Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием

                                                  ВВЕДЕНИЕ

 

 Для  принятия  эффективных   управленческих   решений   в   условиях динамичного    развития    рыночной    экономики    предприятию    требуется целесообразная система информационного  обеспечения,  объективно  отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Эта  тема  является  наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее  информационное  обеспечение это не только  залог  успеха  и  конкурентоспособности  фирмы,  но  и  порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационное обеспечение  управления  –  это  связь  информации  с системами управления предприятием и управленческим процессом  в  целом.  Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все  функции  управления, но  и по отдельным функциональным управленческим   работам,   например прогнозированию и  планированию,  учету  и  анализу.  Это  дает  возможность оттенить специфические моменты, присущие   информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие  свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В  современных  условиях  важной   областью   стало   информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке  информации,  необходимой для принятия обоснованных  управленческих  решений.  Передача  информации  о положении и деятельности фирмы  на  высший  уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми  взаимосвязанными  подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель данной контрольной работы становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это  основа эффективного  управления  предприятием. Использование  для  этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший  (если  не   единственно возможный) путь.

Научно-технический прогресс  и  динамика  внешней  среды  заставляют   современные предприятия  превращаться  во  все  более  сложные  системы,   для   которых необходимы  новые  методы  для  обеспечения  управляемости.  Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного  предприятия  возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы,  объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом  и  процесс  управления производством. Такие системы стали рассматриваться как  средство  достижения основных целей бизнеса - улучшения качества  выпускаемых  товаров  и  услуг, увеличения объема  производства,  занятия  устойчивых  позиций  на  рынке  и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной  системе,  не  зависят  от  формы   собственности   и   сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны  соответствовать бизнес-процессам, функции  автоматизированных  рабочих  мест  -  должностным обязанностям сотрудников.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим.   Невозможно опираться только  на  интуицию,  на  свой  жизненный  и  практический  опыт, необходимо получать и осваивать  все  расширяющуюся  информацию,  помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает  сегодня  как  один  из первостепенных  ресурсов,  значение  которого  не   меньше,   чем   значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной  степени  зависит   именно   от   состояния   и   использования информации.

 

 

 

1. Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием

                         

1. Сущность, значение и особенности

информационного обеспечения

 

Важнейший фактор повышения эффективности  производства  в   любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи  информации  с  помощью  различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует  воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата  управления.  Так,  например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров,  локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило  в  свою  очередь  к совершенствованию  системы    информационного обеспечения  управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий,   результатами научных исследований. Научно-техническая революция   выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного   процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие  работы современной техники, как  средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны  следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия  расходов за счёт снижения

- фонда заработной платы

- коммунальных услуг

- стоимости программного  обеспечения

- расходов на почту

- расходов на оформление  договоров

- расходов на перераспределение  сырья

2) Устранение возможных  расходов в будущем

- избежание будущего роста  численности персонала

- уменьшение требований  к обработке данных

- снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные  выгоды

- улучшение качества информации

- повышение производительности

- улучшение и ускорение  обслуживания

- новые производственные  мощности

- более уверенные решения

- улучшение контроля

- уменьшение просроченных  платежей

- полное использование  программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время.  Сам  термин  информация  происходит  от  латинского  слова information – разъяснение, осведомление, изложение1.

Процесс передачи информации даже в одном  направлении  проходит  через множество посредников, а  это  значит,  что  во  время  передачи  информации происходит  её  задержка   и  искажение.  Кроме   того,   информация   может преобразовываться  в  зависимости  от  того  к  кому  она  адресована.  Так, например, при  передачи  информации  вверх  от  подчинённых  к  руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к  подчинённым наоборот – она  конкретизируется.  Главное  в  этом  процессе  максимальная скорость передачи  информации  при  минимальных  допустимых  искажениях.  От этого в первую  очередь  зависит  правильность  принимаемых  решений  и  как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен  информацией.  Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от  руководителя к подчинённым или от  подчинённых  к  руководителю),  так  и  горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).  В  качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер  прибыли  фирмы в прошлом квартале или указание руководителя.

На  эффективность  принимаемых  решений   по управлению влияет множество показателей:

- Качество, достоверность  и оперативность получения информации

- Знания, опыт, личные качества  руководителя

- Квалификационный состав  подчинённых

- Ситуация на рынке

Менеджмент в полной  мере  использует объективную  и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и  технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в  частности,  требованиями  рынка адекватно реагировать на возникающие в  динамично развивающейся  обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь  осмысливать  ее,  делать  необходимые  выводы   и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна,  поскольку  она  является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений,  сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных  знаний  менеджера  о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации  составляют  только  те  данные,  которые  уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений,  необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность  комплексной  оценки  причин   ее возникновения  и  развития,  позволяющая   определить ряд альтернативных решений,  из  которых  реально  (исходя  из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение,   осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности2.

Состав, содержание и качество  информации,  которая  привлекается  к руководителю,  имеют   определяющую   роль   в   обеспечении   действенности управления.  Анализ  информации  не  ограничивается  только   экономическими данными, а широко использует техническую,   технологическую   и   другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются  на  предприятии  (перспективные,  текущие,   оперативные, хозрасчетные задания, технологические   карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это  все  данные,  которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного  учета,  а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому  учету  и   отчетности,   где   наиболее   полно   отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты.  Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных)  и отчетности,  обеспечивает  принятие   необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится  количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются  для  углубленного изучения    и    осмысления    взаимосвязей,     выявления     экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность  способствуют  более  оперативному  по сравнению  со  статистикой  или  бухгалтерским  учетом  обеспечению  анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке  продукции,  о состоянии  производственных запасов) и тем самым создаю условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С  расширением  компьютерной  техники  появились  и  новые  машинные источники  информации.  К  ним  относятся  данные,  которые   содержатся   в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а  также  выдаются  в  виде разнообразных машинограмм.  К  внеучетным  источникам  информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее.  В  их  число  входят  следующие документы:

1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы          президента, постановления правительства и местных органов власти,          приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок,          приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2) Хозяйственно-правовые  документы:  договора,  соглашения,  решения арбитража и судебных  органов, рекламации.

3) Решения общих собраний  коллектива,  совета  трудового  коллектива  предприятия в целом  или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения  передового опыта, полученные из  разных  источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая  документация.

6) Материалы специальных  обследований состояния производства на  отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает  внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные   статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые  данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система  внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.3

По отношению к предмету исследования информация делится на  основную и вспомогательную, необходимую для  более  полной  характеристики  изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая  информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры,  план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую  свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана,  нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий  (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).