Учет и контроль основных средств в бюджетных учреждениях

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.5. Инвентаризация основных средств

 

Помимо ведения бухгалтерского учета основных средств в бухгалтерии необходимо периодически проводить контроль за их наличием и сохранностью в местах эксплуатации, выявления ошибок в учетных записях, допущенных в результате неправильного учета при оприходовании объектов основных средств, а также с целью подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.

Контроль основных средств в Ижевском промышленно- экономическом колледже осуществляется проведением ежегодных плановых инвентаризаций перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и выборочных инвентаризаций в случаях смены материально ответственных лиц или при выявлении фактов хищения и кражи основных средств.

Директором колледжа издается приказ на проведение инвентаризации с назначением инвентаризационной комиссии, с указанием объекта, причин и сроков проведения инвентаризации в колледже.

Инвентаризация всех объектов основных средств в колледже проводится один раз в год, кроме библиотечного фонда, инвентаризация которого проводится один раз в пять лет, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Для оформления данных инвентаризации основных средств, применяется инвентаризационная опись основных средств формы № ИНВ-1, которые распечатываются  по всем счетам, на которых учитываются основные средства, отдельно по подразделениям и материально ответственным лицам в двух экземплярах.

До начала инвентаризации с каждого материально ответственного лица берется расписка, подтверждающая то, что к началу проведения инвентаризации все приходные и расходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию и все основные средства, поступившие на ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

С даты проведения инвентаризации прекращаются все хозяйственные операции по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств.

После всех подготовительных мероприятий инвентаризационная комиссия во главе с председателем комиссии приступает к проверке фактического наличия основных средств по местам их эксплуатации в присутствии  материально ответственного лица.

При инвентаризации комиссия  производит осмотр объектов, сверяет правильность наименования объекта основного средства, проверяет и сверяет наличие инвентарных номеров на объектах. Если инвентарный объект состоит в комплексе из нескольких составных частей (например, компьютер),то определяется перечень предметов, входящих в состав основного средства, проверяется наличие каждого предмета и инвентарного номера на каждом предмете инвентарного объекта. Полученные данные заносятся в инвентаризационную опись.

Особые сложности возникают при инвентаризации вычислительной техники и мебели. Дело в том, что в основном вычислительная техника приобретается в комплекте, мебель в наборе, состоящие из нескольких предметов и учитываются в бухгалтерском учете как один инвентарный объект  на ответственном хранении одного материально ответственного лица.

В процессе эксплуатации, например, компьютера, выходит из строя один из составляющих его элементов, например системный блок, в результате для замены используется системный блок от другого компьютера под другим инвентарным номером. Или для организации рабочего места используется не полный набор мебели, а только отдельные его принадлежности, или внутреннее перемещение отдельных предметов от одного материально ответственного лица к другому. Таким образом, один инвентарный объект используется по разным местам эксплуатации и у разных материально ответственных лиц. Поэтому при инвентаризации необходима тщательная проверка таких объектов основных средств.

По однотипным предметам хозяйственного инвентаря, инструментов, станков одинаковой стоимости, поступивших одновременно в одно структурное подразделение учреждения, по которым осуществляется групповой учет, при инвентаризации сверяется только количество и наименование объектов основных средств.

В ходе инвентаризации, в случае выявлении объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссией в инвентаризационную опись вносятся соответствующие исправления и уточнения.

Помимо проверки фактического  наличия объектов основных средств, проверяется и техническое состояние каждого основного средства. На выявленные инвентаризацией основные средства, не пригодные к дальнейшей эксплуатации и не подлежащие восстановлению или излишние неиспользуемые,  комиссией составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в негодность.

По окончании инвентаризации в инвентаризационных описях подсчитывается количество и сумма фактического наличия проверенных объектов основных средств. Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущество на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества проводится  в связи со сменой материально ответственных лиц, принявший основные средства, расписывается в описи в получении, а сдавший в сдаче этого имущества. 

Один экземпляр инвентаризационной описи остается у материально ответственного лица, второй передается в бухгалтерию для сверки фактических данных по объектам основных средств с данными бухгалтерского учета.

В случаи выявленных отклонений от данных бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости формы 401, с отражением расхождений между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

В процессе моей работы в колледже и в качестве члена инвентаризационной комиссии при инвентаризации основных средств не было выявлено ни недостач, ни излишков основных средств, за исключением недостач основных средств, при проведении инвентаризаций в результате кражи объектов основных средств. Порядок списания с баланса колледжа украденных основных средств был рассмотрен в разделе « Учет выбытия основных средств». Но в процессе инвентаризации выявляются и нарушения такого характера,  например,  наличие у материально ответственного лица основного средства, который числится на материальной ответственности другого материально ответственного лица в результате передачи основных средств друг другу без оформления соответствующих документов.

Объекты не пригодные для дальнейшей эксплуатации, выявленные в ходе проведенной инвентаризации, по согласованию с директором колледжа и с разрешения собственника имущества подлежат в установленном порядке списанию с баланса колледжа.

Результаты каждой инвентаризации подшиваются в папку инвентаризаций и хранятся не менее пяти лет.

Для достижения более качественного и эффективного контроля за объектами основных средств в колледже я предлагаю следующий план мероприятий:

а) Провести аудиторскую проверку основных средств;

б) Вся приобретаемая вычислительная и организационная техника до распределения по материально ответственным лицам, в первую очередь должна проходить через бухгалтерию с целью:

• определения состава инвентарного объекта;
• определения конкретного материально ответственного лица, и своевременного заключения с ним договора  о полной индивидуальной материальной ответственности в случае его отсутствия;
• присвоения и своевременного проставления на объекте инвентарного номера.

 Только после проведения  этих операций поступившая вычислительная и организационная техника должна передаваться материально ответственным лицам в места эксплуатации.

в) Проводить выборочно внеплановые инвентаризации с целью:

• усиленного контроля за дорогостоящими объектами основных средств;
• своевременного выявления объектов основных средств переданных самовольно одним материально ответственным лицом  другому материально ответственному лицу без оформления накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств и без сообщения  о передаче бухгалтерии;
• своевременного выявления и списания с баланса недействующих, вышедших из строя, изношенных, излишних и не используемых объектов основных средств.

г) В местах эксплуатации, где имеются и используются основные  средства вывесить инвентарные списки объектов основных средств для наглядного контроля за их наличием и в случаи кражи или хищения своевременного определения и выявления похищенного имущества.

  

 

 

 

 

 

Заключение

 

Ижевский промышленно-экономический колледж является бюджетным учреждением федерального подчинения, реализующим профессиональные образовательные программы на основании лицензии.

Как образовательное учреждение повышенного типа колледж может реализовывать углубленные профессиональные образовательные программы по индивидуальным учебным планам продленной подготовки кадров, обеспечивающим обучающимся повышенный уровень квалификации среднего профессионального образования.

Согласно Устава и Закона «Об образовании» колледж вправе осуществлять сверх финансируемых за счет средств федерального бюджета заданий (контрольных цифр) подготовку и переподготовку специалистов по договорам с физическими и юридическими лицами с оплатой ими стоимости обучения в рамках лицензии.

Кроме платных образовательных услуг колледж может осуществлять предпринимательскую деятельность по оказанию консультационных услуг; по оказанию посреднических услуг; по разработке и реализации учебно-методической литературы, и другие приносящие доход внереализационные операции, непосредственно не связанные с собственным производством, предусмотренные Уставом.

Для реализации образовательных программ и оказания услуг важную роль играет обеспеченность колледжа материально-технической базой, то есть основными средствами.

Обеспечение колледжа основными средствами осуществляется  путем приобретения их за счет выделенных по смете бюджетных средств и за счет средств, полученных от внебюджетной деятельности.

В бухгалтерском учете по основным средствам ведется раздельный учет по источникам приобретения основных средств с выделением на субсчете отличительного признака.

Бухгалтерский учет основных средств в колледже ведется по установленным нормативным документам, требованиям бюджетного и налогового законодательства и в первую очередь согласно Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.

К основным средствам колледжа относятся материально-вещественные ценности, срок эксплуатации которых превышает 12 месяцев и стоимостью на дату приобретения свыше 5000 рублей за единицу, и учитываются согласно бюджетного плана счетов на счете 01 «Основные средства» в разрезе групп основных средств в зависимости от назначения объекта.

Основные средства, не зависимо от источника их приобретения учитываются в учете и отчетности по первоначальной стоимости, то есть по фактическим расходам на их приобретения, включая налог на добавленную стоимость и другие расходы связанные с приобретением основных средств. Основные средства полученные, переданные безвозмездно или реализованные, оцениваются в бухгалтерском учете по рыночной стоимости. Книги, учебники и другие издания библиотечного фонда учитываются по номинальной цене, включая стоимость первоначального их переплета.

Учет основных средств в колледже ведется с применением бухгалтерской программы 1С: Предприятие Версия 7.7. Бухгалтерия для бюджетных организаций. Все первичные документы по учету основных средств программа формирует сама, поэтому правильное заполнение документов зависит от правильности внесенных данных в программу.

Использование данной программы повышает качество ведения учета, правильность и своевременность обработки первичной документации, правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, оперативность выявления ошибок допущенных в учете, а следовательно, точность и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

На основные средства бюджетного учреждения амортизационные начисления не производятся, а начисляется износ по «Годовым нормам износа по основным фондам учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете СССР». Износ объектов основных средств определяется за полный календарный год, независимо от того, в каком  месяце отчетного года они приобретены. Не подлежат начислению износа библиотечный фонд, сценическо-постановочные средства, наглядные пособия, находящихся в учебных кабинетах и лабораториях и используемых для учебных и научных целей, многолетним насаждениям.

Новостью для бюджетных учреждений стало то, что бюджетные учреждения с августа 2002 года официально получили возможность начислять в целях налогообложения амортизацию на основные средства, приобретенные за счет средств от предпринимательской деятельности.