- это  функции, влияние которых на  процесс производства и управления минимален, они важны с социальной стороны производства (в каждой организации есть люди, многолетний труд которых принес ей существенный успех; и поэтому иногда руководители в знак признательности оставляют таких людей (уже пенсионеров или инвалидов) в организации и дают им посильные виды работ, может быть, и ненужных для организации).

 Пятый.  Создание функциональной структуры  управления.

 Шестой. Создание организационной структуры  управления на базе функциональной. 

Действующие организации

  В  основном это акционерные общества  открытого или закрытого типа, которые вышли из жесткой государственной  опеки и пытаются реализовать  ранее накопленные идеи в сфере  производства товаров, услуг и  интеллектуальной продукции (диверсификация  производства).

            Собственниками  таких организаций выступают  физические, юридические лица и,  возможно, государство в лице  Фонда имущества. За долгие  годы существования таких организаций  в них появились новые и  продолжают существовать лишние, отжившие свое время функции управления, к которым привыкли за годы работы. Это обычно приводит к неоправданному росту численности работников, а также к усложнению линейных и функциональных связей в системе управления.

           Энтузиазм новых  собственников часто подталкивает  руководителей организаций к быстрым решениям по реорганизации системы управления, которые часто сводятся к ломке старого (морально устаревшего) и созданию нового механизма управления организацией и отношений с внешней средой. И обычно эта ломка начинается со структуры. Сокращаются должности и подразделения) в результате наступает функциональный кризис, т. е. несогласованность функций управления между собой. На практике часто сокращают тормозящие, нейтральные, а иногда и потенциальные функции, оставляя активизирующие. Но парадокс заключается в том, что оставленный набор активизирующих функций начинает со временем перераспределяться на перечисленные выше четыре группы. И от первоначальных активизирующих функций остается существенно меньше. Благие намерения руководителей оборачиваются серьезной дестабилизацией в работе организации.

            Все перечисленные  группы функций должны присутствовать  в общем наборе функций процветающей  организации, при этом важны  их пропорции. 

            Профессиональный  подход в действующих организациях  заключается в реализации следующих восьми этапов: 

    1. Создание группы развития организации  на конкурсной основе.

    2. Составление набора необходимых  функций управления и производства.

    3. Проверка набора функций управления  по методике функционально-стоимостного  анализа.

    4. Распределение этого набора по  четырем группам и его анализ.

    5. Составление функциональной структуры  управления.

    6.  Сравнение этой структуры с  существующей.

    7 . Внесение корректив в набор  функций.

    8 . Внесение корректив в структуру  управления организацией. 

          В общем виде функция  — это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных  общей цели управления. К. Маркс назвал функцию услугой. «Услуга есть не что иное, как полезное действие той или иной потребительской стоимости — товара ли, труда ли» (Маркс К., Энгельс Ф. Соч. 2-е изд. т. 23 С. 203-204). 

            Полезность, необходимость  функции должна служить критерием  для ее дальнейшего анализа.  Функции, выполняемые в организации,  можно разделить на три большие группы (рис. 2.4):

 • производственные,

 • управление производственными функциями,

 • управление управленческой деятельностью.

              
 

Рис. 2.4. Взаимодействие функций в организации 

         К производственным относятся функции основного, вспомогательного и обслуживающего производства товаров, услуг, информации или знаний. Например, производство токарных станков модели 1М62, производство станин для вертикальных сверлильных автоматов, ведение бухгалтерского учета, делопроизводство по внешнеэкономической деятельности и др. К функциям управления производственными функциями относятся функции по планированию, прогнозированию, организации, координации, стимулированию и контролю деятельности работников» занятых в основном, вспомогательном и обслуживающем производствах. Например, управление производством, управление персоналом, управление инновационной деятельностью, управление внешнеэкономической деятельностью, управление бухгалтерским учетом и др.

         К функциям управления управленческой деятельностью относятся стратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность. Особое внимание уделяется стратегическому управлению, которое образно сравнивается с зонтиком, под которым укрываются все функции управления.

         Производственные  функции выполняют рабочие, техники, инженеры, секретари) референты, конструкторы, технологи, инспекторы, бухгалтеры и  др., которых мы далее будем называть специалистами. Функции управления производственными функциями выполняют мастера участков, бригадиры, руководители групп или проектов, другие работники, имеющие в своем подчинении специалистов, действия которых они направляют своими решениями. Этих работников мы в дальнейшем будем называть менеджерами.

         Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в своем распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации. Таких работников мы в дальнейшем будем называть руководителями в реальной организации руководители, специалисты и менеджеры выполняют функции из разных групп приведенные ниже.

           В крупных  организациях руководители могут  выполнять функции только из  одной группы (управление управленческой  деятельностью), а в малых —  из двух или даже из трех  групп. Символ «?» показывает на возможность, как наличия, так и отсутствия функций соответствующей группы в деятельности руководителя.

         Табл. 2.2

         Распределение функций  управления

 

          В системе управления организаций нас интересуют две  группы функций: функции управления производством и функции управления управленческой деятельностью, которые в дальнейшем будем именовать как функции управления. Они реализуются набором процедур управленческой деятельности, осуществляемых субъектом управления. Так, для выполнения функций управления необходимо получить задание или его сформулировать; провести информационную работу; подготовить варианты решений, принять, согласовать и утвердить решение; организовать и контролировать его выполнение; сдать выполненную работу заказчику или использовать ее в своей организации. Приведенная совокупность процедур находится во взаимосвязи. Каждая процедура должна включать набор операций. Например, подготовка решения включает операции по созданию и эксплуатации баз данных и баз знаний, проведение совещаний и т.д. Таким образом, образуется следующая иерархия:

          конкретные  функции управления,

          общие функции управления,

          типовые процедуры,

          набор операций.

 Отсутствие  какой-либо процедуры или операции  может привести к низкой эффективности  выполнения функций или к их  невыполнению. Так, без проведения  информационной работы (оценки ситуации, получения и обработки достоверной информации) дальнейшая работа будет затруднена.

Процесс специализации и кооперации управленческой деятельности приводит как к дроблению, так и к объединению функций  управления. Так, общая функция «разработка  плана снабжения» в крупных организациях разделяется на: подготовительную работу по составлению плана, определение текущих потребностей производственных единиц в материалах и определение остатков материалов на складах.

            Каждые функция,  процедура и операция имеют  три главных параметра: трудоемкость, сложность и стоимость. Трудоемкость определяется в часах. Сложность имеет три уровня: низкий, средний и высокий. Уровень определяется характером выполняемых операций. Напомним, что низкий уровень сложности характеризуется преобладанием технических операций; средний уровень — преобладанием логических операций; высокий — преобладанием творческой деятельности, включающей действия, основанные на принятии нестандартных решений.

            При расчетах  рассматривается и нулевой уровень  сложности, характеризуемый отсутствием правил, инструкций и документационного сопровождения их выполнения. Таким образом, мы можем ввести численный эквивалент уровня сложности функции: высокий — 3, средний — 2, низкий — 1, нулевой — 0.

            Стоимость определяется на основании калькуляции всех видов операций, составляющих конкретную функцию управления (КФУ). Как известно, каждая КФУ представляется как набор общих функций — планирование (П), организация (О), активизация (А) и контроль (К) — основные из них, и других общих функций — прогнозирования, координации, информирования и т.д., которые также играют важную роль, но рассматриваться здесь не будут, так как методика анализа при этом не меняется.

            Каждая общая  функция управления, составляющая  КФУ, включает набор процедур: подготовка, согласование, принятие, утверждение и организация выполнения решения. Приоритет процедур, составляющих ФУ, определяет уровень обязательности их исполнения. В рамках этого необходимо выделить административные, технологические и патронажные ФУ. Функция считается административной, если среди составляющих ее процедур приоритетна процедура «Принятие решения» или «Утверждение решения». Для технологической — наличие среди процедур, составляющих функцию, приоритетных процедур «Подготовка решения», «Согласование» или «Организации выполнения решения». Если в наборе нет приоритетных процедур, то это патронажная ФУ. Наличие административной общей ФУ в КФУ также придает ей этот же статус.

            Взаимосвязь  между функциями выражается следующими  соотношениями:

            Т_кфу = Т_п + Т_о + Т_а + Т_к;

            С_кфу = (Т_п x С_п + Т_о x С_о + Т_а x С_а + Т_к x С_к)/Т_кфу,       (2.1)

          где Т_п, Т_о, Т_а, Т_к — трудоемкости, С_п, С_о, С_а, С_к — номера уровней сложности общих функций управления — планирования, организации, активизации и контроля. 

           Функции — важнейший элемент при построении структуры организации, наборе персонала и т.д.

           Мы подходим  к понятию «единичная самостоятельная  функция».

 Аналогично  тому, что здание лучше строить  из единичных законченных блоков, чем из кусков или нестандартных блоков, также и в системе формирования функциональных структур использование единичных самостоятельных функций существенно упрощает этот процесс. Это понятие относится как к конкретным, так и к общим функциям управления.