Эффективное управление рабочим временем делового человека

      Следует составлять иногда и укороченный  протокол с важнейшими данными и  результатами, которые раздаются  участникам.

      Таблица 2.2

      Контролируйте выполняются ли принятые решения всеми кого они касаются.

      Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня. 

      Переговоры  по телефону 

      Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

      Его можно использовать также и в  качестве нового вида: «Интернет».

      С помощью телефонной линии мы можем  соединиться к глобальной информационной сети.

      Этот  вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

• Рациональное ведение корреспонденции.

1. Подготовьте стандартные ответы;

2. Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;
3. Не увлекайтесь размножением документов;
4. Своевременно уничтожайте архивы;
5. Доверяйте секретарю в разборе почты;
6. Совершенствуйте документооборот;
7. Стремитесь к простой системе документооборота.

 
 
 
 
 
 

      ГЛАВА 3. Эффективное управление рабочим временем

      3.1Мероприятия  по оптимизации эффективного  управления рабочим временем  делового человека.

      Время — это уникальный, невосполнимый ресурс. Его нельзя вернуть, купить, передать, приостановить или ускорить. Временем невозможно управлять. Им можно только пользоваться. Управление временем в действительности является самоорганизацией.

      Однако  каким бы организованным человек ни был, он не может добиться полного контроля над своим рабочим временем, поскольку каждого всегда поджидает большое количество Воров Времени. Среди них важные, но не запланированные посетители, телефонные звонки, просьбы коллег, совещания, время на проезд для встречи с партнерами и т.д.

      Необходимо  овладеть инструментами эффективной  организации своего времени, поскольку

• напряженная конкуренция провоцирует ускорение перемен: ни одна компания не может позволить себе роскошь остановиться в своем развитии или даже замедлиться, чтобы перевести дыхание;
• количество новой информации растет — необходимо постоянно изыскивать дополнительное время для приведения знаний и умений в соответствие с требованиями времени;
• скорость «старения» информации велика — необходимо успевать изменять свои представления;
• возрастает скорость передачи информации.

      Симптомы  недостатка времени

• Постоянная  спешка, суетливость.
• Невозможность сосредоточиться на одной задаче.
• Желание выполнить все дела.
• Отсутствие четкого распределения дел по степени важности.
• Большой поток рутинных и срочных дел.
• Несвоевременность ответов на деловые письма.
• Постоянные помехи в работе. Отвлекающие телефонные звонки, посетители.
• Доработки дома за счет времени, предназначенного для отдыха.
• Ощущение хронической усталости и цейтнота.
• Секретарь не в курсе дел своего руководителя.
• Выполнение работы за своих подчиненных.
• Ухудшение взаимоотношений в коллективе, конфликты.

      Если  вы наблюдаете, вышеперечисленные симптомы в своей работе, значит, ваше время неправильно организовано. Следовательно, необходимо применять инструменты эффективного использования времени. Но прежде чем перейти к ним, ответьте на вопрос: зачем вам нужно время? Какие цели вы ставите перед собой? Соотносится ли то, что вы делаете каждый день, с долгосрочными целями и смыслом вашей жизни? Только если ваши жизненные цели включены в ежедневную деятельность, планирование будет эффективным, а удовлетворенность жизнью высокой.

      Инструменты управления временем

      Выделение жизненных целей. Итак, прежде всего необходимо определить:

• есть ли у вас в жизни цели, которых вы стремитесь достичь;
• делаете ли вы что-либо каждый день для реализации этих целей;
• делаете ли вы это оптимально эффективно?

      Создайте  свою декларацию жизненных целей, обдумав  следующие вопросы:

• каковы мои жизненные цели;
• чего я хочу достичь в ближайшие 3–5 лет;
• что мне необходимо сделать в течение будущих 6 месяцев?

      Ответив на эти вопросы или даже выписав  цели на бумаге, проанализируйте списки. Если они похожи, значит, ваши цели непротиворечивы. Если они сильно различаются, задумайтесь: стоит ли ждать чего-то, чтобы приступить к реализации планов? Может быть, начать прямо сейчас?

      Определение приоритетов. Скорее всего, количество намеченных целей столь велико, что на их выполнение может не хватить целой жизни. Поэтому необходимо расставить приоритеты. Распределите все цели по степени важности. В этом поможет вам притча: «Вы с караваном верблюдов пересекаете пустыню. Вдруг нападают разбойники. Главарь разбойников говорит вам: «Или мы тебя убьем, или отдай одну из своих целей». Отдайте ту цель, которой жаль меньше всего, и присвойте ей последний номер в вашем списке». Таким образом вы выделите самые важные цели.

      После того как вы составили перечень того, к чему следует стремиться в первую очередь на данном жизненном этапе, можно переходить к планированию как долгосрочному, так и краткосрочному, т.е. определить те дела, которые будут способствовать достижению ваших самых важных целей.

      Однако  прежде чем приступать к планированию, проведите «инвентаризацию времени». Вспомните, на что вы тратите свое рабочее время. При этом не стоит опираться на память. Наше ощущение времени субъективно: десятиминутный скучный доклад может показаться нам вечностью, а 30 минут общения с другом по телефону — мгновением. Попробуйте фиксировать во время рабочего дня, на что вы тратите время. Нет необходимости записывать все, отмечайте каждое переключение внимания:

• на телефонные звонки (Т);
• на незапланированных посетителей (П);
• на несрочное, но интересное дело посреди утомительной, но неотложной работы (И);
• на проведение совещаний (С);
• на чтение отчетов и других документов (Ч).

      Для некоторых людей учет времени  является организующим фактором, и  они ведут его постоянно, расписывая свою жизнь по минутам. Необходимо отметить, что иногда такой подход может стать источником сильного напряжения и принести больше вреда, чем пользы. Золотая середина — учет по выбранным параметрам.

      На  этапе инвентаризации необходим  тотальный учет времени. Данные вносите  в таблицу «Анализ видов деятельности и расхода времени», состоящую из двух граф: «Вид деятельности» и «Расход времени». Заносите, по возможности, все выполненные за день дела и фиксируйте затраченное время с точностью до 10 мин. Этап инвентаризации занимает одну неделю.

      Постоянно анализируйте записи. Подумайте: какие  дела вы могли бы делегировать? Какие  дела можно делать более эффективно, а какие можно не делать вообще?

      Планирование  дальнейших действий. Наиболее распространенный способ планирования — это составление списка дел. Многие составляют его каждый день и по мере выполнения вычеркивают из него завершенные дела, а также вписывают новые.

      Это полезная привычка, однако

• не вносите в этот список обычные, цикличные дела вроде чистки зубов или утреннего кофе. Записывайте только то, что требует вашего внимания;
• составляя список дел, распределите их по степени важности и выделите примерно по четыре самых приоритетных для каждой цели;
• начинайте с самых важных дел. Помните о правиле 80:20 — 80% успеха приносит реализация 20% дел, т.е. 2 выполненных из 10 намеченных дел принесут вам максимум успеха! Не попадайте в ловушку первоочередного исполнения легких дел с целью скорейшего вычеркивания их из списка. Выбирайте для выполнения важных дел наиболее продуктивное время дня. Для менее значимых задач используйте стратегию ожидания дополнительного сигнала о необходимости их выполнения. Пока сигнала не последовало, не делайте их;
• если вы замечаете, что затягиваете время начала работы над важным или неприятным делом, значит, вам необходима программа борьбы с одним из главных препятствий в достижении цели — промедлением;
• определите бюджет своего времени и совокупность задач. При планировании используйте правило 40:60 — 60% времени планируйте, 20% — отведите на непредвиденные обстоятельства, 20% — спонтанное время.

      Создавая  план действий, помните, что особенность  организации времени состоит  в том, чтобы планировать сначала  год, а потом день.

• Отметьте в еженедельнике важные моменты года:
• регулярные совещания;
• заранее известные события (годовое общее собрание акционеров, отраслевые выставки и конференции и т.д.);
• личные даты;
• важнейшие дела (поездки в командировки, визиты зарубежных партнеров и т.п.).
• Спланируйте следующую неделю:
• оставьте один день в неделю свободным от встреч — резерв времени для решения непредвиденных важных задач;
• составьте расписание еженедельно повторяющихся дел;
• подсчитайте, сколько времени осталось в вашем распоряжении.

      Выполнение  планов. Возможно, вы запланировали все же больше дел, чем в состоянии выполнить. Следовательно, необходимо изыскать дополнительные ресурсы.

      Для начала разделите все дела на четыре категории:

• важные и срочные;
• важные, но не срочные;
• срочные, но не важные;
• не срочные и не важные.

      Естественно, дела могут «кочевать» из одной группы в другую. Например, подготовка к совещанию неделю назад была делом важным, но не срочным, а теперь, накануне совещания, стала важным и срочным. А разрешение конфликта между двумя подчиненными час назад было делом важным и срочным, а в данный момент стало не важным и не срочным, т.к. они сами разрешили противоречие. Пометьте в ваших списках эти дела символами «ВС», «ВН», «СН», «НН». Подумайте: какие из них вы должны сделать сами, какие за вас могут сделать другие и какие можно не делать вовсе?

      Если  вы затягиваете работу над самым важным делом, еще раз определите — действительно ли оно сейчас является первоочередным?

• Если приоритеты изменились, тогда передвиньте это дело на ту ступеньку, которую оно сейчас занимает.
• Если это дело действительно важное и вы просто боитесь приступить к нему из-за его сложности, используйте метод швейцарского сыра: делайте хоть что-то, но для продвижения в нужном направлении. Приготовьте бумаги на столе или напишите план.
• Если это дело не столь важное, но почему-либо неприятное для вас, например, работа, которую вы не любите делать, подумайте, кому можно поручить ее. Если это неприятный разговор, который вы должны провести сами (допустим, сказать сотруднику об увольнении или клиенту о задержке поставки крупной партии товара), то продвиньтесь хотя бы на шаг: откройте книжку, найдите номер или набросайте план беседы. Представьте самое плохое, переживите его и примиритесь с ним. Попросите секретаря соединить вас в определенное время. Потом проведите разговор.

      Как бороться с промедлением?

• Обсуждайте ваши проблемы с другими людьми или размышляйте о них, смотрите с разных точек зрения. Это поможет понять причины затруднений, а слушающие вас люди, весьма вероятно, натолкнут на подходящее решение.
• Представьте, что произойдет в результате отсрочки. Используйте пугающие картины будущего как мотивирующий фактор.
• Затем представьте, что вы будете чувствовать, когда справитесь с делом. Используйте появившийся энтузиазм.
• Постарайтесь найти что-то интересное или полезное для себя в этом деле.
• Не корите себя слишком сильно, увеличивайте нагрузку на силу воли постепенно.