Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые  поглотители времени,  нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

      ПРИМЕР

      Таблица 1. 3Анализ видов деятельности и расхода времени

 
 

      Таблица1.4. Листок “дневных помех”

 

        Анализировать можно с точки  зрения двух позиций: позитивных  и негативных, т.е. анализировать  сильные стороны и слабые стороны.

      Сильные стороны:

• сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)
• не  самые важные дела (ответ на письма) – в конце дня, когда на важные  и требующие больших затрат времени дела не остается времени
• каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими 
• вся работа, проделанная в этот день, была необходима
• помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

                             

      Слабые  стороны:

• временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)
• непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день

 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. Самоменеджмент 

      Самоменеджмент  представляет собой последовательное и целенаправленное использование  испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

      Основная  цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.

      У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций: 

1. Постановка  цели.

      ЗНАЧЕНИЕ  ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ

        Постановка целей – это выражение  в виде четких намерений и в точных  формулировках  наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели  и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели  - безусловная  предпосылка планирования, а следовательно, и успеха -  заключается в точном знании того, что, когда, в каких  масштабах надо достичь. Осознание  своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к. цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться.

      Постановка  целей – это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет (но куда его хотят привести другие). Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

      НАХОЖДЕНИЕ  ЦЕЛЕЙ

      Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель, которая  разбивается на множество небольших  промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели.  Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные на бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к постоянному  анализу, перепроверке и ревизии.

      Именно  в постановке целей заключаются  азы деятельности предприятий и  его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ясность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

        

      

• Нахождение  целей

                (анализ целей)

                 Чего я хочу?

• Ситуационный анализ

                 Что я могу?

• Формулировка целей

           (планирование целей) 

      Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого  могут использоваться различные  технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

• Каких целей Вы хотите достичь?
• Согласуются ли они между собой?
• Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной?
• Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)?

      Одним словом, необходимо добиться ясности  цели. 

      Ситуационный  анализ

      Представляет  собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и  позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

      Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для  достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

      Возможно  также составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия, каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит, укреплять свои сильные стороны».

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      

• Анализ  «цель – средство»

      В процессе анализа необходимые для  достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

• Формулировка целей.

      Это последняя ступень при постановки целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей  стадии планирования. «Установить сроки – сформулировать результаты».

      При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании  и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком  много и устанавливать также  краткосрочные цели, согласованные  с достижением своих долгосрочных глобальных целей. 
 
 

2. Планирование

 

      Планирование  призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано  в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование  времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

      Так же, как любая фирма планирует  или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужно планировать использование  времени для достижения поставленных целей.

      Главное преимущество, достигаемое путем  планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

      Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.