Проектирование структуры управления туристской организации

На среднесрочный период (от 3 до 6 лет) предлагается стратегия дифференциации (политика убеждения потребителей в том, что продукт компании превосходит продукт конкурентов). Для ее реализации необходимо осуществлять постоянный мониторинг всех деловых и корпоративных мероприятий в СПб с целью слежения за изменениями потребностей и предпочтений потенциальных покупателей. Также следует сформировать конкретный  продукт с индивидуальными свойствами под отличительные мероприятия.

На долгосрочный период (более 6 лет) планируется увеличение объема продаж и рыночной доли. Предложенная стратегия соответствует миссии организации все это можно увидеть на представленном рисунке (Рис. 1).

 

Рис.1. Перечень мероприятий, необходимых для реализации выбранной стратегии

 

ГЛАВА 3. ФОРМИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИИ «ТРЭВЕЛ-СПБ»

3.1. Обоснование  типа  организационной структуры управления

Линейно-функциональная организационная структура управления

Для обоснования типа  организационной структуры управления чаще всего используют линейно-функциональную структуру, предусматривающую создание при основных звеньях линейной структуры функциональных подразделений. Главной ролью этих подразделений является  подготовка проектов решений, которые вступят в силу после утверждения соответствующими линейными руководителями.

Наряду с линейными руководителями также существуют руководители функциональных подразделений.

Главное данной структуры это то, что она сохраняет целенаправленность линейной структуры, что  позволяет специализировать выполнение отдельных функций, тем самым будет способствовать повышению компетентности управления в целом.

Достоинства

• Простота, экономичность, предельное единоначалие.
• быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим,
• рациональное сочетание линейных и функциональных взаимосвязей;
• стабильность полномочий и ответственности за персоналом.
• единство и четкость распорядительства;
• более высокая, чем в линейной структуре, оперативность принятия и выполнение решений;
• личная ответственность каждого руководителя за результаты де-ятельности;
• профессиональное решение задач специалистами функциональ¬ных служб.

Недостатки

• Высокие требования к квалификации руководителей. Новое подразделение будет подчинено исполнительному директору головного офиса. Внутри подразделения все сотрудники подчинены начальнику подразделения.
• Очень трудно согласовывать решения, принимаемые функциональными подразделениями.
• Мотивация работников снижается, поскольку каждый из них подчиняется одновременно нескольким функциональным руководителям; функциональный руководитель не всегда может в достаточной мере проконтролировать действия своих подчиненных.
• Процедура принятия решений оказывается более длительной, в том числе и извне необходимости согласовывать их с другими функциональными службами.
• Фактически, при функциональной структуре исполнители одновременно подчиняются функциональным и линейным руководителям. На конструктивных руководителей возлагается обязанность принимать решения, тогда как линейный руководитель решает вопросы, связанные с оперативным управлением.

Сделав вывод из всех пюсов и минусов разных структур управления, можно сказать, что самой оптимальной для управления фирмой будет линейно-функциональная структура, которая позволяет эффективно управлять предприятием и компенсирует минусы линейной и функциональной структур.

3.2. Формирование  функциональной  структуры системы управления

Функциональная структура управления - это это структура, сформированная в соответствии с основными направлениями деятельности организации, где подразделения объединяются в блоки. (Табл. 5).

Таблица 5.

Формирование функциональной структуры системы управления

ДИРЕКТОР КОМПАНИИ
1	2	3	4	5	6	7	8
Руководитель отдела бронирования	Руководитель отдела документации	Руководитель отдела маркетинга	Руководитель отдела транспорта	Руководитель отдела рекламы	Руководитель отдела по работе с деловыми клиентами	Руководитель отдела финансов	Руководитель международного отдела
Функция: Бронирование номеров	Функция: Оформление разных документов	Функция: маркетинг	Функция: обеспечение транспорта	Функция: рекламная деятельность	Функция: работа с клиентами	Функция: учет финансов и бух.учет	Функция: контакт с иностранными партнерами

 

3.3. Формирование  структуры управления функциональными службами

Внутри каждого отдела действует обычная система подчинения директорам отделов, дающая возможность руководителям отделов самостоятельно  распределять выполнение функций отделов между сотрудниками отдела, учитывая физические, профессиональные и психологические данные последних.

Отдел документации:

• Руководитель отдела;

• Менеджер по визовому обеспечению;

• Юрист;

• Менеджер по оформлению заграничных паспортов;

• Оператор по оформлению авиа- и ж/д билетов;

• Секретарь;

• Курьер.

Отдел бронирования:

• Руководитель отдела;

• Менеджер по бронированию мест и оборудования для деловых встреч;

• Менеджер по бронированию авиа и ж/д билетов, гостиниц;

• Оператор по бронированию;

Отдел маркетинга:

• Руководитель отдела;

• Менеджер по маркетингу;

• Специалист по маркетингу;

• Менеджер по продажам;

• Специалист по снабжению;

• Секретарь;

• Курьер.

Отдел рекламы и PR:

• Руководитель отдела;

• Менеджер по рекламе;

• Менеджер по связям с общественностью;

• Агент по рекламе;

• Секретарь;

• Курьер.

Отдел транспорта:

• Руководитель отдела;

• Зам. Руководителя отдела;

• Диспетчер по транспортному обеспечению.

Отдел по работе с деловыми клиентами:

• Руководитель отдела;

• Координатор проектов MICE;

• Менеджер по работе с деловыми клиентами;

- Менеджер по организации конгрессов, конференций, саммитов, симпозиумов;

• Агент по работе с клиентами;

• Сопровождающий;

• Переводчик.

Международный отдел:

• Руководитель отдела;

• Менеджер по международным связям;

• Секретарь-референт;

• Курьер.

Финансовый отдел:

• Финансовый директор;

• Главный бухгалтер;

• Бухгалтер-кассир.

3.4. Анализ  функций структурных подразделений

Отдел документации:

• Оформление въездных и выездных виз (подача и получение документов на визу, страхование выезжающих заграницу);
• Выписка авиабилетов;
• Выписка железнодорожных билетов;
• Разрешения на право трудовой деятельности для иностранных граждан на территории РФ;
• Регистрация компаний;
• Регистрация проживания иностранных граждан;
• Оформление заграничных паспортов.

Отдел бронирования:

• Бронирование авиабилетов и разработка маршрута;
• Бронирование отеля;
• Бронирование транспорта;
• Изменения в бронировании, аннуляция брони;
• Бронирование экскурсий.
• Бронирование мест и оборудования для проведения конгрессов, конференций, саммитов, симпозиумов

Отдел маркетинга:

• Обеспечение закупок необходимых ресурсов для проведения конгрессов, конференций, саммитов, симпозиумов (планирование деятельности по закупкам, поиск поставщиков и их выбор);
• Участие в ценообразовании услуг;
• Обеспечение сбыта  услуг (планирование объема продаж, поиск эффективных каналов сбыта, заключение договоров и контроль за исполнением договорных обязательств);
• Продвижения продукта на рынке (сотрудничество с отделом рекламы);
• Поиск новых партнеров (поиск и выбор партнеров, формирование предложений и заключение договоров);
• Исследования рынка (изучение спроса на продукт или услугу, кон-

куренции, возможной доли занимаемого рынка).

Отдел рекламы и PR:

• Реклама деятельности фирмы (создание рекламных материалов: буклетов, брошюр, заказ сувенирной продукции);
• Контакт с представителями СМИ с целью популяризации деятельности компании (предоставление представителям СМИ подробной ин-

формации о деятельности компании)

• Создание рекламы  для проведения конгрессов, конференций, саммитов, симпозиумов

Отдел транспорта:

• Заключение договоров с транспортными компаниями на предоставление транспортных средств (включает в себя поиск наиболее приемлемых по цене и качеству компаний);
• Обеспечение бесперебойного снабжения транспорта;
• Посредничество в аренде автотранспорта.

Отдел по работе с деловыми клиентами:

• Информирование клиентов (о деятельности компании, о предоставляемых услугах);
• Встреча и обслуживание клиентов (встречи в аэропорту, на вокзалах,

сопровождение в отель, обслуживание клиентов VIP-класса).

      -    Создание программы для проведения деловых встреч

Международный отдел:

• Поиск новых зарубежных партнеров;
• Заключение договоров с зарубежными партнерами;
• Контакт с уже существующими зарубежными партнерами (изменение условий договора, расторжение договора).

Финансовый отдел:

• Бухгалтерский учет;
• Контроль финансов;
• Планирование финансовых затрат и поступлений.

3.5 Определение  численности специалистов и управленческого  персонала в подразделениях

Потребность в персонале, его численности на различных предприятиях или фирмах определяется величиной спроса на изготовляемую ими продукцию, производимые работы или услуги. (Табл. 6).

Численность специалистов и управленческого персонала

в подразделениях

Таблица 6.

Наименование должности	Количество сотрудников
Отдел документации: Директор отдела Менеджер по визовому обеспечению Юрист Менеджер по оформлению заграничных паспортов Оператор по оформлению авиа- и ж/д билетов Секретарь	1   1 1   1   2 2