Проектирование структуры управления туристской организации

 

Продолжение таблицы 6

Отдел бронирования: Директор отдела Менеджер по бронированию мест и оборудования для деловых встеч Менеджер по бронированию билетов и гостиниц Оператор по бронированию	1   2   1 1
Отдел маркетинга: Директор отдела Менеджер по маркетингу Специалист по маркетингу Менеджер по продажам Специалист по снабжению Секретарь Курьер	1 1 1 2 1 1 1
Отдел рекламы и PR: Директор отдела Менеджер по рекламе Менеджер по связям с общественностью Агент по рекламе Секретарь Курьер	1 1   2 2 1 1
Отдел транспорта: Директор отдела Зам. директора Диспетчер по транспортному обеспечению	1 1 2

 

Продолжение таблицы 6

Финансовый отдел: Финансовый директор Главный бухгалтер Бухгалтер-кассир	1 1 2
Отдел по работе с деловыми клиентами: Директор отдела Координатор проектов MICE Менеджер по работе с деловыми клиентами Менеджер по организации деловых встреч Агент по работе с клиентами Сопровождающий Переводчик	1 1   1   2 2 3 3
Международный отдел: Директор отдела Менеджер по международным связям Секретарь-референт Курьер	1   1 1 1

 

Общая численность руководителей и специалистов компании «Трэвэл-СПБ» составит 62 человека. Для такой крупной компании нужна управляемость.

3.6. Построение  структуры управления организацией

Для полноценной работы нового подразделения фирмы разработана структура управления (Рис. 2).

 

Рис. 2. Структура управления организацией.

Структура данного подразделения является линейной. В линейной структуре управления руководитель обеспечивает руководство нижестоящим подразделением по всем видам деятельности.

Достоинство - простота, экономичность, предельное единоначалие.

Основной недостаток - высокие требования к квалификации руководителей. Новое подразделение будет подчинено исполнительному директору головного офиса. Внутри подразделения все сотрудники подчинены начальнику подразделения.

3.7. Штатное  расписание туристской фирмы  «Трэвел-СПБ»

Сбалансированная кадровая работа нуждается в юридической поддержке не только, когда идёт разработка должностных инструкций, составление приказов, подписывается трудовой контракт, но и когда идёт разработка штатного расписания. Разработка штатного расписания требует повышенного внимания к соблюдению трудового законодательства, а значит, и прав трудящихся, которые предусматривает трудовой контракт.

Штат — это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде

«дд. мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения».

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

В общей сложности, с учетом времени на обед (1 час), которое не входит в рабочее время (Ст.108 ТК РФ. Перерывы для отдыха и питания), длительность обычного рабочего дня составляет 8 часов. С учетом субботней смены,  продолжительность рабочего времени (44 часа) превышает норму 40 часов в неделю, и потому регулируется коллективным соглашением

Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия (Табл. 7представлена в приложении 2 ).

Общая численность работников компании «Трэвел-СПБ» составляет 63 человека. Общий фонд заработной платы, в месяц, составляет 2430000. Средняя заработная плата в компании составляет 38810 руб/мес, что выше средней заработной платы в регионе.

 

ГЛАВА 4. РАЗРАБОТКА НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

В данной части курсовой работы, основываясь на материалах, представленных в методических указаниях к выполнению курсовой работы, мы рассматриваем:

Вариант 1(Выполнила Мансурова Анастасия)

Подразделение – отдел бронирования.

Должность – менеджера по бронированию билетов и гостиниц.

Вариант 2 (Выполнила Богданова Олеся)

Подразделение – отдел рекламы и PR.

Должность – менеджер по рекламе.

4.1. ВАРИАНТ 1. Положения о деятельности отдела бронирования

4.1.1.Общие положения

4.1.1.1.Настоящие Положение определяет основные полномочия и    организацию деятельности отдела бронирования.

4.1.1.2.Отдел бронирования создается для осуществления услуг бронирования по индивидуальным запросам клиентов  и в целях организации деловых мероприятий, самостоятельно осуществляемых компанией.

4.1.1.3.Отдел в своей деятельности руководствуется:

• Уставом компании;
• Федеральным законом № 132-ФЗ от 24.11.1996 года «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»;
• Федеральный закон Российской Федерации № 2300-1 от 07.02.1992 «О защите прав потребителей»;
• Федеральным законом № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных».

4.1.1.4.Деятельность   отдела   осуществляется   в   соответствии   с  принципами уважения прав и свобод человека и гражданина, персональной ответственности каждого сотрудника за состоянием дел на порученном участке.

4.1.1.5.Контроль за деятельностью отдела осуществляет начальник отдела бронирования.

4.1.1.6.Должности   в    отделе    могут    замещаться    в    установленном порядке сотрудниками этого отдела.

4.1.1.7.Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими отделами компании «Трэвэл-СПб», партнерами компании, и, косвенно, с органами местного самоуправления и налоговой службой.

4.1.2. Цели отдела

4.1.2.1. Основными целями отдела являются:

• Предоставление качественной информации об услугах компании и услугах партнеров;
• Полное прослеживание процесса бронирования услуги;
• Формирование положительного имиджа компании посредством обеспечения качественного сервиса;
• Анализ заявок на бронирование и исследование спроса на услуги компании.

4.1.3.Функции

4.1.3.1. Основными   функциями   отдела  бронирования являются:

• Информирование клиентов по вопросам, связанным с ассортиментом услуг компании, спектром услуг отдельных поставщиков – авиакомпаний, гостиниц, транспортных компаний, конгресс-центров и т.д., ценам и акциям компании;
• Бронирование услуг, их подтверждение и аннуляция;
• Разработка договоров с поставщиками услуг, поиск новых партнеров;
• Исследование динамики спроса на услуги компании;
• Взаимодействие с постоянными клиентами для информирования о состоянии их заявок на бронирование;
• Совершенствование схем бронирования услуг;
• Повышение использования современных электронных технологий для автоматизации, упрощения и систематизации процесса бронирования;
• Своевременное предоставление информации и документов заказчикам;
• Подготовку и предоставление в установленном порядке необходимой информации, статистической отчетности по вопросам работы отдела.

4.1.4. Организационная структура отдела

4.1.4.1. Отдел   возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности   генеральным директором.

4.1.4.2. В состав отдела бронирования входит два исполнительных руководителя (менеджера), каждый из которых подчиняются начальнику отдела и не находится в подчинении у второго менеджера.

4.1.5. Взаимосвязи с другими подразделениями

4.1.5.1.Данное подразделение является важным органом в общей организационной структуре. Отдел бронирования подчиняется генеральному директору и работает в соответствии с данным положением о подразделении.

4.1.5.2.Отдел продаж, маркетинга и бухгалтерия могут отдавать распоряжения отделу бронирования  в соответствии со своими полномочиями, так как система управления в данной компании является линейно - функциональной.

4.1.5.3.Отдел осуществляет  обмен информации между отделами, перенаправляет заявки на услуги в компетентные подразделения: на экскурсионное обслуживание – в экскурсионный отдел, на организацию деловых мероприятий – в ивент-отдел, на оформление документов – в визовый отдел.

4.1.6. Права руководителя подразделения

4.1.6.1. Начальник отдела бронирования имеет право:

• Осуществлять руководство деятельностью  отдела;
• Организовывать  работу  отдела,  распределять  функциональные  обязанности между сотрудниками;
• В пределах своей компетенции вносить предложения руководству о назначении на должность, перемещении и освобождении от должности подчиненных.

4.1.7. Ответственность руководителя подразделения

4.1.7.1. Начальник отдела несет ответственность:

• за надлежащее выполнение возложенных на отдел целей и функций;
• за результаты деятельности отдела;
• за подготовку контрактов с поставщиками услуг;
• за установление и поддержание благоприятных социально-психологических отношений в отделе;
• за рассмотрение поступающих претензий по качеству сервиса отдела;
• за сохранность имущества, закрепленного за отделом.

 

4.2.Проект должностной инструкции менеджера по бронированию билетов и гостиниц.

4.2.1.Общие положения

4.2.1.1.Менеджер отдела бронирования компании «Трэвэл-СПб» относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом Генерального директора компании.

4.2.1.2.На должность менеджера по бронированию билетов и гостиниц отдела бронирования (далее по тексту – Менеджер) назначается лицо, имеющее высшее образование, а также стаж работы в данной должности не менее одного года.

4.2.1.3.Деятельность менеджера направлена на оказание услуг бронирования клиентам компании.

4.2.1.4.В целях исполнения должностных обязанностей Менеджер допущен к обработке персональных данных клиентов компании.

4.2.1.5.В период временного отсутствия менеджера его обязанности решением непосредственного начальника возлагаются на другого сотрудника данного отдела.

4.2.1.6.Менеджер непосредственно подчиняется начальнику отдела бронирования компании.

4.2.1.7.Положения настоящей Должностной инструкции являются обязательными для исполнения Менеджером. Менеджер несет персональную ответственность за надлежащее исполнение требований настоящей Должностной инструкции в установленном законодательством порядке.

4.6.2. Квалификационные требования

4.2.2.1. Менеджер должен знать:

• Устав компании.
• Федеральный закон № 132-ФЗ от 24.11.1996 года «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».
• Федеральный закон Российской Федерации № 2300-1 от 07.02.1992 «О защите прав потребителей».
• Правила оказания услуг по реализации туристского продукта, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2007 года № 452.
• Федеральный закон № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных».
• Введенные в действие Локальные внутренние акты компании, в том числе, регламентирующие правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности, обработку и защиту персональных данных, сохранение коммерческой тайны и конфиденциальности информации;
• Настоящую должностную инструкцию.