Методы эффективного использования рабочего времени

            Уральский Государственный Университет  путей сообщения

                Федеральное агентство железнодорожного транспорта 
 
 
 
 
 

                                                                                                        Кафедра:

                                                                                     Управление в социальных и

                                                                                        экономических системах 
 
 
 
 

                                         РЕФЕРАТ  

Тема:Методы эффективного использования рабочего времени

                     Дисциплина:Самоменеджмент 
 
 
 
 
 

Проверила:                                                                                                    Выполнила:

Пышкина Т.В.                                                                                             Иванникова К.Н.

                                                                                                                       Группа МТ-120 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                      Екатеринбург 2010

                        Содержание 
 

Введение…………………………………………………..…………3

1. Причины дефицита времени………………………………... 4
2. Анализ использования рабочего времени…………………. 5
3. Самоменеджмент……………………………………………. 7
1. Постановка целей……………………………………... 7
2. Планирование………………………………………….. 8
3. Принятие решений……………………………………..11
4. Реализация и организация……………………………..12
5. Контроль………………………………………………...13
6. Информация и коммуникация…………………………14

Заключение………………………………………………………….. 15

Список литературы…………………………………………………..16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                    ВВЕДЕНИЕ 

“Время –  самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь  распоряжаться ничем другим ”

                                                                                                                            П. Друкер 

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь  управлять, уметь ставить цели и  добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет  правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально- экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                 1. ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ 

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу.

Выйти из этого  замкнутого круга можно только начав  планировать свое время , а для  этого нужно выяснить, на что расходуется  время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем: 

1. Постоянная  спешка. В состоянии постоянной  спешки руководитель не успевает  сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный  момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи. 

2. Отсутствие  четкого распределения работ  по степени их важности. При  этом руководитель начинает заниматься  наиболее легкими и приятными,  не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач. 

3. Постоянные  доработки дома. Труд управляющего  относится в определенной мере  к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные  процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье. 

4. Большой поток  рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. 

5. “Воры времени”  – непредвиденные и обусловленные  недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени  – это телефонные звонки, незваные  посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. 

6. Суетливость.  Это результат плохой организованности  дня, а также иногда зависит  от импульсивности и особенностей  человека. 

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени. 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ 

Чтобы правильно  распределить время, необходимо точно  знать, как оно расходуется в  действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать  проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение  записей. Расходуемое время можно  учитывать в таблицах: 

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода  времени

|Вид |Интервал  времени |Продолжительность деятельности |(от… до…)  
 

Таблица 2. Листок “дневных помех”

|помехи |продолжительность  |кто |пометки|интервал | (причины)  

Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

Сильные стороны  использования рабочего времени  нужно выделить и применять в  повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию  по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с  помощью следующих вопросов:

- была ли работа  необходима? (если более 10 % рабочего  времени было потрачено не  на необходимую работу, это говорит  о проблемах с делегированием  и определением приоритетов)

- были ли оправданы  затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

- было ли целесообразно  выполнение работы? (если более  10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)

- был ли сознательно  определен временной интервал  для выполнения работы? 

(если более  10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени). 

Определив критические  моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя. 
 

ПРИМЕР 

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода  времени

|Вид деятельности |Интервал времени |Продолжительность |

|Разбор почты  |1000 - 1020 |20 минут |(срочно/не срочно) |

|Телефонный  звонок |1020 - 1030 |10 минут |( подтверждение  встречи)|

|Подготовка  документов |1030 - 1200 |1 час 30 минут  |

|для встречи  с партнерами|Делегирование |1200 - 1320 |1час 20 минут |

|подчиненным  работ по|новому проекту |

|Обеденный перерыв  |1320 - 1400 |40 минут |

|Дорога |1400 - 1420 |20 минут |

|Переговоры  с партнерами |1420 – 1540 |1 час 20 минут  |

|по созданию  окончательного варианта контракта  |

|Дорога |1540 - 1625 |45 минут|Подготовка доклада |1625 - 1700 |35 минут |

|Доклад руководству  о прошедшей встрече |1700 - 1725 |25 минут |

|Ответ на  письма |1725 - 1800 |35 минут | 
 

Таблица 2. Листок “дневных помех”

|Помехи, интервал |Продолжительность|КТО |Пометки  ( причины)|

|Телефонный |20 минут |б. Коллега |Желание отвлечься от бумаг |

|разговор с  бывшим коллегой во время подготовки  документов |

|Беседа 15 минут|Проблемы  с подчиненным по работе, относящейся  к нов. проекту |

|Пробка на  обратной дороге |45 минут |Внешняя  причина | 
 

Сильные стороны:

. сортировка  почты ( это рациональнее, чем  сразу отвечать на все письма)

. не самые  важные дела ( ответ на письма) – в конце дня, когда на  важные и требующие больших  затрат времени дела не остается  времени

. каждым делом  менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими

. вся работа, проделанная в этот день, была  необходима

. помехи, которые  желательно если не ликвидировать,  то свести к минимуму, отняли  сравнительно мало времени 

Слабые стороны:

. временной интервал  для выполнения нескольких задач определялся спонтанно 

( если бы он  был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание  заняли меньше времени)