Организация эффективной работы менеджера

Кроме подчиненных, над руководителем могут иметь  власть его коллеги. Например, если руководитель по финансовым или производственным вопросам зависит от услуг отдела по обработке данных, начальник этого  отдела будет иметь над ним  некоторую власть. Возросшее значение компьютеров в организациях привело  к тому, что возросла власть персонала  отделов обработки данных. Чем  больше необходимой информации, ресурсов или услуг один руководитель дает другому, тем больше его или ее власть над этим другим руководителем.

Джон  П. Коттер отмечает, что руководитель может увеличить свою власть, дав  другим возможность увидеть, что  они зависят от него в вопросах ресурсов, необходимых для их работы¹⁴. Эти ресурсы могут означать доступ к важным персонам, информации, услугам, деньгам, нужным собраниям и т.д.

Рис. 2. Балансирование власти руководителей и подчиненных

 

Власть  может принимать разнообразные формы, Френч и Рэйвен, исследователи в области власти и лидерства (руководства), разработали удобную классификацию основ власти. Согласно их классификации, имеется пять основных форм власти¹⁵:

1. ВЛАСТЬ, ОСНОВАННАЯ НА ПРИНУЖДЕНИИ. Исполнитель  верит, что влияющий имеет возможность  наказывать таким образом, который  помешает удовлетворению какой-то  насущной потребности, или вообще  может сделать какие-то другие  неприятности.

2. ВЛАСТЬ, ОСНОВАННАЯ НА ВОЗНАГРАЖДЕНИИ. Исполнитель  верит, что влияющий имеет возможность  удовлетворить насущную потребность  или доставить удовольствие.

3. ЭКСПЕРТНАЯ  ВЛАСТЬ. Исполнитель верит, что  влияющий обладает специальными  знаниями, которые позволят удовлетворить  потребность.

4. ЭТАЛОННАЯ  ВЛАСТЬ (власть примера). Характеристики  или свойства влияющего настолько  привлекательны для исполнителя,  что он хочет быть таким  же, как влияющий.

5. ЗАКОННАЯ  ВЛАСТЬ. Исполнитель верит, что  влияющий имеет право отдавать  приказания, и что его или ее долг - подчиняться им. Oн или она исполняют приказания влияющего, так как традиция учит, что подчинение приведет к удовлетворению потребностей исполнителя. Поэтому законную власть очень часто называют ТРАДИЦИОННОЙ ВЛАСТЬЮ.

Законная  власть бывает действенна тогда, когда  подчиненный повинуется указанию руководителя только потому, что он или она  стоит на более высокой ступеньке  организационной иерархии. Все руководители пользуются законной властью, потому что  им делегированы полномочия управлять  другими людьми. Эти основы власти являются инструментом, с помощью  которого руководитель может заставить  подчиненных выполнять работу, направленную на достижение целей организации. Они  также являются средствами, которые  могут быть использованы неформальным лидером, чтобы помешать достижению целей организации.

На рис. 3 показана модель влияния руководителя на подчиненного.

Рис. 3. Модель влияния руководителя на подчиненного.

 

 

В таблице 2 указаны различные методы влияния  руководителя и их сравнение¹⁶.

Таблица 2

 

Сравнение различных методов  влияния

 

Метод	На что влияет	Плюсы	Минусы
Методы, используемые при личном общении
Использование власти, основанной на обязанности	Поведение в пределах зоны, которую  другой считает законной в свете  своих обязанностей	Быстрота; не требует затрат ресурсов	Если просьба за пределами зоны, то не действует; если она заходит  слишком далеко, ее могут посчитать  незаконной
Использование власти, основанной на предполагаемой компетенции	Отношения и поведение в пределах зоны предполагаемой компетенции	Быстрота; не требует затрат ресурсов	Если просьба за пределами зоны, то не действует, если она заходит  слишком далеко, ее могут посчитать незаконной
Использование власти, основанной на отождествлении с руководителем	Отношения и поведение, не противоречащие идеалам, лежащим в основе отождествления	Быстрота; не требует затрат ограниченных ресурсов	Ограничен влиянием, не противоречащим идеалам, которые лежат в основе отождествления
Использование власти, основанной на представлении  о зависимости	Широкое разнообразие видов поведения, которое может быть управляемым	Быстрота; может быть действенным  в тех случаях, когда другие методы не действуют	Повторяющееся влияние поощряет другого  человека на приобретении власти над  влияющим
Использование власти, основанной на принуждении  и на представлении о зависимости	Широкое разнообразие видов поведения, которое может быть легко управляемым	Быстрота; может быть действенным  в тех случаях, когда другие методы не действуют	Предрасполагает к ответному удару; очень рискованно
Использование убеждения	Широкий диапазон отношений и видов  поведения	Может производить внутреннюю мотивацию, которая не требует управления; не требует власти или расходования ограниченных ресурсов	Может требовать много времени; нужен  слушатель
Сочетание различных методов	Зависит от точности сочетания	Может быть более действенным и  менее рискованным, чем использование  какого-то одного метода	Более дорогостоящий подход, чем какой-то один метод
Косвенные методы
Манипулирование окружением другого  человека, используя один или все  прямые методы	Широкий диапазон отношений и видов  поведения	Может дать результат, когда не срабатывают  прямые методы	Может потребовать много времени; сложен для использования; рискованный, если часто используется
Изменение сил, которые воздействуют на индивидуума - правил формальной и  неформальной организации, технологии, имеющихся ресурсов, объявленных  целей организации	Широкий спектр отношений и видов  поведения на непрерывной основе	Имеет непрекращающееся влияние, а не одноразовый эффект; может иметь  сильное воздействие	Часто требует проявления значительной власти для достижения цели

 

 

Страх, вознаграждение, традиция, харизма, разумная вера, убеждение  и участие в управлении являются инструментами, которые руководитель использует для влияния на исполнителя, апеллируя к его потребностям. Но даже тот редкий руководитель, который  имеет в своем арсенале все  эти механизмы, должен принимать  во внимание и другие факторы. Недостаточно иметь власть: она должна быть достаточно сильной, чтобы побуждать других к работе - предпочтительно вдохновенной - направленной на достижение целей  организации. Чтобы добиться этого, необходимо выполнить несколько  условий. Эти условия суммированы  в таблице 3.

Наиболее  сильным влияние будет тогда, когда исполнитель высоко ценит  ту потребность, к которой апеллируют, считает важным ее удовлетворение или  неудовлетворение и думает, что его  или ее усилия обязательно оправдают  ожидания руководителя. И наоборот, если какой-нибудь из этих компонентов  отсутствует, власть влияющего уменьшается  или исчезает вовсе.

Таблица 3

Как эффективно использовать влияние

 

1. Потребность, к которой апеллируют, должна быть активной и сильной. 2. Человек, на которого  влияют, должен рассматривать влияние  как источник удовлетворения  или неудовлетворения - в той или  иной степени - какой-то потребности. 3. Человек, на которого  влияют, должен считать достаточно  высокой вероятность того, что  исполнение приведет к удовлетворению  или неудовлетворению потребности. 4. Человек, на которого  влияют, должен верить, что его  или ее усилие имеет хороший  шанс оправдать ожидания руководителя.

 

Итак, лидерство, способность влиять на других таким образом, чтобы они работали на достижение целей, необходимо для эффективного управления. Чтобы руководить, необходима власть.

Власть, способность влиять на поведение  людей необходимы для эффективности  организации, потому что руководители зависят от людей, над которыми у  них нет прямой власти, или есть, но очень слабая. Основные типы власти - это принуждение, вознаграждение, компетенция, пример и традиции. Руководитель может также влиять через разумную веру, вовлечение в принятие решений  и убеждение.

Эффективность какого-то типа власти зависит от того, считает ли исполнитель, что руководитель может удовлетворить или не удовлетворить  его активную потребность, и от ситуации. Поэтому у каждого метода есть плюсы и минусы, и никто не способен руководить людьми во всех ситуациях.

Власть, основанная на принуждении, влияние  через страх эффективны только при  условии, что они подкрепляются  отличной системой контроля, которая, как правило, требует больших  затрат.

Власть, основанная на вознаграждении, влияние  через действия положительного характера  более предпочтительны, чем страх, потому что они дают положительные  стимулы для более качественного  выполнения работы. Иногда трудно определить, какая награда будет иметь  эффект.

Традиционная  или законная власть, влияние через  привитые культурой ценности - самый  распространенный тип власти. Кажется, что эффективность традиции исчезает из-за меняющихся ценностей.

Харизма, влияние силой примера - вот что  люди ассоциируют с динамичными  лидерами. Исполнитель отождествляет  себя с руководителем или испытывает к нему сильную симпатию и слепо  верит в его способности.

Экспертная  власть, влияние через разумную веру распространяется все больше и становится эффективной благодаря возрастающей сложности технологии и размера  организаций.

Из-за меняющихся социальных ценностей руководители организаций считают убеждение  и участие самыми эффективными средствами влияния на тех, кто не занимает управленческих должностей, коллег, и на тех, кто  не является членом организации. Хотя эти методы действуют более медленно и менее определенно, чем другие, они, по-видимому, способствуют увеличению эффективности организации, когда исполнитель мотивирован потребностями более высокого уровня, особенно если задача неструктурированна и требует творческого подхода.

И вообще, влияние будет самым сильным, когда исполнитель очень высоко ценит ту потребность, к которой  апеллирует руководитель, считает удовлетворение или неудовлетворение потребности  определенным результатом подчинения или неподчинения, и думает, что  существует большая вероятность, что  его усилие оправдает ожидания руководителя.

 

 

1.3. Самоменеджент или организация личной работы руководителя.

 

 

Самоменеджмент, а более правильно самоуправление – самостоятельность и личное управление самим собой. Эффективное  самоуправление связано как с  человеческой природой, так и организацией, социальным управлением¹⁷. Роль, место в структуре, масштабы участия, ресурсоёмкость отношений и т.д. каждой сущности определяется самоменеджментом, временно обеспечиваются и контролируются.

Целью самоменеджмента  может считаться временное обеспечение  отношений, либо “взаимопомощь в  условиях взаимозависимости”, либо “помощь без зависимости”.

Современный менеджер во всём мире воспринимается как эффективный, инновационный  руководитель = лидер + власть + стиль  работы + карьера.

Менеджер  должен иметь широкий кругозор и  системное нестандартное мышление по вопросам внутренней взаимосвязи, факторов корпорации и взаимодействия последних  с внешней средой. Он должен иметь  высокие общечеловеческие качества и психологические способности, обладать способностями идти на разумный и взвешенный риск, уметь осуществлять бизнес – проектирование, разрабатывать, корректировать и осуществлять бизнес-план. Уметь осуществлять маркетинговые исследования, прогнозировать развитие организации с учётом потребностей и занятие в нём новых инновационных ниш.

Целевое планирование труда руководителя¹⁸.

Целевое планирование представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, за ранее известных целей. Целью в планирование организации труда руководителя является повышение эффективности труда  при  минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде следующей схемы:

Формулирование цели         Анализ текущего состояния     Выявление  слабых сторон        Проведение наблюдения          Проведение мероприятий по улучшению труда          Сравнение результатов до и после проведения мероприятий.

Формулирование  цели представляет собой важный процесс. От того, правильно ли будет выбрана  цель, зависит, что будет подвергнуто  исследованию, и какие результаты  будут получены.

Анализ  текущего состояния необходим в  первую очередь для того, чтобы  иметь эталон. Сравнение этого  эталона с результатом проведения мероприятий по организации труда  покажет эффективность проведенных  мероприятий. 

После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны  в организации труда руководителя. В организации труда руководителя, как правило, несколько слабых сторон  и именно их необходимо выявить и очень тщательно  проанализировать. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а результат - плохим. 

Следующий этап - проведение наблюдений - требует  тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить, какие  наблюдения необходимо провести. Например, при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным признакам - степень важности, возможность решения некоторых вопросов другими служащими и пр.