Эффективное управление рабочим временем делового человека

1. Срочные/ важные дела – необходимо выполнить их самому руководителю.
2. Срочные/менее важные дела
3. Менее срочные/важные задачи. Необязательно выполнять их сразу, но выполнять их надо самому.
4. Менее срочные/ менее важные дела.

      “От задач менее срочных и несущественных следует воздерживаться”.

      Благодаря принципу Эйзенхауэра можно существенно  увеличить производительность, продуктивность и результативность.

• Основы делегирования.

      Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет  за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегирована.

      Передача  задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. 
 

      Управленческая  ответственность (не делегируется) 

       Исполнение

      Целесообразно отметить преимущества делегирования:

• делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться;
• делегирование способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников;
• Делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых;
• Делегирование положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

      Для того, чтобы научиться правильно  делегировать необходимо ознакомиться и принять во внимание следующие  правила:

• подобрать подходящих сотрудников;
• распределить сферы ответственности;
• координировать выполнение порученных задач;
• стимулировать и консультировать подчинённых;
• осуществлять контроль рабочего процесса и результатов;
• давать оценку своим сотрудникам;
• пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

      Делегировать  необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и  подготовительную работу.

      Ни  в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение  целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска, и т.д. 

4. Реализация  и организация.

 

      Составление распорядка дня и организация  трудового процесса в целях достижения поставленных целей.

      Организация своего рабочего дня должна соответствовать  основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 25 правил, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

      Правила начала дня:

1. начинать день с позитивным настроением;
2. хорошо позавтракать и без спешки на работу;
3. начинайте работу по возможности в одно и то же время;
4. перепроверка плана дня
5. вначале – ключевые задачи;
6. приступать без раскачки;
7. согласовать план дня с секретарём;
8. утром заниматься сложными и важными делами;

      Правила основной части дня:

9. Хорошая подготовка к работе;
10. Влиять на фиксацию сроков;
11. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию;
12. Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;
13. Избегать незапланированных импульсивных действий;
14. Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп;
15. Небольшие однородные задачи выполнять сериями;
16. Рационально завершать начатое
17. Использовать временные промежутки;
18. Работать антициклично;
19. Выкраивать спокойный час;
20. Контролировать время и планы;

      Правила завершения рабочего дня:

21. Завершить несделанное;
22. Контроль за результатами и самоконтроль;
23. План на следующий день;
24. Домой с хорошим настроением;
25. Каждый день должен иметь свою кульминацию.

• Естественный дневной ритм

      У разных людей разная психология и  организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания!

      2.5 Контроль 

      Самоконтроль  и контроль итогов.

      Контроль  за результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

• осмысление физического состояния
• сравнение запланированного с достигнутым
• корректировка по установленным отклонениям

        

      Необходимо  регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы  и организацию труда, анализировать  свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

      Контроль  за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться  после выполнения задачи (конечный контроль).

      В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

      “Тот  кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”. 

6. Информация  и коммуникация.

 

      Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

      Информация  и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладанию информацией.

• Рациональное чтение

      Это важно для руководителя, поскольку  рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени  на бессистемное чтение и пустую трату средств.

      Независимо  от скорости чтения, можно путём  целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени. 
 
 

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Рациональное  чтение предполагает, прежде всего, определение  того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.

1. при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;
2. надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.
3. Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно.
4. Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом
5. Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.
6. Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

      Читать  можно также быстрее, если избавляться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения.

      Необходимо  также привыкнуть и к тому, что  важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

      Также желательно разработать свою систему  маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.

      Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.

      Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:

1. Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.
2. Постановка вопросов. Это критическое чтение.
3. Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.
4. Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.
5. Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.

• Рациональное проведение совещаний.

      Совещания забирают у руководителя и у подчинённых  очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания  с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, индивидуальных дополнительных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени!

      «самые  лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!»

      Повестку  дня составляйте с указанием  времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью. Используйте для этого следующий формуляр: «План обсуждения».

      «План обсуждения»

      Тема             

      Дата     

      Время     Место проведения        

      Документы для обсуждения                                  

      Участники                         

        После совещания

      Возвращайтесь, хотя бы время от времени к ходу и результатам состоявшегося совещания, например путём опроса участников:

      а) были ли достаточно ясны тема и цель совещания;

      б) получил ли каждый из участников повестку дня

      в) началось ли совещание вовремя, соблюдались  ли повестка дня и регламент;

      г) была ли достигнута цель совещания;

      д) сколько времени было использовано неэффективно.

      Таблица 2.1