Информационное обеспечения управлением предприятием

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………….3 

ГЛАВА 1

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ ………………………………………………..5

1.1. Анализ  сущности и особенности информационного  обеспечения управления предприятием  …………………………………………………..……...5

1.2. Децентрализованная  и централизованная системы управления  информацией ………………………………………………………………………...9

1.3. Организация  работы отдела информационного  обеспечения компании ….11 

ГЛАВА 2

ХАРАКТЕРИСТИКА  ОСОБЕННОСТЕЙ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  ТУРИСТИЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ  «ЭНЕРГО - ТУР» …………………………………………………………………..16

2.1.Роль  информационных технологий в  управлении турфирмой……………...16

2.2. Особенности  информационных потребностей работников  турфирмы ……19

2.3. Организация  информационного обеспечения турфирмы  «Энерго-Тур»…..21 

ГЛАВА 3

МЕТОДЫ  И СПОСОБЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТУРИСТИЧЕСКОЙ  ФИРМЫ ……………………………...…24

3.1. Тенденции  развития информационных технологий  ………………………..24

3.2. Проблемы  информационного обеспечения турфирмы и пути их решения .28

3.3.Методы  повышения эффективности информационного  обеспечения турфирмы …………………………………………………………………………..29 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  ……………………………………………………………………32

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ……………………………..34

ВВЕДЕНИЕ 

    Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции. Поэтому проблема совершенствования информационного обеспечения управления предприятием, рассмотренная мной в данной работе, является актуальной.

    Информационное  обеспечение управления – это  связь информации с системами  управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может  рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию  и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические  моменты, присущие информационному  обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время  его общие свойства, что позволяет  направить исследования вглубь.

    В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и  переработке информации, необходимой  для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

    Теоретико-методологической основой работы являются труды Афонина П. Н., Родигина Н. А., Титоренко Г. А., Карминсого А. М. и др., а также материалы периодических изданий Росии и Украины.

    Целью курсовой работы является изучение проблемы совершенствования информационного обеспечения управления организацией. В соответствии с поставленной целью в работе предстоит решить следующие задачи:

    1. Изучить теоретические основы  информационного обспечения управления  предприятием;

    2. Рассмотреть особенности информационного  обеспечения туристического предприятия  на примере турфирмы «Энерго  - Тур»;

    3. Проанализировать методы и способы  совершенствования информационного  обеспечения туристичекой  фирмы.

    Объектом  исследования является информационное обеспечение.

    Предметом исследования является информационное обеспечение турфирмы «Энерго - Тур».

    При написании курсовой работы были использованы следующие методы научных исследований: литературно-описательный, системный, сравнительный.

    Курсовая  работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы (16 наименований) и 2 рисунков.  Общий объем работы 36 страниц.  
 
 
 

 

    

    ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 

    1.1. Сущность и особенности  информационного  обеспечения управления  предприятием 

    Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов  и способов накопления, обработки  и передачи информации с помощью  различных технических средств.

    Различные информационно-технические новшества  следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к  совершенствованию системы информационного  обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

    Информационное  обеспечение – это совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой  для обеспечения управленческой деятельности и технологических  процессов [5, с.37]. Оно предусматривает  предварительную аналитическую  обработку документов, их совокупностей, с последующей выдачей не столько  самих документов, сколько содержащейся в них информации.

    Информационное  обслуживание является необходимой  составной частью информационного  обеспечения, конечным результатом  которого является выдача документов или адресов.

    Основным  термином в системе информационного  обеспечения является понятие информации. Существует множество подходов к  определению понятия информации. Однако наиболее подходящим определением является следующее: информация (от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение) – это изменение объема и структуры знания о некоторой предметной области (предметы, факты, события, явления, процессы) воспринимающей системы (человек, организационная структура) независимо от формы и способа предоставления знаний [3, с.14].

      
 
 
 
 

      Рис.1.1. Процесс передачи и получения информации

    Составлено  автором по [3,с. 15] 

    В процессе управления постоянно происходит обмен информацией (см. рис. 1.1). Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). Для успешного достижения стратегических целей и тактических задач фирма должна отслеживать все возможные источники попадания информации во внутреннюю среду и обеспечивать её максимальное использование. Это может произойти только в том случае, если все заинтересованные стороны внутри организации получат своевременный доступ к релевантным информационным источникам. В благоприятном случае анализ и использование информации становятся интерактивным процессом, в котором участвуют как представители руководства, так и сотрудники всех уровней управления [3, с. 18].

    Информацию, используемую компанией в процессе принятия решений, можно представить  в виде потока из четырёх основных элементов (см. рис. 1.2). 

          Рис.1.2. Влияние информации на этапы разработки конкурентной стратегии

    Составлено  автором по [3, с.21] 

    Информация  из внешних источников поступает  в организацию при анализе  внешней среды и целевого рынка. Она позволяет оценить влияние, оказываемое на фирму коммерческими (конкуренты), политическими, социальными, экономическими и регулирующими (государство) силами. При этом, однажды попав  во внутреннюю среду фирмы, информация может либо беспрепятственно в ней  циркулировать, либо иметь ограниченное хождение, либо вообще стать секретной. Наконец, она может остаться без  внимания как «нерелевантная». Параллельно  с этим внутри фирмы циркулируют  потоки информации, оказывающей влияние  на формирование конкурентных преимуществ. Они возникают из анализа издержек и функциональной прибыли, а также  из анализа технологических возможностей организации. Информация, касающаяся процесса формирования конкурентных преимуществ, позволяет получить объективную картину относительного конкурентного положения организации на рынке.

    Основными требованиями к организации информационного  обеспечения являются следующие:

    1. системность – удовлетворение  информационных потребностей, возникших  у специалистов в процессе  их деятельности, независимо от  сферы ее приложения; систематическое  обеспечение информацией всех  этапов научно-исследовательских  и иных работ; комплексность  видов информационного обеспечения  с учетом характера деятельности  потребителя;

    2. полнота – оптимальное количество  документов информации, необходимые  потребителям для эффективного  выполнения стоящих перед ним  задач;

    3. дифферецированность – обеспечение  каждого потребителя информацией,  способствующее решения поставленных  перед ним задач с учетом  комплекса объективных условий  (ресурсы рабочего времени, материально  – техническая база, важность  выполненных работ) и его индивидуальных  особенностей;

    4. своевременность – совпадение  сроков предоставления информации  с выполнением потребителем работы, для которой эта информация  предназначается [6, с. 47].

    На  эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

    - качество, достоверность и оперативность получения информации;

    - знания, опыт, личные качества руководителя;

    - квалификационный состав подчинённых;

    - ситуация на рынке [12, с.28].

    Таким образом, сбор, хранение, поиск, переработка, преобразование, распространение и  использование информации в различных  сферах деятельности приобретают решающее значение для успеха в конкурентной борьбе.

    1.2. Децентрализованная  и централизованная  системы управления  информацией 

    В небольших компаниях с невысокой  интенсивностью документооборота (не более 20 документов в день) функции  информационного обеспечения, как  правило, децентрализованы. Это означает, что подразделения в основном занимаются самообеспечением. Централизованная составляющая этой функции сводится к распределительной деятельности секретаря при передаче входящей и отправке исходящей почты, а  также соединении сотрудников с  внешними и внутренними абонентами.

    Традиция  информационного самообеспечения  не обременена сложными технологиями, не отвлекает дополнительные штатные  ресурсы. Ее достоинством является прямой оперативный доступ пользователей  к источникам информации, которая  принадлежит им по целевым и функциональным признакам. При таком положении  дел каждый солидный отдел создает  собственный архив, отвечающий требованиям  данной конкретной службы. Однако при  большом потоке документов и штатной  численности офиса, превышающей 30 человек, недостатки децентрализованной системы  управления информацией становятся заметнее, чем ее достоинства [8, с. 155].