Проектирование структуры управления туристской организации

4.2.2.2. Менеджер должен уметь:

• Осуществлять учет и оформление документации компании с использованием персонального компьютера и используемых в компании программ и информационных технологий.
• Определять  потребности  организации  в  количестве  билетов  и  мест размещения.
• Заключать  договора  с  транспортными  организациями,  гостиницами, отелями и иными организациями.
• Разрабатывать схемы бронирования билетов.
• Изучать и анализировать предложения клиентов по качеству услуг.

4.2.2.3. Менеджер должен обладать:

• знаниями о географии стран мира, транспортных систем в туризме, систем бронирования и оформления услуг, схем  работы с  отелями,  гостиницами,  компаниями-перевозчиками  (авиа, железнодорожными, автобусными, круизными и др.), иными организациями;
• знаниями английского языка на уровне разговорного;
• навыками соблюдения служебной этики во взаимоотношениях с коллегами и руководителями компании;
• опытом пользования персональным компьютером на уровне уверенного пользователя;
• приемами и навыками позитивного делового общения и ведения телефонных переговоров, грамотной письменной и устной речью;
• личными качествами: способностью к продолжительной сосредоточенной работе, коммуникабельностью, тактичностью, вниманием.

4.2.3.Должностные обязанности

4.2.3.1. Менеджер обязан: 

• Осуществлять работу по эффективному обслуживанию клиентов по  вопросам бронирования  билетов  (авто,  авиа, железнодорожных) для групп и индивидуальных туристов, а также мест в отелях, гостиницах, кемпингах;
• Определять  потребность   организации  в  количестве  билетов  и  мест размещения в определенное время;
• Участвовать в поиске поиск  отелей,  гостиниц,  компаний-перевозчиков  (авиа, железнодорожных, автобусных), иных организаций, предоставляющих эти услуги;
• Участвовать в разработке   договоров  с  этими  организациями   и   непосредственными реализаторами билетов, контролировать их соблюдение и выполнение;
• Участвовать в разработке схем бронирования услуг, их подтверждения и оформления;
• Обрабатывать информацию с помощью новейших технических средств обработки информации;
• Планировать свою  деятельность,  контролировать выполнение обязательств по бронированию билетов, отелей, гостиниц;
• Изучать  и  анализировать отзывы и предложения  клиентов  по  улучшению качества услуг;
• Участвовать в рекламной и коммерческой деятельности организации;
• Консультировать туристов о правилах оформления заказов и бронирования, о категориях гостиниц, уровне обслуживания в них, о правилах въезда в страну (место) временного пребывания и правилах пребывания в ней;
• Подтверждать забронированные услуги (билетов, мест в гостиницах) по запросу клиента;
• Взаимодействовать с другими структурными подразделениями компании, для осуществления своих должностных полномочий;
• Участвовать в подготовке принятой в обществе отчетной документации;
• Выполнять требования нормативных документов по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации, защите и соблюдению конфиденциальности персональных данных клиентов и работников компании;
• Соблюдать положения трудового договора и Правил внутреннего трудового распорядка, трудовую и производственную дисциплину;
• Повышать собственную квалификацию;
• Выполнять поручения непосредственного начальника в рамках компетенции, определенной настоящей Должностной инструкцией;
• Поддерживать хорошие отношения с коллегами и руководством для создания рабочей дружелюбной атмосферы и эффективной работы в компании;
• Не разглашать сведения, содержащие коммерческую тайну компании, ставшие ему известными при осуществлении своих полномочий;
• Соблюдать правила пожарной безопасности.

4.2.4.Права

4.2.4.1. Менеджер имеет право:

• Знакомиться с проектами решений  руководства  предприятия,  касающимися его деятельности;
• Вносить  на  рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;
• Получать  от  руководителей  структурных  подразделений,  специалистов информацию   и  документы,  необходимые   для   выполнения   своих   должностных обязанностей;
• Привлекать  специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на  него  обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - с разрешения руководителя предприятия);
• Требовать от руководства  предприятия  оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.2.5.Ответственность

4.2.5.1. Менеджер несет ответственность за:

• Неисполнение либо ненадлежащее, либо несвоевременное исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
• Совершенные в процессе своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• Правильность и достоверность заполнение и ведение всей документации, регламентированной требованиями и стандартами компании;
• Сохранность полученных для исполнения должностных обязанностей технических средств, программного обеспечения, мебели, и иного имущества, которое принадлежит Обществу или за которое Общество несет ответственность перед третьими лицами;
• Разглашение внутренней информации, содержащей конфиденциальные сведения, коммерческую тайну, в том числе персональные данные, в пределах, определенных действующим трудовым, административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• Соблюдение графика работы, режима рабочего времени, техники безопасности, трудовой и производственной дисциплины;
• Содержание рабочего места в чистоте и порядке;
• Использование ресурсов сети Интернет только в целях исполнения должностных обязанностей;
• За причинение материального ущерба компании - в пределах, определенных действующим трудовым, административным, уголовным игражданским законодательством Российской Федерации.

 

4.1. ВАРИАНТ 2. Положения о деятельности отдела рекламы и pr

Общие положения

1. Отдел рекламы и PR входит  в состав ЗАО «Тревел» (далее по тексту – Компания) и именуется отделом.

2. Отдел создается и  ликвидируется приказом генерального  директора Компании.

3. Отдел подчиняется непосредственно  генеральному директору Компании.

4. Отдел возглавляет руководитель, назначаемый на должность приказом генерального директора Компании.

5. Работники отдела назначаются  на должности и освобождаются  от должностей приказом генерального  директора Компании по представлению начальника отдела.

6. В своей деятельности отдел руководствуется:

6.1. Уставом Компании.

6.2. Настоящим положением.

Структура

1. Состав и штатную  численность отдела утверждает  генеральный директор Компании, исходя из условий и особенностей  деятельности Компании по представлению начальника отдела и по согласованию со специалистам по кадрам.

2. В состав отдела входят  специалисты, отвечающие за отдельные  направления работы отдела (разработку  рекламных кампаний; подготовку  рекламных текстов; творческое производство; пр.), специалисты по работе со  средствами массовой информации  и общественными организациями, гражданами, пресс-центр (специалисты по связям с общественностью, редакторы, консультанты, иные специалисты).

3. Руководитель отдела  распределяет обязанности между  сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

Задачи

1. Определение направлений  и планирование рекламных кампаний продукта – деловой туризм.

2. Организация рекламных  кампаний продукта – деловой туризм.

3. Разработка рекламных  материалов продукта – деловой туризм .

4. Взаимодействие со средствами  массовой информации, общественными организациями для своевременного информирования общественности о важнейших событиях в деятельности Компании.

5. Обеспечение информацией  о деятельности Компании заинтересованных лиц.

6. Информационное представительство  Компании в государственных и  муниципальных органах.

Функции

1. Работа по рекламированию  оказываемых услуг, в частности продукта – деловой туризм, с целью их продвижения на рынки сбыта.

2. Формирование рекламной  стратегии, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития, инновационной и инвестиционной деятельности.

3. Планирование работ  по проведению рекламных кампаний:

3.1. Изучение сегментов  рынка продукта – деловой туризм, на которых планируется рекламировать услугу.

3.2. Определение целей  рекламной кампании продукта – деловой туризм.

3.3. Выработка основной  идеи рекламной кампании продукта – деловой туризм.

3.4. Определение типов  конкретных носителей рекламы (газеты, журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимального сочетания.

3.5. Выбор форм и методов  рекламы в средствах массовой  информации, их текстового, цветового и музыкального оформления.

3.6. Прогнозирование сроков  действия рекламы.

3.7. Определение затрат, необходимых  для проведения рекламной кампании.

4. Изучение рынка сбыта продукта – деловой туризм и покупательского спроса с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабов и сроков проведения рекламных кампаний, круга лиц, на который должна быть направлена реклама, ориентирование рекламы на целевые группы по профессии, возрасту, покупательской способности, полу.

5. Разработка рекламных  текстов, эскизов и макетов каталогов, буклетов, проспектов, пр. и подготовка их для утверждения генеральным директором Компании.

6. Обеспечение при разработке  рекламных материалов соблюдения  норм общественной морали, правил  конкурентной борьбы, Закона РФ "О  рекламе".

7. Разработка фирменного  стиля Компании, подготовка сувенирных  рекламных продуктов полиграфического  и промышленного исполнения (блокнотов, календарей, канцелярских принадлежностей  с логотипами Компании, пр.) для  распределения их среди работников  Компании, вступающих в деловые отношения с контрагентами.

8. Планирование участия  Компании в выставках, ярмарках:

8.1. Заключение договоров  с оргкомитетами выставок, ярмарок.

8.4. Подготовка рекламных  и информационных материалов.

8.5. Подбор и подготовка  персонала, участвующего в выставках, ярмарках.

8.6. Оформление аккредитаций, приглашений, пропусков на выставки для деловых партнеров.

9. Заключение договоров  по рекламированию услуг со  сторонними организациями в случаях  полномасштабной рекламы на телевидении, в средствах массовой информации, городском общественном транспорте, пр.

10. Установление связей  с деловыми партнерами и расширение  внешних связей в целях совершенствования  рекламной деятельности.

11. Сбор и систематизация  информации о рекламе услуг  конкурентов.

12. Анализ влияния проведенных  и проводимых рекламных мероприятий на изменение спроса на оказываемые услуги.

13. Составление сметы рекламных  расходов.

14. Планирование и организация  информационных программ, касающихся работы Компании.

15. Создание системы источников  деловой информации.

16. Создание и пополнение  систематизированного фонда аналитических, статистических и иных материалов по основным направлениям деятельности Компании.

17. Анализ и обобщение  первичной деловой информации, разработка  форм ее представления.

18. Формирование с помощью  средств массовой информации у общественности объективного представления о Компании.

19. Распространение в печати, по радио и телевидению материалов  об основных направлениях развития  Компании.

20. Подготовка сообщений, комментариев и аналитических  обзоров для средств массовой  информации о содержании решений  руководства Компании, о проведении  конференций, форумов.

21. Обобщение, анализ и  доведение до сведения руководства  Компании материалов, опубликованных в печати и посвященных Компании и отрасли в целом.

22. Реагирование на высказанные  в адрес Компании критические  замечания (подготовка выступлений, пресс-конференций и сообщений в средствах массовой информации).

Права

Отдел имеет право:

1.1. Давать указания другим  отделам Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем Положении.

1.2. Требовать и получать  от других отделов Компании  материалы, необходимые для деятельности  отдела.

1.3. Вести переписку по  вопросам, входящим в компетенцию  отдела и не требующим согласования  с генеральным директором Компании.

1.4. Представительствовать  в установленном порядке от  имени Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

1.5. По согласованию с  генеральным директором Компании  привлекать экспертов и специалистов в области рекламы для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

1.6. Давать разъяснения  и рекомендации по вопросам, входящим  в компетенцию отдела.

1.7. Проводить совещания  по вопросам рекламы и PR в Компании  и участвовать в конференциях  и семинарах по вопросам рекламы  и PR.

1.8. Участвовать в формировании  заказов, проработке контрактов, необходимых  для выполнения функций, возложенных  на отдел.

2. Начальник отдела подписывает все документы, связанные с деятельностью отдела (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, пр.).

3. Начальник отдела вправе:

3.1. Вносить предложения  о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

Взаимоотношения (служебные связи)