Эффективное управление рабочим временем делового человека

      Составление расписания.

• Определите для себя наиболее продуктивные часы дня и соотнесите их со своим расписанием. Производительность у некоторых людей наиболее высока утром, у других — днем или вечером. Обычно мы следуем полуторачасовым ритмам подъема и спада активности.
• Выделите время для интеллектуальной, сосредоточенной работы и попросите секретаря принимать в это время звонки, перенаправлять абонентов к другим сотрудникам или сообщать о том, когда с вами можно будет связаться. Это даст вам возможность размышлять над стратегическими вопросами.
• Выделите часы приема, в которые вы встречаетесь с сотрудниками, и не принимайте их в другие часы. Если к вам заходит подчиненный или коллега «на минуточку», имея в виду час, мягко скажите, что сейчас действительно можете уделить ему лишь минуту, предложите зайти позже, обратиться к заместителю и т.д. Действительно срочные вопросы, требующие вашего экстренного вмешательства, встречаются не так уж часто.
• Отведите себе время для отдыха — оно должно быть заложено в расписание наряду с другими делами. Если вы вовремя не отдохнете, то остальную часть дня ваша работоспособность будет снижена. Чаще меняйте виды деятельности. Это предупреждает утомление.
• Используйте маленькие паузы для различных видов работ: во время ожидания встречи с подчиненным вы можете выучить пару иностранных слов, а перед началом совещания набросать несколько строк для статьи, которую планируете написать. Эти маленькие паузы, если их суммировать, окажутся не так уж малы. Кроме того, они помогают включаться в важные для вас дела.
• При выборе дела, которым вам следует заняться в первую очередь, спрашивайте себя: «Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?» Это поможет расставить приоритеты.

      Делегирование. Делегирование является важной частью таймменеджмента. «Я не делаю то, что может сделать мой подчиненный» — золотое правило руководителя. Ведь ваше время целесообразнее использовать для выполнения более существенных дел.

      Чтобы делегирование стало помощью, а  не дополнительной проблемой, оно должно быть правильно организовано:

• четко сформулируйте конечный результат, которого вы хотите достичь при решении задачи; установите, каким требованиям должен удовлетворять конечный продукт; наметьте сроки; определите, насколько важна эта работа в списке задач подчиненного;
• проверьте, понял ли вас подчиненный. Задайте ему вопросы о способах выполнения задания и о предполагаемых затруднениях, ответьте на его вопросы, предоставьте возможность обращаться к вам за помощью;
• если в процессе выполнения задачи сотрудник будет советоваться с вами по каждому поводу, уточните с ним еще раз задачу или выберите для выполнения задания другого сотрудника;
• не навязывайте подчиненному свой способ решения задачи, ведь для вас важен конечный результат. Но предупредите сотрудника о возможных сложностях;
• укажите подчиненному, какими ресурсами он может пользоваться при выполнении поручения, предоставьте ему соответствующие полномочия и сообщите об этом заинтересованным лицам;
• если задача интересная, делегируйте ее как возможность роста сотрудникам, которых вы планируете повысить в должности. Не предлагайте рутинную работу одному человеку.

      Всегда  старайтесь передавать полномочия, когда:

• для квалифицированного выполнения задачи вам не хватает знаний, умений или опыта;
• задание рутинное;
• задание способствует профессиональному росту подчиненных.

      Шесть задач, которые никогда нельзя перепоручать:

• планирование основного проекта;
• подбор команды исполнителей этого проекта;
• контроль над работой команды;
• стимулирование членов команды;
• оценку членов команды;
• вознаграждение членов команды.

      Оптимизация работы с входящими  документами.

• Проанализируйте входящую почту и прекратите поступление лишней информации (возможно, какие-то формы отчетов вам уже не нужны).
• Возьмите себе за правило сразу выполнять всю необходимую работу с документом, чтобы брать его в руки только один раз. Если же это невозможно, то хотя бы сделайте один шаг для обработки документа: положите в нужную папку, внесите пометки и т.д.
• На письма отвечайте сразу или передавайте секретарю с инструкцией.
• Пишите краткую резолюцию прямо на документе, а затем отправляйте его по назначению (для бумаг, подлежащих хранению, попросите сделать копию).
• Складывайте входящую документацию в три папки: «Срочно ответить», «Информация», «Реклама».
• Записывайте ответы на диктофон и передавайте секретарю для окончательной обработки и печати.
• Дайте указание секретарю, какие бумаги надо сразу же выбрасывать, какие направлять другим людям, какие складывать в архив.

      Методы  подготовки и проведения совещаний. Совещания отнимают у руководителя огромное количество времени и сил. Поэтому их следует максимально оптимизировать.

      Шаги, увеличивающие эффективность совещаний:

• заранее продумайте и разошлите участникам повестку дня;
• предложите участникам встретиться в рабочих группах для обсуждения вопроса и пригласите одного-двух человек от каждой такой группы;
• короткие совещания проводите стоя — это организует, отсекает лишнее;
• выберите ведущего (не обязательно руководителя), который будет жестко придерживаться процедуры совещания (оглашение повестки, доклады или сообщения, вопросы выступающим, обсуждение, выработка решения, поддержание временного регламента);
• после совещания проверьте выполнение решений, встречаясь с исполнителями в рабочей обстановке (тогда сотрудники не будут считать совещания пустой болтовней).

      Способы работы с длительными  проектами, идеями, статьями. Для идей и проектов заведите папки или картотеки и помещайте туда все относящиеся к теме материалы (метод ограниченного хаоса). Периодически думайте о них и просматривайте. Когда придет время обработать материалы, у вас уже будет несколько хороших идей или решений. Носите с собой маленький блокнот для записи мыслей. Затем распределяйте записи по папкам или разделам картотеки.

      Если  перед вами стоит серьезная задача, которую необходимо решить, используйте  для этого время сна. Настройтесь  на проблему перед сном, дав подсознанию  задание отыскать решение. В работе с подсознанием необходимо быть последовательным — оно инертно, неповоротливо, долго разгоняется, но если вы не будете оставлять эту практику, то подсознание скоро начнет интенсивно работать, снабжая мозг новыми идеями и интересными решениями. Будьте готовы принять сообщение — держите рядом с кроватью ручку с бумагой или диктофон. Старайтесь проснуться до будильника и не переходить сразу в бодрствующее состояние — пора между сном и явью самая плодотворная. Однако если задача не дает вам уснуть, откажитесь от такого метода.

      Если  вы все же попали в цейтнот, не суетитесь. Даже если вас торопят, не поддавайтесь, возьмите тайм-аут. Сядьте, выделите время  для спокойного размышления. Определите стратегии выхода из кризисной ситуации. Оцените ресурсы. Подумайте, кого и каким образом можно привлечь к решению проблемы, как снизить потери. Запишите свои мысли. После этого можно приступать к реализации принятых решений и к последовательному выходу из сложной ситуации.

      Освоив  хотя бы часть описанных выше инструментов, вы наверняка обнаружите, что тотальная неразбериха, стресс и суета отступили, а вы стали больше успевать не за счет увеличения рабочего дня, а за счет успешного таймменеджмента.

      Для разработки программы рационального  использования времени менеджером необходимо: изучать трудовые навыки, оценивать, насколько   рационально используется время, составлять бюджет времени и не нарушать его. С этой целью рекомендуется вести дневник (журнал).

      Вы  можете составить реальный бюджет производительного  рабочего времени и не нарушить его, если будете планировать свое время, а составляемый план сделаете гибким, несколько измените свою «политику открытых дверей», ограничите количество своих решений практическими вопросами, заставите оргтехнику работать на вас, не позволите, чтобы неуместная церемонность отнимала у вас и у других людей драгоценное время, а также прекратите любую работу сразу же после ее выполнения.   

      3.2 Особенности таймменеджмента в  Украине 

  Менеджмент  в Украине, как и в любой  другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.

  В силу исторических особенностей экономика  нашей страны развивается скачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временные интервалы. В советский период истории Украины отсутствовала частная собственность, в то время как наука управления получила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием времени. Все украинские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, по настоящее время проблема эффективного использования времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов.

    В настоящее время руководителей  можно условно разделить на две группы:

• руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше.
• Новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени.

  Украинская  экономика переживает сейчас переходный период. При плановой и рыночной  экономике  внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют  в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к  противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений (возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты ).

  Как уже отмечалось, применение принципов  таймменеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно  психологическими факторами.

  В нашей стране велик удельный вес  затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием украинских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучше. В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи.

  Еще одна особенность в использовании  рабочего времени заключается в  том, что в украинских компаниях  более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий день с неформального общения с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта может плавно перейти в дружескую беседу.

  У нас сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время.    

  В основном то, насколько эффективно менеджер распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он   упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для украинского менеджера, ни для человека любой другой страны. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Заключение 

      Если  подытожить всё выше сказанное, то можно, пожалуй, остановиться на следующем:

1. Время – это уникальнейший ресурс человека.

2. Время – это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные полезной работой часы и минуты.

3. Внимательно относится к тому, что мы делаем. Кое-какие дела вообще не стоить делать.
4. Делегировать работу другим людям.
5. Отдавать отчёт себе в том, как мы тратим своё время.
6. Не огорчаться тем, что в жизни менеджера много неупорядоченности.
7. Делать всё в своё время!
8. Ставить правильные цели!
9. Постоянно следить за распорядком дня!
10. Не забывать о поставленной цели и идти к ней наикротчайшим путём!
11. Спланировать свой день, неделю и даже месяц.
12. Не забывать о контролировании сделанного.