Учет и контроль основных средств в бюджетных учреждениях

        Для  организации учета и обеспечения  контроля за сохранностью основных средств в колледже каждому объекту, кроме библиотечных фондов, присваивается инвентарный номер. Присвоенный объекту инвентарный номер проставляется на нем с помощью нанесения краски или прикреплением металлического жетона. Кроме того, при автоматизированной системе учета основных средств объектам присваиваются коды основных средств в соответствии с общероссийским классификатором основных фондов. Присвоенный объекту основных средств инвентарный номер, сохраняется за ним на весь период его нахождения в колледже, указывается на всех документах, связанных с движением данного объекта, и при списании с бухгалтерского учета основного средства, не присваивается вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам.

        Все  основные средства колледжа находятся на ответственном хранении материально-ответственных лиц. Список лиц, ответственных за сохранность, вверенных им ценностей, назначается и утверждается директором колледжа приказом. Кроме того, с каждым материально- ответственным лицом письменно заключается договор о полной  индивидуальной материальной ответственности.

При наличии большого количества объектов основных средств по месту эксплуатации у одного материально-ответственного лица, учет у себя материально-ответственное лицо может вести в инвентарном списке формы ОС-13, в котором содержатся все сведения индивидуально по каждому объекту основных средств.

Согласно бюджетной Инструкции по бухгалтерскому учету учет в бюджетных учреждениях осуществляется по мемориально-ордерной форме учета.

Учет всех поступлений основных средств в течение месяца отражается в накопительной ведомости по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами  (мемориальный ордер № 6), в разрезе операций приобретения основных средств за счет бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источником.

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета основных средств в конце каждого месяца составляются оборотные ведомости формы 326 с подразделением на отличительные признаки 1; 2; 3, в разрезе материально-ответственных лиц и субсчетов. Итоги ежемесячных оборотов, а также сальдо на 01 число каждого месяца сверяются с данными книги «Журнал-Главная».

Помимо поступления объекты основных средств могут перемещаться внутри колледжа в результате смены материально-ответственных лиц. Передача объектов основных средств от одного материально-ответственного лица другому материально-ответственному лицу оформляется накладной на  внутреннее перемещение основных средств формы ОС-2. Накладная выписывается в двух экземплярах: первый экземпляр остается у принимающей основные средства, стороны, второй – передается в бухгалтерию для учета.

Выдача основных средств со склада производится по накладным (требованиям) формы 434, которые утверждаются руководителем учреждения. Накладная (требование) выписывается в двух экземплярах.

    

 

 

 

        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Учет износа основных  средств

 

Все основные средства с течением времени в процессе эксплуатации постепенно теряют свои первоначальные технические качества, физически и морально устаревают. Для того, чтобы каким-то образом оценить или измерить степень старения объекта, в бюджетных учреждениях, в частности в Ижевском промышленно-экономическом колледже, на объекты основных средств начисляется износ по Годовым нормам износа по основным фондам учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете СССР.

Учет износа основных средств, числящихся на балансе колледжа, ведется на пассивном счете 020 «Износ основных средств».

Начисление износа производится один раз в конце года, за полный календарный год, независимо от того в каком месяце отчетного года объект основного средства был приобретен. Начисление износа на объект основных средств производится до тех пор, пока не будет погашена вся его первоначальная  (восстановительная) стоимость. В балансе колледжа числятся основные средства, по которым износ начислен в размере 100% , но так как они пригодны для дальнейшей эксплуатации, списанию они не подлежат и используются в работе.

Износ в колледже начисляется по всем объектам основных средств, кроме библиотечного фонда, сценическо-постановочных средств, наглядных пособий, находящихся в учебных кабинетах и лабораториях и используемых для учебных и научных целей.

Учет и начисление износа по каждому объекту основных средств ведется в инвентарных карточках учета основных средств, в которых отражаются годовая норма и сумма износа в рублях, код годовой нормы износа и год, в котором последний раз начисляется износ.

Из карточек сумма начисленного износа переносится в оборотную ведомость формы 326 по субсчету 020, в которой ведется аналитический учет по счету 020 «Износ основных средств» в разрезе каждого объекта основных средств.

На общую сумму износа, начисленного за отчетный год по основным средствам, приобретенным за счет бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников составляется мемориальный ордер формы 274.

Годовая сумма износа за отчетный год по объекту основных средств рассчитывается следующим образом:

Износ за отчетный год по объекту   =	Балансовая стоимость         *   объекта	Годовая норма износа по данному объекту
	100.

 

 Например: Балансовая стоимость  компьютера равна 12850 рублей, норма  износа по данному объекту  составляет 12,5%. Начисленный износ  за отчетный год составит 1606 рублей, т.е. 12850*12,5/100.

 В бухгалтерском учете начисленный  износ за год отразится проводкой:

Дт. 250 – Кт.020  -1606 руб.

Так как бухгалтерский учет в колледже автоматизирован, то все операции по начислению износа и формированию бухгалтерских проводок делаются автоматически.

В заключении данного  раздела коротко хотелось остановиться на вопросе начисления амортизации по основным средствам, приобретенным за счет средств от предпринимательской деятельности бюджетными учреждениями.

Такая необходимость возникла в связи с рядом проблем налогообложения прибыли бюджетных учреждений, одной из которых является отнесение на расходы учреждения стоимости приобретения объектов основных средств, используемых в рамках предпринимательской деятельности.

Дело в том, что в бухгалтерском учете бюджетных учреждений, эта стоимость списывается на расходы по предпринимательской деятельности в момент их приобретения.

Амортизационные отчисления со стоимости основных средств бюджетного учреждения не производятся, а начисляется износ. Кроме того, износ основных средств в бюджетных учреждениях исчисляется ежегодно, а для целей налогообложения сумму износа необходимо считать ежемесячно.

Существовали разные мнения по поводу, надо ли начислять износ основных средств бюджетных учреждений для целей налогообложения и если надо то каким образом.

Вступив в силу Глава 25 Налогового Кодекса Российской Федерации, статья 256 п.2 ясно определила, что в состав амортизируемого имущества в целях налогообложения прибыли не включается имущество бюджетных организаций. Таким образом, бюджетные организации не имели возможности учесть в затратах амортизационные отчисления по имуществу приобретенному для предпринимательской деятельности, что соответственно увеличивало налогооблагаемую часть прибыли.

Федеральный Закон от 24.07.2002 № 110-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть II Налогового Кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации  о налогах и сборах, а также о признании утратившим силу отдельных актов законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» вносит изменения в главу 25 «Налог на прибыль организаций» п.2 статьи 256 Налогового Кодекса Российской Федерации.

Эти изменения как раз  касаются амортизации имущества бюджетных организаций, согласно которым бюджетные организации получили возможность начислять амортизацию на имущество, приобретенное для предпринимательской деятельности.

Внесенные в статью 256 Налогового Кодекса Российской Федерации изменения позволяют уже 31 августа 2002 года начислить в налоговом учете амортизацию по основным  средствам с января по август 2002 года включительно и учесть эту сумму для целей налогообложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. Ремонт основных средств

 

Для поддержания объектов основных средств в нормальном состоянии и осуществления их бесперебойной работы в процессе эксплуатации необходимо проведение их ремонтов. В зависимости от объема выполняемых работ ремонты подразделяются на текущие и капитальные. При текущем ремонте производят смену или исправление отдельных износившихся деталей, устранение повреждений, возникших в процессе эксплуатации. Капитальный ремонт включает замену ведущих конструкций в зданиях, сооружениях, замену или восстановление износившихся узлов при обновлении оборудования.

Капитальный ремонт основных средств может производиться подрядным способом на основе заключенных договоров подряда со специализированными подрядными организациями (в которых указывается стоимость и срок выполнения работ) и хозяйственным способом – силами учреждения.

На капитальный и текущий ремонты зданий, сооружений, сложных машин и оборудования, транспортных средств составляется смета, в которой указывается перечень подлежащих выполнению работ, количество и стоимость материалов и общая стоимость ремонта данного объекта. Все сметы на ремонты утверждаются директором колледжа.

Затраты на проведение текущего и капитального ремонтов основных средств не увеличивают их стоимость, а списываются на расходы согласно смет за счет соответствующих источников.

Финансирование капитальных ремонтов зданий и сооружений в колледже осуществляется за счет бюджетных средств, предусмотренных в сметах расходов по статье 240300 «Капитальный ремонт», текущих ремонтов по статье 111030 «Оплата текущего ремонта зданий и сооружений», по статье  111020 «Оплата текущего ремонта оборудования и инвентаря» Бюджетной классификации Российской Федерации.

Операции, связанные с проведением работ по капитальным ремонтам, отражаются на счетах, предусмотренных для учета текущей хозяйственной деятельности учреждения.

Фактические расходы, связанные с учетом отпуска  материалов на капитальный ремонт, начислением заработной платы, прочие затраты при хозяйственном способе проведения работ собираются на дебете счета 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждений и другие мероприятия» (статья 240300 «капитальный ремонт»). В конце года полученная сумма списывается за счет финансирования на эти цели.

При производстве капитального ремонта подрядным способом  колледж сумму, предъявленную подрядчиком по счету, относит на статью 240300 «Капитальный ремонт», которая в конце года списывается за счет финансирования капитального ремонта.

Приемка отремонтированного объекта из капитального ремонта оформляется актом выполненных работ и актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов формы ОС-3. При поступлении актов в бухгалтерию в инвентарной карточке делается отметка о произведенных работах. Акты выполненных работ и акты о приемке-сдаче служат основанием для списания фактической себестоимости капитального и текущего ремонтов.

       

 

                                                                         

 

 

 

 

 

 

3.4. Учет выбытия основных  средств

   

Основные средства не только поступают в колледж, но и выбывают. Поскольку основные средства принадлежат колледжу на праве оперативного управления, то списывать с баланса основное средство колледж в праве только после разрешения собственника имущества, то есть с разрешения Министерства образования Российской Федерации.

Причинами выбытия основных средств из колледжа являются их:

• списание объектов основных средств, пришедших в негодность в следствии физического износа, стихийных бедствий;
• списание в результате кражи и хищения основных средств;
• реализация излишнего, неиспользуемого основного средства.

Рассмотрим, каким образом отражается в учете списание объектов основных средств с баланса колледжа в каждом конкретном случае.

Еще раз отметим, что факт начисления 100% износа не является основанием для списания основного средства. Отслуживший свой срок объект должен быть физически изношен, то есть не пригоден для дальнейшей эксплуатации.

По списанию основных средств, приказом директора колледжа, создается постоянно действующая комиссия, которая определяет причины списания объекта основных средств, производит осмотр объекта, подлежащего списанию, определяет возможность использования деталей, полученных при разборке и демонтаже, выявляет виновных лиц в порче объекта основных средств, принимает решение о списании объекта с баланса колледжа.

Осмотрев объект и приняв решение о дальнейшей нецелесообразности использования объекта, комиссией составляются следующие документы:

• акт о списании основных средств в бюджетных учреждениях по форме ОС-4 бюдж;
• акт о списании транспортных средств в бюджетных учреждениях по форме ОС-4а бюдж.