Международные туристические выставки как инструмент формирования туристского имиджа России

Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

- окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

- разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т. п.;

- генеральную компоновку экспозиции фирмы — распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий этап —  работа в ходе ее функционирования. Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристской фирмы. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

Обычно заранее  становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Во время работы выставки руководитель должен наблюдать и  делать правильные выводы: сколько  действительно необходимо выставочной  площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз  организовать работу на стенде, кто  из специалистов наиболее подходит для  работы во время выставки.

Кроме того, руководитель туристской фирмы может посетить другие выставочные  стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы. Контакт посетителей и специалистов с экспозицией фирмы очень непродолжителен, исходя из этого проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:

- провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;

- обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;

- заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;

- обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы.

После завершения выставки, демонтажа экспозиции, в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке.

Итоги выставки можно условно  подразделить на две группы:

- организационные;

- коммерческие.

При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

- удачно ли было выбрано место для стенда?

- была ли удачной планировка стенда? соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

- какие неудобства вы испытывали во время работы?

- что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования?

- без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Коммерческие итоги касаются объективных показателей (количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объем заключенных контрактов; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.).¹ 

При подготовке к выставке, составление плана деятельности просто необходимо. Здесь указываются  все основные детали относительно будущей  выставки, это своего рода костяк дальнейших действий. В плане деятельности детально расписываются цели участия в  выставке, место, сроки и время  ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию  и увязку всех мелочей (конкретно - кто/что), за доставку материалов на стенд. Также  дается краткая информация о других фирмах участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставке и характеру  ее проведения. В 

_________________________

¹ Сизова Н.  «Обзор российских туристских выставок (по материалам периодических изданий)»

заключение указывается  минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся  работа будет бессмысленной - приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

В качестве одного из приложений к плану действий прилагается  подробный список вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

Кроме вышеуказанных вспомогательных  документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично или direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов.

Обычно к письму прилагается  приглашение. Таким письмом фирма-участник приглашает людей, занятых в данной области на выставочный стенд для более детального ознакомления с предлагаемым ею видом продукции. Многие компьютерные и строительные фирмы используют в своей практике такой способ приглашения специалистов, известных лиц, бизнесменов.

За определенный фиксированный  срок, не позднее чем за месяц  до начала выставки заполняется и  посылается в адрес оргкомитета «ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ». В ней указываются все реквизиты фирмы (адрес/телефон/факс, номер расчетного счета, и т.д.). Суть заявки –предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество. Так, например, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала. Безусловно, многие фирмы предпочитают изготавливать свои экспозиционные материалы "на стороне", у специализированных агенств и на выставку лишь привозить их. Это резко повышает качество экспозиции, наглядно показывает профессионализм и индивидуальный подход, но одновременно с этим и удорожает стоимость стенда.

Буквально на все существует своя плата. С одной стороны это  удобно, так как вы точно знаете сколько и за что вы платите, с  другой, вы платите за все, и это  увеличивает стоимость участия. Обычной платой является: аренда (до 90% от общей стоимости участия, цена на открытую/закрытую площадь различна); регистрационные сборы за фирму  или за представителей (если выставка проводиться в другом городе); стоимость публикации в каталоге; стоимость монтажа/демонтажа стенда. С уплаченной вами суммы взимается НДС и спецналог.

На сегодняшний день не существует законодательства регламентирующего  тарифы на те или иные виды услуг  выставочного бизнеса. Они устанавливаются  фирмой-организатором выставки по своему усмотрению (могут сильно колебаться от выставки к выставке). В качестве базовых используется информация немецких и американских компаний.

При составлении договора надо тщательно расписывать каждый пункт. Если вы забыли что-то указать, как  минимум ваш стенд не будет  оборудован согласно вашим требованиям  что может повредить имиджу фирмы, а как максимум фирма может  вообще не попасть на выставку.

Одной из важных проблем  для менеджера, ответственного за готовность к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Вам нужно заранее указать  что, когда и куда вы собираетесь  ввозить. Для доставки всех необходимых  выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов. В интересах фирмы-участника позаботиться об этой мелочи, иначе в один прекрасный (и скорее всего очень ответственный) момент ,вы можете обнаружить что ваши машины не пускают на территорию выставки или количество вывозимых вещей немного меньше ввозимого. Если у вас сейчас нет собственных подходящих транспортных средств - договор с транспортной компанией - временный выход из положения. Но часто эта мелочь совершенно не принимается во внимание и о ней вспоминают в последний момент.¹

Уточните заранее, в течение  какого срока до и после выставки вам можно ввозить/вывозить груз. Это позволит вам избежать недоразумений  и гарантирует четкий график действий.

Другая сторона вопроса - монтаж и расположение экспонатов на стенде. Заранее продумайте экспозицию, исходя из размеров стенда. Правильно ли освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамма в целом?

_________________________

¹ Макшанцев Р.И. Психология рекламы: Учебное пособие/Научный редактор       М.В. Удальцова. – М: Инфра-М, 2008.

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена. И конечно размер экспозиции. Компания со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший стенд чем требуется, однако для остальных фирм стоит подумать, нужно ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться "слишком большим" и экспозиция закроет собой пространство.