Учет и контроль основных средств в бюджетных учреждениях

Все указанные выше инвентаризационные описи заполняются как от руки, так и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Не допускается оставлять в описях незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Не допускаются также помарки и подчистки. Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, неправильные записи зачеркиваются и над ними проставляются правильные цифры. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи делается отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших проверку. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке  наличия фактического имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течении нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются.

В случаи обнаружения материально ответственными лицами ошибки в описи об этом немедленно заявляется председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случаи их подтверждения вносит соответствующие исправления в опись в установленном порядке.

По окончанию инвентаризации оформленные в установленном порядке описи по результатам инвентаризации передаются в бухгалтерию организации, где с учетом содержащихся в них данных составляются сличительные ведомости, в которых показываются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.  Суммы излишков и недостач товарно- материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии  с их оценкой в бухгалтерском учете.

Положения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя организации.

Завершающим этапом проведения инвентаризации является рассмотрение на заседании инвентаризационной комиссии результатов инвентаризации. Выявляются причины недостач и излишков. Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета   в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение доходов у бюджетных учреждений;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм за счет виновных лиц.   Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации  или на увеличение расходов у бюджетных учреждений.

Результаты инвентаризации основных средств в бюджетных учреждениях оформляются бухгалтерскими проводками, представленными в таблице 2.4.

                                                                                                        Таблица 2.4.

                          Корреспонденция счетов по учету  основных средств.

№ п/п	Содержание операции	Номер субсчета
		По дебету	по кредиту
1	2	3	4
1.	Оприходование излишков основ-ных средств, выявленных при инвентаризации по рыночной стоимости. Одновременно по объектам основных средств, относящихся к предпринимательской деятель-ности, производится запись.	010-019             241	250       400
2.	Списание недостач основных средств, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и принятых за счет учреждения.	020, 250	013-019
3.	Списание основных средств, вследствие недостачи, установ-ленной при инвентаризации, отнесенных за счет виновных лиц по балансовой стоимости.	020, 250	013-019
	Одновременно производится вторая запись на суммы недостачи по рыночной стоимости, отнесенной на виновных лиц по объектам основных средств, приобретенных за счет: бюджетных средств; целевых средств и безвозмездных поступлений; средств от предпринима-тельской деятельности.	170   170   170	173   270   401

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации в годовом бухгалтерском отчете.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения самой инвентаризации. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

 

      

    

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Бухгалтерский учет и контроль основных средств в Ижевском промышленно-экономическом колледже

 

3.1. Учет наличия, поступления и  движения основных средств

 

Для осуществления образовательной деятельности Ижевский промышленно-экономический колледж имеет на балансе основные средства, собственником которых он не является  и распоряжается данным имуществом на праве оперативного управления.

В соответствии с положениями гражданского и бюджетного законодательства  Ижевский промышленно-экономический колледж, вправе согласно целям своей деятельности получать доходы от предпринимательской деятельности, в том числе доходы от оказания платных услуг.

Часть средств, полученных от внебюджетной деятельности, колледж направляет на пополнение и обновление фонда основных средств, то есть использует на приобретение основных средств.

Таким образом, помимо имущества, наделенного собственником, на балансе колледжа  числятся также и  основные средства, приобретенные за счет средств от предпринимательской деятельности и за счет целевых средств и безвозмездных поступлений.

В бухгалтерском учете колледжа по основным средствам ведется раздельный учет с присвоением отличительных признаков, который ставится после номера счета, а именно: при приобретении имущества в результате осуществления предпринимательской деятельности применяется номер 2; при получении имущества безвозмездно или приобретение его за счет целевых и безвозмездных поступлений применяется номер 3; имущество, которым наделил образовательное учреждение собственник  или оно приобретено  за счет выделенных по смете бюджетных средств, учитывается с применением номера 1.

До 2001 года бухгалтерский учет в колледже велся ручным способом, без применения ЭВМ. С 1 января 2001 года была внедрена бухгалтерская программа «1:С. Бухгалтерия бюджетных организаций. Версия 7.7», отдельным блоком, в которой является учет основных средств.

Учет основных средств начинается с поступления объекта в учреждение.

Основные пути поступления основных средств в колледж – это приобретение их за счет бюджетных средств, согласно сметы и за счет внебюджетных средств,  а также безвозмездное получение их от других организаций. Осуществлять строительство новых объектов и изготавливать хозяйственным способом основные средства колледж не имеет возможности.

Объекты основных средств, приобретенные у поставщиков, приходуются на баланс по приходным накладным поставщика. Стоимость, по которой поступивший объект будет учитываться в учете и отчетности, складывается из фактических расходов на его приобретение, включая налог на добавленную стоимость и другие расходы, связанные с приобретением данного объекта.

Существуют некоторые различия в отражении сумм налога на добавленную стоимость и списании этих операций на расходы в зависимости от источника их приобретения. Рассмотрим на примерах корреспонденцию счетов по поступлению объектов основных средств в зависимости от источника их приобретения.

Пример 1. По приходной накладной № 125 колледжем от ООО  «Шоусеть» приобретено основное средство - интерактивная рабочая станция по цене 30200 рублей, в том числе НДС-5033,33.Объект приобретен за счет бюджетных средств. В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

а) Приобретено основное средство на сумму стоимости основного средства с налогом на добавленную стоимость:

Дт.013.1 – Кт.178.1 – 30200 руб.

б) Одновременно увеличивается Фонд в основных средствах в размере фактической стоимости приобретенного объекта:

Дт.200 – Кт.250.1 – 30200 руб.

в) Оплачено основное средство за счет средств федерального бюджета:

Дт.178.1 – Кт.091.1 – 30200 руб.

 

Пример 2. По товарному чеку за счет средств от предпринимательской деятельности приобретен телевизор   на сумму 11799 рублей, в том числе НДС-1966,50. В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

а) Приобретено основное средство на сумму стоимости основного средства с налогом на добавленную стоимость:

Дт.013.2 – Кт.178.2 – 11799 руб.

б) Увеличился Фонд в основных средствах в размере фактической стоимости приобретенного объекта:

Дт.220 – Кт.250.2 – 11799 руб.

в) Произведена оплата за основное средство:

Дт.178.2 – Кт.111.2 – 11799 руб.

Если объект основных средств приобретен за счет средств от предпринимательской деятельности, то сумма налога на добавленную стоимость, уплаченная поставщику, подлежит вычету из общей суммы, исчисленной и подлежащей уплате в бюджет налога на добавленную стоимость. Согласно Налогового Кодекса Российской Федерации статьи 149 п.2, колледж освобожден от уплаты налога на добавленную стоимость, так как услуги в сфере образования не подлежат налогообложению. Таки образом, в нашем примере, сумма налога на добавленную стоимость, уплаченная поставщику, относится на расходы, а, следовательно, увеличивает первоначальную стоимость основного средства.

Как уже было отмечено ранее, объекты основных средств могут поступать в колледж в результате безвозмездной передаче их от других организаций. Оприходование таких основных средств производится на основании данных бухгалтерского учета передающей организации, то есть по первоначальной стоимости с учетом износа. Согласно бюджетной Инструкции по бухгалтерскому учету, основные средства как полученные, так и переданные безвозмездно, отражаются в бухгалтерском учете по рыночной стоимости. Возникает вопрос, каким образом корректировать разницу между рыночной ценой и данными учета передающей стороны, к сожалению, ответ на этот вопрос инструкция не дает.

 

Пример 3. В июне 2000 года от ОАО «Ижсталь» по акту № 6 приемки-передачи основных средств безвозмездно получен компьютер. Стоимость компьютера отраженная в акте приемки-передачи составляет – 5470 руб., износ – 2188 руб. При приемке объекта рыночная стоимость была оценена в размере остаточной стоимости компьютера. В бухгалтерском учете были сделаны записи:

а) Оприходован компьютер по первоначальной стоимости:

Дт.013.3 – Кт.250.3 – 5470 руб.

б) Начислен износ:

Дт.250.3 – Кт.020.3 – 2188 руб.

Учет основных средств ведется в полных рублях, кроме библиотечных фондов. Суммы копеек отражаются на соответствующих счетах субсчетов 200, 220, 225, то есть на счетах источника приобретения.

В колледже имеется библиотека, для которой приобретаются книги, учебники, брошюры и другие издания, включенные в фонд библиотек. В бухгалтерии колледжа учет библиотечных фондов ведется только в суммовом выражении, общей суммой. В библиотеке материально- ответственное лицо учет литературы ведет в количественном и суммовом выражении, регистрируя каждый экземпляр поступившего издания в инвентарной книге учета поступления литературы. Каждому изданию присваивается инвентарный номер. Брошюры регистрируются в книге учета литературы временного хранения и с присвоением также каждому экземпляру инвентарного номера. Движение библиотечного фонда отражается в книге суммарного учета.

Все поступающие основные средства в колледж, принимает комиссия, назначенная директором колледжа. Для оформления приемки комиссией составляется в одном экземпляре акт приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях формы ОС-1 бюдж. на каждый объект в отдельности.

Общий акт на несколько объектов составляется лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица. Акты утверждаются директором колледжа.

На основании данных  акта  приемки о вводе в эксплуатацию и приложенных к нему технических паспортов, на каждый поступивший объект основного средства оформляется соответствующая инвентарная карточка по учету основных средств в бюджетных учреждениях, являющаяся регистром аналитического учета основных средств.

        Для  учета зданий, сооружений, машин, оборудования, инструментов, инвентаря, транспортных средств применяется инвентарная карточка формы ОС-6 бюдж.; для учета многолетних насаждений – форма ОС-8; для учета библиотечных фондов и сценическо-постановочных средств – форма ОС-9 по групповому учету основных средств.

Записи в карточках производятся в количественном и суммовом выражении. С целью контроля за сохранностью инвентарных карточек они регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств формы ОС-10, с указанием в ней номера инвентарной карточки, инвентарного номера объекта, его названия и отметок о выбытии. Записи в ней производятся в разрезе групп основных средств. Инвентарные карточки хранятся в картотеке бухгалтерии, отдельно по каждому материально-ответственному лицу.