Кассир  в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения  к своим обязанностям.

       Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

       На  предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной  его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого  работника по письменному приказу  руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор  о полной материальной ответственности. Исходя из этого, следует проверить происходила ли замена кассира другим лицом в течение проверяемого периода и заключен ли договор с заменяющим кассира лицом договор о полной материальной ответственности.[12]

       Если  штатным расписанием организации  не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены  на другого штатного работника с  его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

       Также следует установить, вся ли первичная  учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным  формам, утв. Постановлением Госкомстата  РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (ред. от 03.05.2000).

       Прибыв  на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. [26]

       При наличии нескольких касс аудитор  опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний  кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также  дает расписку в том, что все приходные  и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

       Результаты  инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который  подписывают кассир и главный  бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.[25]

       Одновременно  с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе, которой аудитору необходимо выяснить:

       - обеспечена ли сохранность денег  при доставке из банка и  во время выдачи заработной  платы;

       - имеется ли для хранения денег  и других ценностей в кассе  сейф или несгораемый шкаф;

       - застрахована ли касса организации;

       - соблюдаются ли правила хранения  ключей от сейфа (несгораемого  шкафа). Так, в Порядке ведения  кассовых операций установлено,  что ключи от металлических  шкафов и печати хранятся у  кассиров, которым запрещается оставлять  их в условленных местах, передавать  посторонним лицам либо изготавливать  неучтенные дубликаты. Учтенные  дубликаты ключей в опечатанных  кассирами пакетах, шкатулках  и др. хранятся у руководителей  предприятий. Не реже одного  раза в квартал проводится  их проверка комиссией, назначаемой  руководителем предприятия, результаты  ее фиксируются в акте;

       - соблюдается ли установленный  лимит хранения денежной наличности  по отдельным датам.

    Таблица 3.1

      Реестр кассовых документов с превышением лимита наличных денег

 

   В представленном к проверке расчёте  на установление лимита остатка кассы  должно быть определено, на какие цели разрешено расходование наличных средств  из выручки, поступившей в кассу.[24]

   В ходе аудита надо провести проверку на предмет соответствия расходования наличных средств из выручки, поступившей  в кассу, предусмотренного расчётом на установление лимита остатка кассы, установленным Банком.

   Результаты  следует занести в таблицу  3.2:

   Таблица 3.2

Реестр  кассовых документов с не целевым  использованием денежных средств:

    

       При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах.

       Проверить наличие первичных оправдательных документов, оформленных должным  образом для каждой кассовой операции.

       Типичные  ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров в ЗАО «Поле»:

• не указывается название организации;
• не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года;
• неправильно указывается или не указывается дата;
• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;
• отсутствуют необходимые подписи и печати;
• отсутствуют росписи получателей денежных средств.

       Все поступления и выдачи наличных денег  предприятия учитываются в кассовой книге. Каждое предприятие должно вести  только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями  руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

       При проведении аудита в ЗАО «Поле» были обнаружены типичные ошибки при заполнении кассовой книги:

• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
• ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
• иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.

       В соответствии с п. 14 Порядка ведения  кассовых операций наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным  ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера. Документы  на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  предприятия или лицами на это  уполномоченными. В случаях, когда  на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись  руководителя предприятия, подпись  на его расходных кассовых ордерах  не обязательна.[13]

       Под распиской, используемой для маскировки растраты денежных средств, следует  понимать, как правило, расходный  кассовый ордер, не подтвержденный хотя бы одной из приведенных подписей:

• получателя денег;
• главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;
• руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.

       В соответствии с п. 27 Порядка ведения  кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его  документе, в оправдание остатка  наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

       Проводки:

       Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - К-т 50 «Касса»;

       Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

       Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» - К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

       Наличные  деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками  кассы и зачисляются в доход  предприятия.

       Проводка: Д-т 50 «Касса» - К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

Таблица 3.3

Реестр  кассовых документов, на которых отсутствует или вызывает сомнение подпись получателя денег

 

       Проверка  соблюдения предельного размера  расчетов наличными деньгами с  юридическими лицами.

       В соответствии с Указание ЦБР Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» установлен в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 тысяч рублей. Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам. [10]

       Фирме (предприятию, организации), предпочитающей расплачиваться наличными деньгами, необходимо оплачивать сделку в течение  нескольких дней с расчетом, чтобы  сумма платежа в один день не превышала  установленного предела.

       Таким образом, выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить  величину финансовых санкций, которые  могут быть наложены на предприятие  в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.[8]

       Следовательно, проверка проводится с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты  с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется  метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также  отчетов кассира, кассовых книг, договоров  с юридическими лицами. Результаты фиксируются по форме, представленной в табл. 3.4. 

Таблица 3.4

При проверке операций по кассе необходимо зарегистрировать все случаи нарушения лимита расчетов

 

       Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.[6]

       Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.[18]