Эффективное управление рабочим временем делового человека

      ПРИНЦИПЫ  И ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ 

      Чтобы правильно выполнять свои функции  и достичь своих целей, чтобы  перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность  задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

      Основные  правила планирования времени: 

      1. Соотношение (60:40).

      Опыт  показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть  рабочего времени (на 60%).

      События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие  моменты (“поглотители” времени) не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что  примерно половину рабочего дня руководитель  проводит не на рабочем месте, т.к. работа  требует  взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент  времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество “поглотителей”  времени. 

      2. Сведение задач воедино – план действий.

      Чтобы составить хороший план расхода  времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею. 

      3. Регулярность – системность – последовательность.

        Над планами времени нужно  работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело. 

      4. Реалистичное планирование.

      Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться. 

      5. Восполнение потерь времени.

      Восполнять  потери времени лучше по возможности  сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение  следующего целого дня нагонять утраченное накануне. 
 

      6. Фиксация результатов вместо действий.

      Фиксировать в планах нужно результаты или  цели , а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности. 

      7. Установление временных норм.

      Опыт  показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько  его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. 

      8. Срок исполнения.

      Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов  деятельности. 

      9. Переработка – перепроверка.

      План  нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью. 

      10. Согласование временных планов.

      Чтобы успешнее претворять свои планы в  жизнь, менеджеру необходимо согласовывать  их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

       

      СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

      Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие  долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются  на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем, чтобы различные действия можно было распределить во времени.

      Установление  периодов времени, которые требуются  для достижения  личных и профессиональных целей, дает  чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел. 

      Разработка  планов и альтернативных вариантов  своей деятельности.

      Планирование  означает подготовку к реализации целей  и упорядочение времени. Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы с экономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.

• Система планирования времени

 

        

Как мы видим, началом служит план на несколько  лет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие несколько лет, мы можем составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшего месяца. Декадный план – это ещё более детальный, точный прогноз предстоящего периода.

      “Дневной  план представляет собой последнюю  и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей”! Дневной план строится на основе декадного плана. 

      СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНОВ ДНЯ С ПОМОЩЬЮ  МЕТОДА “АЛЬПЫ”.

      Принципиально важно составлять план дня в письменном виде, т.к. это делает деловую активность более целенаправленной и ориентированной на следование составленной программе дня. Письменный план помогает лучше оценить потребность во времени и более реалистично планировать резервное время.

      Реалистичный  план дня должен в идеале включать лишь то, что руководитель хочет или должен, а также может сделать в этот день, чтобы сконцентрировать и мобилизовать реализацию поставленных задач больше сил.

        Метод “АЛЬПЫ” состоит из 5 стадий:

      1) составление заданий ( задачи  из недельного плана, расставленные по приоритетности; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти);

      2) оценка длительности акций;

      3) резервирование времени (в соотношении  60:40);

      4) принятие решений по приоритетам  и перепоручению;

      5) контроль и перенос несделанного. 

      Даже  самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры.

      Необходимо  всегда перепроверять свои планы  и изменять их, если они оказываются  не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку. Если же какое-то дело начато, то оно должно быть доведено до конца. 

      

• Дневник времени  – является важнейшим рабочим  средством самоменеджмента. Это  и календарь-памятка и записная книжка. А также дневник является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.

      Необходимо  всегда перепроверять свои планы  и изменять их, если они оказываются  не выполнимыми или не позволяют  достичь поставленной цели к сроку. 
 

3. Принятие  решений.

 

      Принятие  решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение  – значит, установить приоритетность.

      Основные  проблемы руководителей заключаются  в том, что они пытаются сразу  выполнить слишком большой объем  работ и  распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.

      Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множество разных текущих вопросов, в течение определенного времени  заниматься только одной-единственной  задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел,  составление списка  приоритетов на основе этого решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет :

• работать только над действительно важными и необходимыми  задачами

      -     решать вопросы в соответствии  с их  неотложностью

• концентрироваться на выполнении только одной задачи
• укладываться в установленные сроки
• исключить дела, которые могут быть выполнены другими
• не оставлять невыполненными задачи, которые вам действительно по силам
• получить больше удовлетворения от рабочего дня и результатов работы
• избежать стрессовых перегрузок

      Принять решение – это значить установить приоритетность. Оно предполагает выбор  первоочередных дел и задач.

      Вопрос  принятия решений встал из-за появления  у руководитель проблем таких  как: попытка выполнения сразу большого объёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что они проделали огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела остались не решёнными. Многие руководители оправдываются говоря, что они вынуждены каждый день делать много важных дел. Для того, чтобы так не получалось необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Если следовать этому довольно таки простому правилу, то можно достичь следующего:

• соблюдать установленные сроки;
• получать большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;
• избегать конфликтов
• избегать стрессовых ситуаций и перегрузок.

      Очерёдность дел можно определять с помощью следующих методов:

• Принцип Парето (соотношение 80:20)

      Он  означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые  части обнаруживают намного большую  значимость, чем это соответствует  их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этой теории можно сделать вывод применительно для рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

• Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.

      Это техника исходит из опыта, что  доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме  остаются неизменными. С помощью  букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с  их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:

• важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.
• На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.
• Менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%.

      Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:

• составить список всех предстоящих задач.
• Систематизировать их по важности и установить очерёдность
• Пронумеровать эти задачи
• Оценить свои задачи в соответствии с категорией А, Б, В.
• Задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.
• Задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.
• Оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.
• Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера

      Этот  принцип является простым вспомогательным  средством в тех случаях, когда  необходимо быстро принять решение  относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Они подразделяются на 4 группы: