется на основании накладных и счетов-фактур.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты, оформленные на бланках унифицированных форм первичной учетной документации с учетом специфики отдельных отраслей.

Для бюджетных учреждений предназначены следующие формы описей и актов инвентаризации:

• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) – форма 401;
• Инвентаризационная опись основных средств – форма № ИНВ-1;
• Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей – форма № ИНВ-3;
• Инвентаризационная опись нематериальных активов – форма №ИНВ-1а;
• Акт о результатах инвентаризации – форма 835;

Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах, подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами по каждому месту хранения ценностей. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица.

Если в ходе инвентаризации были выявлены объекты, материальные ценности, которые не отражены в учете, а также объекты, по которым отсутствуют данные, ответственные лица комиссии должны включить сведения о таких объектах и их технические показатели в инвентаризационную опись. По решению комиссии эти объекты и материальные ценности подлежат оприходованию. Их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа по техническому состоянию объектов.