Совершенствование системы материальной мотивации в организации (на примере ООО «ИНТЕЛИС – аудит»)

      Продолжительность аудиторской проверки зависит от трудоемкости. Мы всегда стараемся сделать выездной этап не более 2-3 недель. Если большая трудоемкость — расширяем состав группы.

      Так же после проверки от 3 до 5 рабочих дней проходит до получения отчета. Это время нужно для написания отчета аудиторами и проверки его нашим внутренним контролером качества (очень опытный аудитор, который проверяет других аудиторов).

      Хотя  это и не предусмотрено законом, для удобства наших клиентов мы проводим процедуру согласования отчета. Заключается она в следующем:

      Всегда, перед тем как выдать официальные результаты «на бумаге», мы высылаем клиенту заключение и письменную информацию по электронной почте на согласование. Клиенту это дает возможность возразить и отстоять его позицию. Бывает, что он переубеждает нас. Это очень важно, потому, что не все аудиторские компании имеют этот этап.

      «ИНТЕЛИС  – аудит» проводит обязательный и инициативный аудит предприятий. Обязательный аудит – это ежегодная обязательная аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации или индивидуального предпринимателя. Инициативная аудиторская проверка осуществляется по запросу клиента за любой отрезок времени. Она может охватывать все разделы учета или какие-либо отдельные участки. Инициативный аудит может проводиться по запросу собственника, исполнительного органа управления предприятием или потенциального инвестора, который хочет получить подтверждение достоверности финансовой отчетности, также может проводиться при смене руководителя или главного бухгалтера проверяемого предприятия-клиента.

      При заключении Договора на аудит, мы предлагаем клиенту на выбор три варианта проведения аудиторской проверки. Первый вариант самый простой по трудозатратам  и соответственно самый дешевый  – это пакет «Эконом». Он пользуется высокой популярностью у компаний, подлежащих обязательному аудиту, которым необходимо получить заключение для налоговой инспекции, и которым не важна управленческая ценность проведенной проверки. Второй вариант, пакет «Бизнес», представляет собой стандартный подход к проведению аудита. Он включает в себя все то, что и пакет «Эконом», но помимо этого несет элементы консалтинга. По такому принципу проводят аудиторские проверки большинство наших компаний-конкурентов. Третий вариант – это пакет «Люкс». Особенно интересен он компаниям, проводящим не обязательный, а инициативный аудит. Аудиторская проверка проводится по заданию клиента, с учетом всех его пожеланий.

      Такое деление было внедрено с 2009 года и  уже очень успешно себя зарекомендовало. Клиентам нравиться возможность выбора, и что они покупают именно то, что им нужно, а не стандартный набор аудиторский услуг.  Более подробно про различия между этими тремя пакетами можно посмотреть в приложении У.

      Вторым  видом деятельности «ИНТЕЛИС– аудит» является консультирование. Вопросы, по которым оказываются консультации:

• организация бухгалтерского и налогового учета;
• изменения в бухгалтерском учете и порядке налогообложения;
• рекомендации по решению конкретных ситуаций;
• организация управления предприятием и др.

      Консультации предоставляются в письменной форме со ссылками на нормативные акты и имеют статус официального документа, на который клиенты могут ссылаться при доказательстве своей правоты.

      «ИНТЕЛИС–аудит» предлагает своим клиентам две формы консультирования:

• абонентское консультирование;
• разовые консультации.

      Абонентское консультирование — это один из видов консультирования, при котором  за фиксированную плату в месяц  клиент получает ответы на интересующие вопросы в интерактивном режиме. Абонентское консультирование является оптимальным вариантом консультационного обслуживания для тех компаний, у которых регулярно возникают вопросы в области бухгалтерского учета и налогообложения.

      Разовые консультации. Данная форма консультационного обслуживания ориентирована на компании, которым не требуется постоянная помощь консультантов. В рамках данного направления также в оперативном режиме даются консультации по разовым вопросам.

      Порядок оказания консультационных услуг следующий:

      Обычной формой получения вопросов от Клиента является получение их в письменном виде по электронной почте на единый почтовый ящик. Обычной формой ответа также является письменная форма. Прием вопросов от Клиента по телефону осуществляется через одного ответственного сотрудника - консалтингового менеджера.

      При получении вопроса Консалтинговый менеджер запрашивает у Клиента  информацию о желаемых сроках подготовки ответа и после этого согласовывает  с Клиентом сроки подготовки ответа.

      Над процессом подготовки консультаций работает команда специалистов. Соответственно, по вопросам обсуждения деталей консультации с сотрудниками Клиента может связываться любой специалист из команды.

      Чтобы узнать какие услуги являются самыми востребованными, проведем анализ заключенных  договоров за 2009 год. Будем смотреть договора только за 2009 год, так как услуга абонентское консультирование появилась с января 2009 года. Всего за этот период было заключено 468 договоров, из них 295 по обязательному аудиту, 70 по инициативному, 84 по разовому консультированию и 19 по абонентскому консультированию.  Из этих данных мы видим, что самой востребованной услугой является обязательный аудит – 63% от всех договоров, инициативный аудит – 15 % от всех договоров, разовые консультации – 18% и договора по абонентскому консультированию составляют лишь 4%. (Приложение Т «Анализ оказанных услуг за 2009 год»).

      2.2 Анализ персонала и организационной структуры ООО «ИНТЕЛИС – аудит»

      «ИНТЕЛИС  – аудит» входит в состав группы компаний ИНТЕЛИС и является самостоятельной независимой компанией. (Приложение Ф «Организационная структура «ИНТЕЛИС – аудит»).

      В состав «ИНТЕЛИС - аудит» входят:

• Генеральный директор компании. Он одновременно является руководителем других подразделений группы компаний. Его функция в «ИНТЕЛИС – аудит» - утверждение плана стратегического развития компании;
• Руководитель отдела аудита. Занимается непосредственно управлением компанией, разрабатывает планы стратегического развития, ведет переговоры с внешними и внутренними контрагентами «ИНТЕЛИС - аудит». Занимается планированием и распределением фонда времени аудиторов и ассистентов аудиторов, делегированием задач и распределением нагрузки между подчиненными. Так же его задачами является мотивация персонала, адаптация новых сотрудников и систематическая оценка.
• Помощник руководителя отдела аудита. Ведет документооборот компании, выполняет поручения руководителя отдела аудита. Основная функция – всесторонняя поддержка руководителя отдела аудита в решении поставленных перед ним задач.
• Методолог. Осуществляет контроль качества выдаваемых заключений и отчетов аудиторов. Согласует отчеты и заключения с клиентами, решает спорные вопросы, ведет документооборот контролера качества, контактирует с МОАП (Московская аудиторская палата).
• Консультант. Консультирует клиентов по вопросам бухгалтерского и налогового учета. Согласует консультации с клиентами, оказывает методологическую поддержку аудиторам.
• Аудиторы.  Выполняют аудиторские проверки организаций, по итогам которых выдают письменные заключения и отчеты.
• Ассистенты аудиторов. В ходе аудиторских проверок выполняют поручения аудиторов. В офисе выполняют поручении руководителя отдела аудита, помощника руководителя.

      Для осуществления кадрового и бухгалтерского сопровождения «ИНТЕЛИС – аудит» пользуется услугами компании «ИНТЕЛИС – управляющая компания», которая также входит в состав группы компаний ИНТЕЛИС. Также в структуру «ИНТЕЛИС – управляющая компания» входит отдел продаж, и отдел маркетинга услугами которых регулярно и активно пользуется «ИНТЕЛИС – аудит».

      В настоящее время в ООО «ИНТЕЛИС – аудит» работают 22 человека.

      Из  них:

      1 – генеральный директор;

      1 – руководитель отдела аудита;

      1 – помощник руководителя отдела  аудита;

      1 – методолог;

      2 – консультантов;

      12 – аудиторов;

      4 – ассистента аудиторов.

      Возраст сотрудников разный, от 22 до 61 года. Возраст офисных сотрудников и ассистентов – до 30 лет, аудиторов от 35 и выше. Все сотрудники имеют законченное высшее образование и опыт работы аналогичный занимаемой должности. Все аудиторы имеют квалификационный аттестат аудитора, который позволяет им заниматься аудиторской деятельностью, и являются членами саморегулируемой организации аудиторов.

      На  данный момент стратегическое развитие компании предполагает повышение численности  персонала. Увеличение численности персонала организации происходит по мере увеличения объема предоставляемых услуг. По сравнению с 2009 годом, численность персонала увеличилась на 5 человек                       (2 аудитора, 2 ассистента аудиторов и 1 консультант).

      Ответственным этапом в анализе персонала является изучение движения рабочей силы. Анализ осуществляется в динамике за ряд лет.

      Текучесть рабочих играет большую роль в  деятельности предприятия. Постоянные кадры, длительное время работающие на предприятии, совершенствуют свою квалификацию, быстро ориентируются в любой нетипичной обстановке, создают определенную деловую атмосферу в коллективе и активно влияют, поэтому на уровень производительности труда.

      Для изучения причин текучести кадров периодически проводятся социологические исследования и наблюдения с целью изучения происходящих изменений в качественном составе специалистов, т. е. в квалификации, стаже работы, специальности, образовании, возрасте и т. п. Показатели динамики изменения численности персонала представлены в таблице 1:

Таблица 1 – Численность персонала ООО «ИНТЕЛИС – аудит» за период 2007 – 2009 гг.

     В «ИНТЕЛИС – аудит» применяется линейный тип структуры управления. Характеризуется данный тип структуры тем, что структурное подразделение возглавляет наделенный необходимыми полномочиями начальник и осуществляет единолично все функции управления. Его решения обязательны для выполнения сотрудниками, оптимальной рабочей группой следует считать коллектив, с руководством которым справляется один человек. Реализуемый при этом принцип единоначалия не только концентрирует всю полноту власти в одних руках, но и налагает персональную ответственность на руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения исполнителям, минуя их непосредственного начальника.