Пути повышения информационного и коммуникационного обеспечения управления маркетингом УФПС Амурской области - филиала ФГУП «Почта Росси

Результаты анализа организации  документооборота по маркетинговой  деятельности в Зейском почтамте представлены в таблице 8.

 

Таблица 8 - Анализ организации  документооборота по маркетинговой  деятельности в Зейском почтамте

На основании данных таблицы 8 произведем расчет следующих показателей.

- Коэффициент полноты  документации:

 

 

 

где К_п - коэффициент полноты документации;

      D_ф - фактическое количество документов;

      D_н - общее число необходимых документов.

Получим:

 

К_п = 17 / 22 = 0,77;

 

- Коэффициент компьютеризации  документооборота:

 

 

где К_к - коэффициент компьютеризации документооборота;

      D_к - количество документов, выполняемых на компьютере.

 

К_к = 15 / 17 = 0,88;

 

В целом эффективность  ведения документации по маркетинговой  деятельности на предприятии можно  оценить как высокую. Автоматизировано выполнение больше половины (88 %) документов, не смотря на то, что специальное программное обеспечение управления маркетинговой деятельностью не предусмотрено. При этом в деятельности Зейского почтамта используется не полный перечень необходимой документации по маркетинговой деятельности.

Коммуникационное обеспечение  в УФПС Амурской области - филиале  ФГУП «Почта России» осуществляется за счет внутренних и внешних контактов  с использованием различных средств  коммуникации. Внутренние контакты осуществляются за счет поступления информации от руководства в отдел рекламы и наоборот. Успешной работе отдела рекламы, как и в целом, всему предприятию мешают неформальные контакты, которые выражаются в горизонтальных и вертикальных конфликтах. Но следует учесть, что многие неформальные контакты формируют благоприятный климат в коллективе. Руководством Зейского почтамта периодически проводятся мероприятия корпоративной культуры.

Также предприятие имеет  прочные коммуникационные связи  с представителями внешней среды - это партнеры предприятия, постоянные клиенты, представители СМИ, инвесторы. Внешние контакты Зейский почтамт реализует посредством годовых отчетов, обзоров новостей, публичных выступлений, а также рекламы.

Большим недостатком в  коммуникационном процессе Зейского почтамта является низкая коммуникативная компетентность сотрудников. Однако в ФГУП «Почта России» в 2009 году в целях повышения профессиональной компетенции работников, развития управленческих навыков и формирования кадрового резерва «Почты России» прошли обучение 13 6613 работников (33% от общего числа работников предприятия). Свою квалификацию повысили 904 начальника почтамта (98,8% от общего количества начальников почтамтов) в рамках программы обучения. Регулярно проводятся курсы обучения эксплуатации, технике продаж и подбору персонала для профильных работников предприятия.

Виды информационных коммуникаций, используемые Зейским почтамтом:

1) традиционная почта.  Эта коммуникация дает почте  большое преимущество, так как  организация сама занимается  оказанием почтовых услуг, и  затраты на коммуникацию минимальные.

Кроме того, Зейский почтамт  в последние годы стало оказывать  такую услугу как доставка рекламно-информационных материалов до адресата, по требованиям заказчика. При использовании потенциала существующей региональной сети, регулярных почтовых маршрутов и штата почтальонов реализация проекта обеспечивает дополнительный доход без существенных затрат на развитие инфраструктуры и обеспечивает минимальную себестоимость услуги, позволяет сделать её доступной и интересной для потенциальных клиентов.

Особенно важно, следует  отметить, что направление по доставке рекламных материалов имеет достаточно высокий спрос, однако его развитие в Зейском почтамте будет возможно только при выведении этой услуги за рамки универсальных услуг связи.

2) Телефон. Ежедневно на  предприятии осуществляется множество  деловых звонков с партнерами, назначаются встречи, ведутся  переговоры;

3) Факсимильный аппарат.  Многие документы отправляются  по факсу, что значительно повышает  оперативность отправки;

4) Электронная почта. Зейский  почтамт также успешно использует  в своей деятельности электронную  почту, которая позволяет получить  ответ на сообщение немедленно.

Также на предприятии существует обмен информацией между компьютерами, что значительно облегчает работу сотрудников. «Сетевая карта» позволяет объединять компьютеры в сеть.

Кроме этого, хочется отметить инфокоммуникационные услуги Зейского почтамта. Почта России продолжает вносить свой  вклад в решение общегосударственной задачи  по  преодолению информационного неравенства внутри  страны,  реализуя проект  «КиберПочт@»,  который направлен на  обеспечение доступности всего спектра информационных  услуг широким слоям населения,  в частности,  на  предоставление доступа к сети Интернет на всей территории страны.

В  2011  году  проект  «КиберПочт@» развивался    в основном  в направлении выполнения  условий договоров на  оказание универсальных услуг связи в части организации  необходимого  количества Пунктов коллективного доступа (ПКД) с двумя рабочими местами. По итогам 2011  года всего в рамках проекта «КиберПочт@» созданы 23,9 тыс. ПКД. Общее количество рабочих мест ПКД составило 234 человека.

В рамках развития проекта  «КиберПочт@» в период до 2014 года Почта России предполагает осуществить ряд мероприятий. В их числе:

- внедрение автоматизированной системы управления и расчетов за услуги, которая позволит избежать ошибок в тарификации услуг ПКД и выявлять неучтенные доходы, облегчит работу оператора и повысит привлекательность услуг ПКД для клиентов. По предварительным прогнозам, будет предотвращена потеря доходов от сети ПКД в размере около 1,5 млн руб. в месяц, а количество пользователей ПКД увеличится на 15%;

- завершение формирования инфраструктуры для оказания универсальных услуг связи, установка и ввод в эксплуатацию всех ПКД;

- увеличение загрузки  ПКД за счет обновления оборудования, повышения квалификации операторов  услуги ПКД, расширение функциональных возможностей городских ПКД путем установки многофункциональных устройств, регулярного проведения рекламных кампаний;

- реализация новых проектов на ПКД и внедрение новых услуг, в т.ч. «Реклама на ПКД» (установка стартовой страницы при выходе в Интернет на сайт партнера, размещение баннеров, гиперссылок на рабочих столах ПКД, флешроликов и т.п.); «Размещение электронного каталога» (книги, филателия, крупная бытовая техника, электроника, текстиль и т.п.).

В первом полугодии 2010 года началось оказание услуги срочного денежного перевода «Форсаж», которая позволяет клиентам осуществлять перевод денежных средств в течение нескольких минут. Для корпоративных клиентов – юридических лиц предоставляется новая услуга «Гибридная почта», предназначенная для массовых адресных рассылок почтовой корреспонденции. Старт услуги по продаже мобильных телефонов эконом-класса, контрактов на подключение и карт оплаты за сотовую связь через сеть почтовых отделений открывает новые возможности для клиентов «Почты России» и обеспечит предприятию дополнительный источник доходов.

Рассмотрим источники  первичных данных о рынке и  внешней макросреде, имеющиеся у Зейского почтамта:

1) Источники общей маркетинговой информации Зейского почтамта, представленные каналами коммуникации постоянного неизбирательного воздействия:

- технические каналы СМИ  (телевидение);

- рекламная деятельность  массового характера. Зейский  почтамт использует в своей  деятельности следующие виды  рекламы массового характера:  телевизионная реклама, реклама  в печатных изданиях, наружная  реклама.

2) Источники узко профильной маркетинговой информации Зейского почтамта, представленные коммуникационными каналами избирательного воздействия: