Совершенствование системы управления ЗАО "Лукойл-Транс"

    В конечном счете вся работа по проектированию структуры управления сводится к выработке направлений по совершенствованию действующей организационной структуры, повышению эффективности работы аппарата управления. 

    Выводы: Установлено, что организационная структура ЗАО «ЛУКОЙЛ-Транс» имеет линейно-функциональный тип. Основу данной структуры составляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Недостатком структуры является: неэффективная работа отдельных подсистем отдела, низкий уровень качества исполнения управленческих решений, между рабочим отдела и директором завода – три или больше уровней управления, штабные службы разобщены, горизонтальные связи ослаблены. Для устранения выявленных недостатков предлагается вывести транспортный отдел в отдельную бизнес-единицу, данный проект будет представлен в следующих разделах данной работы. 

     5.РАПСРЕДЕЛЕНИЕ ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖМЕНТА ЗАО «ЛУКОЙЛ-ТРАНС» 

    Выделение функций менеджмента происходит в результате разделения и специализации  труда в сфере управления. Применяются различные классификации функций управления.

    Дадим определение основным функциям менеджмента.

    Планирование - это вид управленческой деятельности по установлению целей и путей  их достижения. Результатом процесса планирования является система планов, включающая корпоративные, функциональные планы, планы работников и т. п.

    Организовывание (организация) - это вид управленческой деятельности по разработке структуры  управления, распределению полномочий и ответственности.

    Мотивация - это вид управленческой деятельности по побуждению человека к деятельности, имеющая определенную целевую направленность.

    Контроль - это вид управленческой деятельности по обеспечению достижения организацией своих целей.

    Деятельность  по выполнению функций является процессом, требующим определенных затрат ресурсов и времени. Именно процессный подход к менеджменту позволил увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления.

    Процесс менеджмента отражает рекомендованную  последовательность выполнения функций, точнее последовательность начала действий по выполнению функций, так как осуществление многоконтурной обратной связи приводит к одновременному осуществлению функций.

    Этот  цикл управления является универсальным  по. отношению к объекту управления, которым является не только организация в целом, но и отдельные подразделения, функции, методы и т. н. 

    Функции менеджмента ЗАО «ЛУКОЙЛ-Транс» 

    Руководителем ЗАО «ЛУКОЙЛ-Транс» является директор.

    К непосредственным обязанностям директора ЗАО «ЛУКОЙЛ-Транс» относится:

    Руководство в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью организации.

    Организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений, направление  их деятельности на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов.

    Организация производственно-хозяйственной деятельности на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных  форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

    Организация обеспечения Общества всеми необходимыми материально-техническими условиями  деятельности.

    Принятие  мер по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

    Обеспечение правильного сочетания экономических  и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплаты заработной платы в установленные сроки.

    Совместно с трудовым коллективом и профсоюзными организациями обеспечивает на основе принципов социального партнерства  разработку, заключение и выполнение коллективного договора, соблюдение трудовой и производственной дисциплины, способствует развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих Общества.

    Разработка  и утверждение штатного расписания предприятия, других локальных нормативно-правовых актов, организация проведения аттестаций, организация обучения подчиненных сотрудников.

    Служба эксплуатации предприятия ведет учет, оформление и выдачу путевых листов, контролирует работу автомобилей у заказчика. Распределяет автомобильную технику  по клиентам, контролирует выход и возвращение техники в гараж. Организует обработку путевых листов и учет ГСМ по путевым листам, определяет пробег  по спидометру. Проверяет правильность оформления путевых листов, Обеспечивает своевременное заключение договоров  с предприятиями на автотранспортные услуги, а также выполнение договорных  обязательств.  Осуществляет   планирование   работы  транспортных средств с соблюдением режима труда и отдыха водителей. Проводит инструктаж водителей об особенности дорожного движения и других условий маршрута. Автоколонны находятся в постоянном производственном управлении службы эксплуатации.

    Главной задачей  службы главного механика (начальника гаража) является правильная организация  и своевременное проведение профилактических осмотров планово-предупредительных ремонтов гаражного оборудования и сооружений, закрепленных за данной службой. Обеспечивает правильную и безопасную эксплуатацию, своевременное проведение предусмотренных правилами испытаний, техническое освидетельствование и ревизию техники. Организует разработку организационно-технических мероприятий по предупреждению аварий, пожаров, несчастных случаев и профессиональных заболеваний, связанных с эксплуатацией оборудования и механизмов. Контролирует техническое состояние, своевременность, качество ремонта и испытание всего производственного оборудования, принимает меры по устранению выявленных недостатков, обеспечивает правильное ведение технической документации на оборудование и приспособления, предусмотренной соответствующими правилами. Обеспечивает эффективную работу вентиляционных систем и установок, их своевременный осмотр и ремонт. Обеспечивает соблюдение установленного порядка допуска персонала к обслуживанию техники. Участвует в разработке комплексных планов улучшения условий труда и обеспечивает исполнение приказов, распоряжений, предписаний органов надзора, запланированных мероприятий по ОТ и ТБ в установленные сроки. Организует оформление заявок на приспособления, приборы, устройства, облегчающие условия труда и принимает меры по обеспечению ими объектов предприятия. Обеспечивает потребность предприятия по всем видам энергии, ведет учет расхода и принимает меры для экономного их расходования. Ведет учет и представляет отчетность по всем видам работ, осуществляемых службой.

    Главной задачей  авторемонтной -механической мастерской является поддержание подвижного состава в технически исправном состоянии путем своевременного и качественного проведения ТО подвижного состава, планово-предупредительных ремонтов.

    Служба  движения кроме контроля над процессом грузоперевозки, обеспечивает производство погрузочно-разгрузочных работ, выполняет операции связанные с экспедиторскими и складскими службами, также задействованными в процессе грузоперевозки. В случае если автотранспортное предприятие имеет несколько подразделений, которые осуществляют грузоперевозки, организовывается централизованная диспетчерская служба, тем самым обеспечивается одно общее управление над деятельностью всех подразделений, осуществляющих грузоперевозки. В деятельности автотранспортных предприятий, диспетчерская служба играет значительную роль, осуществляя контролирующие и корректирующие функции.

    Технологический процесс для данного предприятия - это процесс передачи транспортного  средства с водителем или без  него в аренду на определенный промежуток времени.

    Схема технологического процесса представлена на рис. 2

    Перед началом работы транспортное средство проходит ежедневный осмотр, и если он исправен, выходит на линию. Водитель получает все необходимые документы у диспетчера (роль диспетчера осуществляет секретарь). Диспетчер принимает заказы на аренду транспорта от клиентуры, руководит работой спецтехники на линии. После окончания работы, при возвращении водителей в гараж, диспетчер проверяет путевые листы, передает документы в кассу бухгалтерии для принятия выручки от водителей. 

      Планирование

    Планирование  – вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации и ее составных частей.

    Успешное  функционирование компании во многом зависит от качества планирования и  организации транспортных процессов. Система планирования транспортных услуг определяет качественные и  количественные параметры развития и функционирования отдельных элементов системы с целью полного удовлетворения потребностей населения в перевозках

      Правильное  определение графика аренды спецтехники, должно осуществляться при постоянном изучении потребностей.

    Любое предприятие, в том числе и  автотранспортное, имеет своей конечной целью получение прибыли. Достичь этой цели можно, только максимально удовлетворяя спрос клиентов. На предприятии и разрабатываются стратегические, тактические и оперативные планы, подчиненные главной цели предприятия.

    Стратегическое  планирование (высший уровень руководства) - это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише. Целью стратегического планирования транспортного отдела является комплексное обоснование проблем, с которыми может столкнуться предприятие в перспективе. Составлением долгосрочных планов занимается генеральный директор.. Определяются необходимые инвестирования в производство, необходимость открытия новых отделов для эффективной работы в будущем.

    На  среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Тактическое планирование по своей сути сходно со стратегическим. Разница в том, что если в организации три начальника различных подразделений, то каждый из них должен координировать или интегрировать свою деятельность с другими. И это должно быть отображено в плане. Поэтому их ответственность с точки зрения тактического планирования состоит в том, чтобы в основу планирования положить идеи, которые были рождены при стратегическом планировании. В среднесрочных планах отражаются количественные показатели, в т.ч. распределение ресурсов, сведения по производству, капитальным вложениям и финансированию.

    Планирование, осуществляемое на нижнем уровне организации, называется оперативным (текущим) планированием. Это основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации. Текущее планирование охватывает детальные разработки (обычно на один год) оперативных планов для организации в целом и ее подразделений. Текущий план состоит из календарных планов (месячных, квартальных, полугодовых). В них детально конкретизуются цели и задачи, поставленные перспективными и среднесрочными планами. Календарные планы производства составляются на основе сведений о наличии заказов, обеспеченности их материальными ресурсами, степени загруженности производственных мощностей. На основании данных диспетчеров составляют график работы водителей на линию. Начальник ремонтной слуюбы должен составить план по расходу запчастей, и других материалов, для того, чтобы директор мог своевременно закупить необходимые детали на склад, поскольку, необходимо, чтобы машины были на линии, а не в простое.