Эффективное управление рабочим временем делового человека

     Стоимость нового строительства - 563821,4  тыс. руб. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА

      Донецкий  институт городского хозяйства 

      Кафедра менеджмента 
 
 

      КУРСОВАЯ  РАБОТА

      По  дисциплине «Основы менеджмента» 

      Тема  работы   Эффективное управление рабочим временем делового человека 
 
 

      Выполнил  студент 

      Специальность

      Менеджмент  организаций 

      Группа                                                             Курс 
 

      Руководитель  работы Охрицкая Елена Николаевна 
 

      Донецк  – 2007 г. 
 

      СОДЕРЖАНИЕ.  

      Введение……………………………………………. 4

      Глава 1. Характеристика рабочего времени делового человека

      1.1 Причины дефицита времени…………………...6

      1.2 Инвентаризация времени……………………… 7

      1.3 Анализ использования рабочего  времени……. 8 

      Глава 2. Самоменеджмент

      2.1 Постановка цели………………………………... 13

      2.2 Планирование…………………………………... 17

      2.3 Принятие решений……………………………... 23

      2.4 Реализация и организация……………………... 27

      2.5 Контроль………………………………………… 29

      2.6 Информация и коммуникация…………………. 30 

      Глава 3. Эффективное управление рабочим временем

      3.1 Мероприятия по оптимизации эффективного  управления рабочим 

            временем делового человека………………….. 35

      3.2 Особенности таймменеджмента в  Украине……. 47 

      Заключение…………………………………………….. 50

      Литература……………………………………………... 52 
 
 
 

      РЕФЕРАТ 

      Страниц – 51, рисунков – 7, таблиц – 6, библиографических источников – 7. 

    Целью данной курсовой работы, является рассмотрение организации труда руководителей. То есть, как организовать работу руководителя, чтобы его труд был наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд руководителя настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука или искусство? Однозначного ответа на этот вопрос, наверное, не даст никто. Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данной курсовой работе будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работы руководителя.   

      Самоменеджмент, постановка целей, время, менеджер, инвентаризация времени, таймменеджмент, контроль, информация, коммуникация, планирование.

        
 
 
 
 
 
 

      Введение

“Время  – самый ограниченный капитал, и  если не можешь им распоряжаться, не сможешь  распоряжаться ничем другим ” 

                                                                                                     П. Друкер  

            Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет  хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности  и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех  выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. К сожалению, в Украине, с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

            Здесь было бы уместно  процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»; Питер Друкер: «Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим»; Ульрих Зиверт: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу».

            Таким образом, мы можем  смело сказать, что успех каждого  руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

 

      ГЛАВА 1. Характеристика рабочего времени делового человека 
 

      1.1 Причины дефицита  времени.

            Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.
2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься мелкими различными и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.
3. Постоянные доработки дома. При этом время отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.
4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.
5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.
7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.

 

      1.2 Инвентаризация времени 

            Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

1. отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);
2. секретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего помощник своего руководителя);
3. несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);
4. продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени);
5. непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);
6. постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надёжней);
7. большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах);
8. частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними).

 
 
 

        
 
 

      Анализ  использования времени 
 

      Анализ  временных потерь 

 Разбор  «поглотителей» времени

                                                                                                        Техника

      самоменеджмента 
 

1.3 Анализ использования  рабочего времени.

      Сперва  необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:

• Анализ видов деятельности и расхода времени;
• Листок дневных помех.

      Таблица 11. Анализ видов деятельности и расхода времени

 

      Таблица 1. 2. Листок “дневных помех”

 

      Наиболее  целесообразно вести записи в  процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный  анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

      Сильные стороны  использования рабочего времени нужно выделить и применять  в повседневной работе. Для слабых  же сторон нужно выработать стратегию  по преодолению их.  Прежде всего, каждую работу  нужно проанализировать с помощью следующих  вопросов:

• была ли работа необходима? (если более 10 %  рабочего времени было потрачено не на  необходимую работу, это говорит о  проблемах с делегированием и определением приоритетов)
• были ли оправданы затраты времени? (если более 10%  рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)
• было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10%  рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)
• был ли сознательно определен временной  интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно,  значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).